Strategievergaderingen digitaliseren: een grote uitdaging

Bij Ascencio kost de voorbereiding van de governance-vergaderingen veel tijd geteld in volle dagen per jaar. De organisatoren moeten de agenda handmatig coderen in Outlook, uitnodigingen opmaken in Word- en PDF-formaat, documenten voor de deelnemers (agendapunten, machtigingen, bijlagen enz.) afzonderlijk afdrukken, een booklet maken bestemd voor de leden van de verschillende comités en als laatste de notulen van de vergadering opmaken zodra deze is beëindigd.

Dit proces is niet alleen eentonig maar kost ook veel tijd en geld en brengt extra risico’s met zich mee. Elk comité genereert gemiddeld 10 documenten die per post of via DHL worden verzonden, en in urgente gevallen soms met koerierdiensten. Door de omvang van deze procedures zijn wijzigingen zeer moeilijk en tijdverslindend voor de medewerkers. Gevoelige documenten worden gedeeld met de deelnemers bij gebrek aan een veiligheidsoverlay, wat leidt tot meer latente vertrouwelijkheidsrisico’s.

Het is om deze redenen dat de transitie naar een digitale oplossing voor het organiseren van governance-vergaderingen noodzakelijk werd.

• Voor de medewerkers is het doel de voorbereiding en de verspreiding van documenten te vereenvoudigen, de tijd te verkorten voor het afdrukken, vergaren en verzenden van booklets en over meer flexibiliteit te beschikken, bijvoorbeeld voor het aanbrengen van wijzigingen op het laatste moment.
• Voor de deelnemers gaat het erom de informatiemiddelen over de vergaderingen te centraliseren, deze op elk gewenst moment te kunnen gebruiken, met elk type apparaat en toegang te hebben tot de historie van de documenten. Voor het rendement op investering gaat het vooral om het beveiligen van het delen van gevoelige data en het naleven van de GDPR.

Voor Stéphanie Vanden Broecke heeft het implementeren van de Oodrive Meet tool aan al deze voorwaarden voldaan. “De oplossing bood ons de nodige flexibiliteit en voorzag in de organisatie van het werk in het kader van de coronacrisis. De documenten waren voortdurend bereikbaar met behulp van verschillende apparatuur, wat het werk van de medewerkers aanzienlijk verlichtte, die zeker waren van een absolute vertrouwelijkheid, een beveiligde gegevensopslag en risicoloze verzendingen.”