OXITIA
Bij OXITIA werkt de elektronische handtekening als een versnellende factor van de activiteit
OXITIA, dat is gevestigd in de buurt van Toulouse, beheert digitalisatie- en cyberveiligheidprojecten voor zijn klanten (bedrijven en overheden). Het bedrijf stelt innoverende oplossingen voor en maakt hiervoor gebruik van twee economische modellen: kant-en-klare abonnementen en begeleiding op maat. Het interne team van deskundigen, dat uit vier medebesluitvormers bestaat, wordt versterkt door een pool van onafhankelijke partners die elk zijn erkend in hun respectieve vakgebied.
Voor de klanten van OXITIA zijn reactievermogen en veiligheid de pijlers voor succes in zakenrelaties. De uitwisselingen met potentiële klanten en klanten moeten hierop aansluiten: onmiddellijk, wendbaar en veilig. In de context van de gezondheidscrisis, die gekenmerkt wordt door zeldzaam wordende fysieke contacten tussen personen, is een eenvoudig gebaar als het ondertekenen van een document (formulier,, overeenkomst, contact enz.) een echte uitdaging. Er moet worden geprint, stukken worden verzonden per post, gewacht op een antwoord dat maar niet komt… de termijnen voor het verzamelen van handtekeningen worden steeds langer, documenten gaan verloren, en de follow-up van de aanvragen is bijna onmogelijk te beheren. Om maar te zwijgen over voorraadbeheer, wat op zijn minst complex – en duur is.
Het is in deze context dat OXITIA besloot om een elektronische ondertekeningstool te gebruiken en deze te implementeren bij zijn klanten. Met welk doel? Bedrijfsprocessen optimaliseren, tijd winnen, kosten verminderen en de veiligheid verhogen, een en ander gaat gepaard met het versterken van het MVO-beleid van zijn bedrijven. En dat is precies wat Oodrive Sign voorstelt aan zijn gebruikers.
“De Oodrive Sign oplossing helpt onze klanten bij het aangaan van de uitdaging van de gedematerialiseerde handtekeningen. Behalve dat de procedures sneller verlopen, kan met het gebruik van deze tool het aantal documenten worden verminderd en de archivering worden geoptimaliseerd. Er zijn dus alleen maar voordelen!”
Benjamin Larroque ,
oprichtende CEO van OXITIA
Geoptimaliseerde bedrijfsprocessen
Aanvankelijk wilde OXITIA voorzien in de behoeften van een van zijn klanten, een vermogensbeheerder. De ondertekeningprocessen waren zeer zwaar: de documenten bestonden uit maximaal 30 pagina’s die elk moesten worden geparafeerd vóór de uiteindelijke ondertekening. Het aantal stukken per dossier was hoog. De termijnen voor het per post verzenden en retourneren waren lang, niet te beheersen en leidden tot verliezen. Het voorraadbeheer was op zich al een uitdaging: de klant reserveerde een hele ruimte voor het archiveren van dossiers. Een complexiteit die de gezondheidscrisis alleen maar versterkte.
Voor Benjamin Larroque gaf dat de doorslag. “Vanuit ons standpunt was het duidelijk: tijd om om te schakelen naar de elektronische handtekening. Wij kenden deze oplossing al, zonder dat onze klanten ooit de noodzaak zagen om deze te implementeren. Maar in deze situatie was iedereen akkoord voor een test in real life.“
Intern was er geen enkel bezwaar, integendeel: het team zette zich volledig in voor deze verandering. Er werd snel een benchmark opgezet met tools voor online ondertekening op grond van een naar behoren opgesteld eisenpakket. De oplossing moest eenvoudig uit te voeren en gebruiken zijn, een minimum aan instellingen vereisen, schaalbaar zijn op de toekomstige behoeften van de bedrijven en – vanzelfsprekend – een en ander moest plaatsvinden binnen een beveiligd kader.
“De keuze viel natuurlijk op de oplossing van Oodrive, omdat deze voldeed aan al onze criteria“, benadrukt Benjamin Larroque. “Wij lieten de functies zien aan onze klant en benadrukten de voordelen ervan, voornamelijk met betrekking tot gebruiksvriendelijkheid en veiligheid. De klant ging onmiddellijk akkoord.“
Voor een digitale dienstverlener als OXITIA had de Oodrive Sign oplossing een groot voordeel: het maakte gebruik van een rijk en volledig ecosysteem. Het staat garant voor zowel conformiteit als gegevensveiligheid, optimale bedrijfsprocessen, mobiliteit en samenwerking. Tegelijkertijd kenmerkt de tool zich door een snelle integratie en een intuïtief gebruik, gebaseerd op het principe van “slepen en neerzetten” en volgt de verschillende aanvragen op de voet.
Snelle inbedrijfstelling
De eerste contacten met Oodrive leidden al snel tot een demonstratie en vervolgens tot een offerte aan hun klant OXITIA. En verliepen minder dan twee maanden tussen de demonstratie van de oplossing en het opzetten van het productieproces: een extreem snelle uitvoering die inspeelde op de behoeften van de klant, onder het wakend oog van het Customer Success team van Oodrive. In de tussentijd werden er workshops georganiseerd voor een goede kennis van de functies met name de “Smartfields”, die het meesterwerk van de tool zijn.
De positieve ervaring wierp al zeer snel resultaten af. In de eerste drie maanden van het gebruik werd bijna 50% van de nieuwe overeenkomsten op afstand ondertekend. De meeste medewerkers beheersen de tool en gebruiken deze dagelijks, met een tevredenheidspercentage van 100% voor de klanten. Tegelijkertijd werd er een retroactieve documentatiecampagne gestart om het bestaande documentenvolume te dematerialiseren: tot op heden is 20% van de overeenkomsten al gedigitaliseerd.
Overtuigende resultaten
Dit zijn niet alle voordelen van deze tool. Oodrive Sign maakte het niet alleen mogelijk om de processen te dematerialiseren maar verbeterde ze zelfs. “Onze klant is erin geslaagd om de tijd die wordt besteed aan het bewerken van documenten aanzienlijk te verminderen: het zijn er minder, ze zijn minder dik, en worden digitaal opgeslagen in de oplossing“, aldus Benjamin Larroque. “Door gebruik te maken van automatisch ingevulde modellen heeft men slechts twee minuten nodig om een te ondertekenen document te verzenden. Wat de lopende aanvragen betreft worden deze stapsgewijs gevolgd op een zeer intuïtief overzichtsscherm.“
Uiteindelijk heeft de invoer van elektronische handtekeningen bij de klant OXITIA bijgedragen tot het verhogen van het aantal ondertekende documenten, het bieden van een globaal overzicht van de uitwisselingen en hun voortgang aan de medewerkers, het vereenvoudigen van de procedures… en het verkleinen van de koolstofvoetafdruk van het bedrijf in het kader van zijn MVO-beleid.
Voor Benjamin Larroque is de ervaring daarom meer dan geslaagd. “Oodrive Sign heeft onze verwachtingen overtroffen. Door de eenvoudige inbedrijfstelling, het snel aanleren door eindgebruikers, het simpel instellen en het goed uitgedachte bedrijfsmodel is dit een onmisbare oplossing geworden. Wij hebben voortaan als doel om vaardigheden met deze tool uit te breiden om ze aan andere klanten voor te stellen om het gebruik ervan te industrialiseren en zoveel mogelijk personen ervan te laten profiteren!“
“De keuze viel natuurlijk op de oplossing van Oodrive, omdat deze voldeed aan al onze criteria”
Benjamin Larroque ,
oprichtende CEO van OXITIA
Snelle inbedrijfstelling
De eerste contacten met Oodrive leidden al snel tot een demonstratie en vervolgens tot een offerte aan hun klant OXITIA. En verliepen minder dan twee maanden tussen de demonstratie van de oplossing en het opzetten van het productieproces: een extreem snelle uitvoering die inspeelde op de behoeften van de klant, onder het wakend oog van het Customer Success team van Oodrive. In de tussentijd werden er workshops georganiseerd voor een goede kennis van de functies met name de “Smartfields”, die het meesterwerk van de tool zijn.
De positieve ervaring wierp al zeer snel resultaten af. In de eerste drie maanden van het gebruik werd bijna 50% van de nieuwe overeenkomsten op afstand ondertekend. De meeste medewerkers beheersen de tool en gebruiken deze dagelijks, met een tevredenheidspercentage van 100% voor de klanten. Tegelijkertijd werd er een retroactieve documentatiecampagne gestart om het bestaande documentenvolume te dematerialiseren: tot op heden is 20% van de overeenkomsten al gedigitaliseerd.
Overtuigende resultaten
Dit zijn niet alle voordelen van deze tool. Oodrive Sign maakte het niet alleen mogelijk om de processen te dematerialiseren maar verbeterde ze zelfs. “Onze klant is erin geslaagd om de tijd die wordt besteed aan het bewerken van documenten aanzienlijk te verminderen: het zijn er minder, ze zijn minder dik, en worden digitaal opgeslagen in de oplossing“, aldus Benjamin Larroque. “Door gebruik te maken van automatisch ingevulde modellen heeft men slechts twee minuten nodig om een te ondertekenen document te verzenden. Wat de lopende aanvragen betreft worden deze stapsgewijs gevolgd op een zeer intuïtief overzichtsscherm.“
Uiteindelijk heeft de invoer van elektronische handtekeningen bij de klant OXITIA bijgedragen tot het verhogen van het aantal ondertekende documenten, het bieden van een globaal overzicht van de uitwisselingen en hun voortgang aan de medewerkers, het vereenvoudigen van de procedures… en het verkleinen van de koolstofvoetafdruk van het bedrijf in het kader van zijn MVO-beleid.
Voor Benjamin Larroque is de ervaring daarom meer dan geslaagd. “Oodrive Sign heeft onze verwachtingen overtroffen. Door de eenvoudige inbedrijfstelling, het snel aanleren door eindgebruikers, het simpel instellen en het goed uitgedachte bedrijfsmodel is dit een onmisbare oplossing geworden. Wij hebben voortaan als doel om vaardigheden met deze tool uit te breiden om ze aan andere klanten voor te stellen om het gebruik ervan te industrialiseren en zoveel mogelijk personen ervan te laten profiteren!“
De voordelen van Oodrive Sign
Eenvoudige inbedrijfstelling
Snelle inbedrijfstelling en start van de productie van de oplossing dankzij beperkte instellingen in de basisuitvoering.
Intuïtieve oplossing
Eenvoudig aan te leren door eindgebruikers voor een volledige integratie van het dagelijks gebruik van de oplossing.
Efficiënte bewaking
De voortgang van de aanvragen wordt gevolgd op een overzichtsscherm, zodat men op elk moment weet welke documenten er moeten worden ondertekend en welke al ondertekend zijn.
Nu downloaden
Vul het onderstaande formulier in en download jouw gratis exemplaar.
Dank u!
Teamwork
begint met vertrouwen
Ontdek hoe jouw onderneming gevoelige gegevens kan beveiligen zonder trager te werken. 
Oplossingen per sector
Oplossingen per afdeling
Middelen
© Oodrive 2024 - All rights reserved