Elektronisch beheer van bestuursvergaderingen

Ga volledig digitaal voor uw bestuursvergaderingen en bestuurscommissies in alle veiligheid.

Meer dan 3.500 bedrijven vertrouwen op ons.

Verbeter de efficiëntie en veiligheid door de organisatie van uw vergaderingen te digitaliseren

Met de SaaS-oplossing Oodrive Meet kunnen directiesecretarissen en executive assistants bestuursvergaderingen en andere commissies efficiënt organiseren: face-to-face of per video, maar vooral papierloos! En dat allemaal op één enkel, ultraveilig platform.

Organiseer uw vergaderingen face-to-face of op afstand: planning, opstellen van de agenda, versturen van uitnodigingen, herinneringen, updatemeldingen, enz.
Plan van tevoren, reserveer agenda’s en maak een herhaling aan in de agenda’s van beheerders met behulp van de functie “Bewaar de datum”.
Voeg direct aan de vergadering een link toe naar beveiligde, geïntegreerde oplossingen voor videoconferenties: het onmisbare Microsoft Teams of het soevereine Tixeo.
Beveiligde uitwisselingen: verspreiding van de aanwezigheidslijst met een elektronische handtekening met bewijskracht en publicatie van anonieme stemmingen of stemmingen bij handopsteken.

Deel al uw documenten in één ruimte

Binnen één “board portal” kan elke deelnemer gemakkelijk de informatie vinden die hij nodig heeft: werkschema’s, agenda’s en alle documenten die nodig zijn voor de vergadering.

Productiviteit: verkort de voorbereidingstijd voor uw vergaderingen aanzienlijk.
Eenvoud en efficiëntie: vergemakkelijk de samenwerking en uitwisseling tussen bestuursleden met een intuïtieve cloudoplossing, aangepast aan uw bedrijfskleuren.
Mobiliteit: toegang tot de agenda en gevoelige documenten op elk gewenst moment, vanaf uw computer, laptop of tablet.
Gemoedsrust: Vermijd de stress van last-minute wijzigingen en attendeer deelnemers met één klik op updates.
Besparingen: Elimineer printkosten en verlaag uw ecologische voetafdruk

Houd uw besprekingen vertrouwelijk

Oodrive Meet zorgt voor de veiligheid van uw bestuurs- en strategische vergaderingen, van voorbereiding tot afsluiting. De vertrouwelijkheid van bestuursvergaderingen wordt van begin tot eind gegarandeerd via uw gepersonaliseerde bestuursportaal.

Bescherm uw bestuursdossiers met de veiligste oplossing op de markt: soevereine hosting, platform en oplossing gecertificeerd SecNumCloud door ANSSI en elke 6 maanden gecontroleerd.
Bied uitzonderlijke beveiliging met versleutelde sessies en content en sterke twee-factor of biometrische authenticatie.
Voldoe aan de bestuurscode met duidelijke en snelle toegang tot documenten voor bestuursvergaderingen.
Configureer de beveiligingsopties van uw bestuursportaal onafhankelijk: granulair beheer van toegangsrechten per gebruiker & document, traceerbaarheid van acties, waarschuwingen bij afwijkingen, wachtwoordbeleid, enz.
Gebruik de veiligste videoconferentieoplossing op de markt dankzij native integratie van Tixeo, de enige veilige videoconferentietechnologie die is gecertificeerd door ANSSI.
Kies de hostingmodus die het best past bij uw behoeften: public cloud, private cloud, SecNumCloud-gekwalificeerde private cloud.

Onze klanten zeggen het het beste

« Vertrouwelijke gegevens mogen alleen toegankelijk zijn voor mensen die deze gegevens nodig hebben. Oodrive Meet maakt dit mogelijk. »

Wilfried Laumond

Head of Cyber Security Risk & Services, Sanofi

« We gebruiken Oodrive Meet voor al onze bestuursvergaderingen, zodat alle leden – ook de onafhankelijke – dezelfde snelle, veilige toegang hebben tot de vertrouwelijke documenten die ze moeten lezen. »

Jelle Jacquet

Deputy Chief People Officer

Beheer uw volledige vergadercyclus

Voor de vergadering:

Documenten en bestanden verzamelen, bewerken en publiceren.
De agenda opstellen en de vergadering publiceren.
Uitnodigingen versturen en beheren.
Stemmen organiseren.

Tijdens de vergadering:

Een videoconferentielink genereren.
Presentielijst publiceren voor elektronische ondertekening met Oodrive Sign.
Documenten raadplegen en annoteren.
Anoniem stemmen of bij handopsteking.
Notities maken van de vergadering.

Na de vergadering:

Deel de notulen.
Toegang tot vergaderingsdocumenten en bestanden.
Gebruik analyseren.

FAQ - Wat is een virtuele bestuurskamer?

Leer alles over veilig vergaderen, vertrouwde omgevingen en meer via onze FAQ.

Een virtuele bestuurskamer is een digitale oplossing waar bestuursvergaderingen worden voorbereid en gehouden. Ze werkt als een ’bubbel’ die losstaat van het computernetwerk van het bedrijf, waardoor de gegevens veilig bewaard blijven en alle gesprekken vertrouwelijk gebeuren.

De informatie die voor en tijdens bestuursvergaderingen wordt gebruikt, is kritiek: meestal gaat het bijvoorbeeld over financiële of strategische gegevens, bedrijfsgeheimen of gesprekken tussen leden van de bestuursraad. Als die gegevens worden gestolen, gewijzigd of verloren gaan, komt de toekomst van de organisatie in gevaar.

The information used before, during and after governance meetings is critical, and includes financial or strategic data, trade secrets, or sensitive discussions within the governance committee. If this data is stolen, lost or altered, the future of the organisation is put at risk.

Neem contact op met een deskundige

Ons team helpt u graag bij het vinden van de perfecte combinatie van producten en oplossingen.