Orange
Orange België bespaart tijd én stress met papierloze bestuursvergaderingen
Orange België brengt meer dan 3 miljoen mensen in verbinding met de wereld. Met hun innovatieve telecomdiensten, van mobiele en vaste telefonie tot tv en supersnel internet, helpen ze hun klanten te communiceren. Orange België is een marktleider in België en Luxemburg en een dochteronderneming van Orange Group, de internationale telecomgigant met meer dan 250 miljoen klanten over de hele wereld.
Voor Jelle Jacquet, Deputy Chief People Officer bij Orange België, is de missie ‘mensen helpen communiceren’ even belangrijk voor de teams in het bedrijf als voor hun klanten. “Toen ik pas in mijn functie was gestapt, voerden we een mini-audit uit om uit te pluizen op welke manieren we onze efficiëntie konden verhogen”, aldus Jacquet. “De ondersteuning bij bestuursvergaderingen digitaliseren, was alvast een no-brainer. Door de coronacrisis namen de bestuursleden vaak op afstand deel, dus was het niet altijd makkelijk om iedereen een fysieke documentenbundel te bezorgen. Daarom gingen we op zoek naar we een milieuvriendelijke manier om het proces voor hen te stroomlijnen, zonder versiebeheer, vertrouwelijkheidsrisico’s of vertragingen.”
Met Oodrive Meet verzenden Jacquet en haar teamleden in een oogwenk uiterst vertrouwelijk vergaderingsmateriaal en notulen naar de bestuursleden. Zo sparen de deelnemers en personeelsleden heel wat tijd én stress uit, en bovendien wordt er veel minder afval gegenereerd.
“We gebruiken Oodrive Meet voor al onze bestuursvergaderingen, zodat alle leden – ook de onafhankelijke – dezelfde snelle, veilige toegang hebben tot de vertrouwelijke documenten die ze moeten lezen.”
Jelle Jacquet ,
Chief People Officer, Orange België
Een eenvoudige, stressvrije oplossing
Documenten verzenden als voorbereiding op een bestuursvergadering is essentieel voor corporate governance, maar correct omgaan met fysieke exemplaren van vertrouwelijke documenten is al lang een uitdaging. Voor de remuneratiecommissie van Orange België werden de documenten enkele dagen voor elke bestuursvergadering als e-mailbijlagen verzonden, en op de dag zelf werd hetzelfde materiaal in papieren bundels van 30 pagina’s uitgedeeld. Maar digitale kopieën naar externe servers sturen bracht mogelijke beveiligingsrisico’s met zich mee, en op die manier kon Orange België het gebruik van de documenten niet traceren. Bovendien kon de verspreiding van twee documentkopieën voor verwarring en frustratie zorgen als er voor het afdrukken nog iets in de bestanden werd gewijzigd.
“De assistent vond het stressvol om die bundels telkens af te drukken en te verzenden”, vertelt Jacquet. “Die documenten zijn uiterst vertrouwelijk en mogen dus niet gewoon op de printer of een bureau blijven liggen. En als de printer vastloopt, wie kun je er dan bijhalen voor hulp?”
Oodrive Meet bezorgt de bestuursleden met een druk op de knop één versie van de documenten, waarbij de vertrouwelijkheid verzekerd is door de ultraveilige infrastructuur en forensische gebruikstracering. “Als er iets in de documenten wordt veranderd nadat we ze hebben verzonden, kunnen we daarna de bijgewerkte versie op een nette, duidelijke manier naar iedereen sturen”, zegt Jacquet. “Dankzij dat eenvoudige systeem heeft iedereen altijd toegang tot de nieuwste versie.” In plaats van honderden papieren vellen te printen voor elke vergadering, stelt Orange België de documentatie ter beschikking op een makkelijk toegankelijke online locatie. Zo hebben de bestuursleden alles bij de hand en kunnen ze de documenten doorzoeken wanneer nodig.
“Wat ik het mooist vind aan Oodrive Meet? Dat is de feedback van mijn assistent”, gaat Jacquet verder. “Ze is dolblij dat ze dat stressvolle proces om vertrouwelijke documenten te printen, helemaal achterwege kan laten. Dat bespaart haar een halve werkdag tijd én heel wat kopzorgen.”
Vertrouwen en zelfvertrouwen
Een hulpmiddel kan pas doeltreffend zijn als het wordt gebruikt, en te complexe nieuwe oplossingen botsen vaak op weerstand. Als onboarding kregen Jacquet en haar assistent een briefing van 30 minuten van een collega over hoe je gebruikers toevoegt, hoe je documenten op het platform zet en beheert, hoe je uitnodigingen verzendt voor een vergadering en hoe je een agenda opstelt. “De voorbeeldweergave is een erg geruststellende optie”, vertelt Jacquet. “Voordat je iets verzendt, zie je precies hoe de ontvanger het zal zien. Als je vertrouwelijk materiaal naar bestuursleden moet sturen, moet je de kwaliteit nu eenmaal op voorhand controleren.”
Met de branding van Orange België past Oodrive Meet naadloos in het ecosysteem van het bedrijf. “Het ziet eruit als een volledig op maat gemaakte omgeving, en dat boezemt vertrouwen in”, aldus Jacquet. “En de gebruikerservaring is fantastisch: het platform werkt intuïtief en ziet er overzichtelijk en schoon uit. Dat geeft de gebruikers meer zelfvertrouwen.”
“Alles draait om vertrouwen. Dat vertrouwen helpt ons als één geheel te handelen.”
Jelle Jacquet ,
Chief People Officer, Orange België
Vertrouwen en zelfvertrouwen
Een hulpmiddel kan pas doeltreffend zijn als het wordt gebruikt, en te complexe nieuwe oplossingen botsen vaak op weerstand. Als onboarding kregen Jacquet en haar assistent een briefing van 30 minuten van een collega over hoe je gebruikers toevoegt, hoe je documenten op het platform zet en beheert, hoe je uitnodigingen verzendt voor een vergadering en hoe je een agenda opstelt. “De voorbeeldweergave is een erg geruststellende optie”, vertelt Jacquet. “Voordat je iets verzendt, zie je precies hoe de ontvanger het zal zien. Als je vertrouwelijk materiaal naar bestuursleden moet sturen, moet je de kwaliteit nu eenmaal op voorhand controleren.”
Met de branding van Orange België past Oodrive Meet naadloos in het ecosysteem van het bedrijf. “Het ziet eruit als een volledig op maat gemaakte omgeving, en dat boezemt vertrouwen in”, aldus Jacquet. “En de gebruikerservaring is fantastisch: het platform werkt intuïtief en ziet er overzichtelijk en schoon uit. Dat geeft de gebruikers meer zelfvertrouwen.”
Eenvoudig samenwerken met vertrouwelijke documenten
De bestuursleden waren meteen aan boord. “De documenten waren duidelijk en werden tijdig uitgestuurd, waardoor de deelnemers zich goed op hun vergadering konden voorbereiden”, vertelt Jacquet. “Er waren geen problemen, en tijdens de vergadering zeiden de bestuursleden zelfs dat het een goede zet was geweest om naar Oodrive Meet over te stappen.”
Nu experimenteert het team met samenwerkingsfuncties om documenten nog sneller voor te bereiden. Met Oodrive Meet kunnen teams agenda’s bijwerken, samen documenten opstellen en op één locatie zien wat er al gebeurd is, wat er gedeeld is en wat er nog moet gebeuren. Het platform biedt alles wat ze nodig hebben om snel te werken in een veilige omgeving.
“Alles draait om vertrouwen,” besluit Jacquet. “Onze bestuursleden moeten de tools genoeg vertrouwen om ze te gebruiken, ik moet erop kunnen vertrouwen dat alles veilig verloopt, en de assistenten moeten erop kunnen vertrouwen dat de oplossingen effectief werken. Dat vertrouwen helpt ons als één geheel te handelen.”
Eenvoudig versiebeheer
Conflicten en verwarring zijn verleden tijd: documenten zijn onmiddellijk bewerkbaar, eenvoudig te beheren en gebruikers krijgen directe meldingen.
Minder papierafval
Honderden pagina’s op papier afdrukken, blootstellen aan de veiligheidsrisico’s van fysieke documenten en uiteindelijk versnipperen? Nee, bedankt.
Kostbare tijdwinst
Vertrouwelijke documentatie wordt snel klaargezet en onmiddellijk aan de ontvangers bezorgd via efficiënte samenwerkingstools.
Nu downloaden
Vul het onderstaande formulier in en download jouw gratis exemplaar.
Dank u!
Teamwork
begint met vertrouwen
Ontdek hoe jouw onderneming gevoelige gegevens kan beveiligen zonder trager te werken. 
Oplossingen per sector
Oplossingen per afdeling
Middelen
© Oodrive 2024 - All rights reserved