OXITIA
Da OXITIA la firma elettronica diventa un acceleratore degli affari
Situata vicino a Tolosa, OXITIA si occupa di progetti di digitalizzazione e cibersicurezza per i propri clienti (aziende ed enti). La società mette in rilievo due soluzioni innovative, basandosi su due modelli economici: l’abbonamento chiavi in mano e soluzioni su misura. Il team di esperti interni, composto da quattro co-operatori, è rafforzato da un pool di partner indipendenti, tutti riconosciuti nel loro settore.
Per i clienti di OXITIA la reattività e la sicurezza costituiscono i pilastri per la riuscita delle relazioni commerciali. Gli scambi con i potenziali clienti e i clienti devono essere uguali: immediati, agili e sicuri. Eppure, in un contesto di crisi sanitaria, caratterizzato dalla riduzione dei contatti fisici tra le persone, il semplice gesto di far firmare un documento (modulo, mandato, contratto, accordo…) diventa una sfida. Occorre stampare, inviare tramite corriere, attendere una risposta che tarda ad arrivare…I ritardi per raccogliere le firme si allungano, i documenti si smarriscono e il controllo delle domande è quasi impossibile da garantire. Per non parlare dell’archiviazione, per lo meno impegnativa e costosa.
È in questo quadro che ha preso corpo la decisione di OXITIA di adottare uno strumento di firma elettronica e di implementarlo presso i propri clienti. Lo scopo? Ottimizzare i processi professionali, risparmiare tempo, ridurre i costi e aumentare la sicurezza, consolidando l’approccio RSI delle aziende. Questo è proprio quello che Oodrive Sign propone ai propri utenti.
« La soluzione Oodrive Sign aiuta i nostri clienti ad affrontare la sfida della dematerializzazione delle firme. Oltre che procedure più rapide, l’utilizzo di questo strumento consente di ridurre il numero di documenti e di ottimizzare l’archiviazione. Ci sono solo dei vantaggi! »
Benjamin Larroque ,
CEO fondatore di OXITIA
Processi professionali ottimizzati
Inizialmente OXITIA intendeva rispondere alle esigenze di uno dei suoi clienti, un gestore di patrimoni. Il suo processo di firma è gravoso: i documenti arrivano anche a 30 pagine, che vanno tutte siglate prima della firma finale. Il numero di pezzi per ogni dossier è elevato. I ritardi di spedizione e ritorno tramite corriere sono lunghi, non controllabili e causano perdite. Infine, la gestione dell’archiviazione è una sfida in sé: il cliente dedica una parte intera all’archiviazione del dossier. Una complessità che la crisi sanitaria non ha fatto che aumentare.
Per Benjamin Larroque è stato il clic. « Dal nostro punto di vista era chiaro: era il momento di passare alla firma elettronica. Conoscevamo la soluzione, senza che i nostri clienti avessero approvato la necessità di implementarla. Ma ora ci sono tutte le condizioni per un esperimento su più larga scala. »
A livello interno non è stata sollevata alcuna obiezione, anzi: il team si impegna totalmente per dare corpo a questo cambiamento. È stato rapidamente allestito un benchmark di strumenti di firma online, sulla base di una specifica debitamente completata. La soluzione deve essere semplice da applicare e utilizzare, deve richiedere un minimo di parametrizzazione, essere scalabile per adattarsi all’evoluzione delle necessità delle aziende e, certamente, garantire un ambiente sicuro.
«La scelta ha portato naturalmente alla soluzione di Oodrive, perché coincideva con tutti i nostri criteri», sottolinea Benjamin Larroque. «Abbiamo presentato le funzionalità al nostro cliente, mettendo in evidenza i vantaggi per loro, in particolare in termini di semplicità di controllo e di sicurezza. Ci ha dato il “go” nel giro di qualche secondo. »
Per un’azienda di servizi digitali come OXITIA la soluzione Oodrive Sign presenta un grande vantaggio: può approfittare di un ecosistema ricco e completo. Questo garantisce contemporaneamente la conformità e la sicurezza dei dati, l’ottimizzazione dei processi professionali, la mobilità e la collaborazione. Allo stesso tempo lo strumento si caratterizza per un’integrazione rapida e un utilizzo intuitivo, basato sul principio del «drag and drop» e consente un monitoraggio rigoroso delle domande.
La rapidità messa in pratica
I primi contatti con Oodrive portano rapidamente a una dimostrazione, poi a un preventivo proposto al cliente di OXITIA. Tra la presentazione della soluzione e la messa in produzione trascorrono in media due mesi: una messa in pratica estremamente tempestiva che permette di rispondere alle necessità del cliente in tempi rapidi, sotto l’occhio vigile del team Customer Success di Oodrive. Durante questo intervallo sono organizzati dei workshop per garantire il buon controllo delle funzionalità e in particolare degli «Smartfield», l’elemento chiave dello strumento.
L’esperienza, positiva, dà rapidamente dei risultati. In tre mesi di impiego, circa il 50% dei nuovi contratti è firmato a distanza. La maggior parte dei team si è servita dello strumento, usandolo quotidianamente, con un tasso di soddisfazione del 100% da parte dei clienti. Allo stesso tempo è stata lanciata una campagna di retro-documentazione per dematerializzare i documenti esistenti: attualmente il 20% dei contratti è già stato digitalizzato.
Risultati convincenti
I vantaggi dello strumento non si fermano qui. Oodrive Sign non ha soltanto permesso di dematerializzare i processi, ma anche di migliorarli. «Il nostro cliente è riuscito a ridurre considerevolmente il tempo passato a modificare i documenti: questi sono meno numerosi, meno complessi e archiviati in modo digitale sulla soluzione», afferma Benjamin Larroque. «Grazie all’uso di modelli compilati automaticamente, bastano due minuti, orologio alla mano, per inviare un documento da far firmare. Per quanto riguarda le domande in corso, queste possono essere seguite passo passo tramite un pannello di controllo intuitivo. »
Alla fine, l’applicazione della firma elettronica presso i clienti di OXITIA ha contribuito ad aumentare il numero di documenti firmati, a dare ai team una visione globale degli scambi e dei loro progressi, a semplificare le procedure…e a limitare l’impronta ecologica dell’azienda, nel quadro del suo approccio RSI.
Per Benjamin Larroque l’esperienza è più che definitiva. « Oodrive Sign ha superato le nostre aspettative. La sua semplicità di implementazione e di gestione da parte degli utenti finali, la parametrizzazione agevole e il suo business model ben concepito, ne fanno una soluzione imprescindibile. Il nostro obiettivo ormai è quello di sviluppare le competenze sullo strumento per proporlo ad altri clienti, al fine di industrializzare il suo impiego e di fare in modo che ne tragga vantaggio il maggior numero di persone possibile! »
«La scelta ha portato naturalmente alla soluzione di Oodrive, perché coincideva con tutti i nostri criteri»
Benjamin Larroque ,
CEO fondatore di OXITIA
La rapidità messa in pratica
I primi contatti con Oodrive portano rapidamente a una dimostrazione, poi a un preventivo proposto al cliente di OXITIA. Tra la presentazione della soluzione e la messa in produzione trascorrono in media due mesi: una messa in pratica estremamente tempestiva che permette di rispondere alle necessità del cliente in tempi rapidi, sotto l’occhio vigile del team Customer Success di Oodrive. Durante questo intervallo sono organizzati dei workshop per garantire il buon controllo delle funzionalità e in particolare degli «Smartfield», l’elemento chiave dello strumento.
L’esperienza, positiva, dà rapidamente dei risultati. In tre mesi di impiego, circa il 50% dei nuovi contratti è firmato a distanza. La maggior parte dei team si è servita dello strumento, usandolo quotidianamente, con un tasso di soddisfazione del 100% da parte dei clienti. Allo stesso tempo è stata lanciata una campagna di retro-documentazione per dematerializzare i documenti esistenti: attualmente il 20% dei contratti è già stato digitalizzato.
Risultati convincenti
I vantaggi dello strumento non si fermano qui. Oodrive Sign non ha soltanto permesso di dematerializzare i processi, ma anche di migliorarli. «Il nostro cliente è riuscito a ridurre considerevolmente il tempo passato a modificare i documenti: questi sono meno numerosi, meno complessi e archiviati in modo digitale sulla soluzione», afferma Benjamin Larroque. «Grazie all’uso di modelli compilati automaticamente, bastano due minuti, orologio alla mano, per inviare un documento da far firmare. Per quanto riguarda le domande in corso, queste possono essere seguite passo passo tramite un pannello di controllo intuitivo. »
Alla fine, l’applicazione della firma elettronica presso i clienti di OXITIA ha contribuito ad aumentare il numero di documenti firmati, a dare ai team una visione globale degli scambi e dei loro progressi, a semplificare le procedure…e a limitare l’impronta ecologica dell’azienda, nel quadro del suo approccio RSI.
Per Benjamin Larroque l’esperienza è più che definitiva. « Oodrive Sign ha superato le nostre aspettative. La sua semplicità di implementazione e di gestione da parte degli utenti finali, la parametrizzazione agevole e il suo business model ben concepito, ne fanno una soluzione imprescindibile. Il nostro obiettivo ormai è quello di sviluppare le competenze sullo strumento per proporlo ad altri clienti, al fine di industrializzare il suo impiego e di fare in modo che ne tragga vantaggio il maggior numero di persone possibile! »
I vantaggi di Oodrive Sign
Semplicità di implementazione
Installazione e messa in produzione rapide della soluzione, con una parametrizzazione ridotta alla sua espressione più semplice.
Soluzione intuitiva
Facilità di gestione da parte degli utenti finali, per garantire un’adozione completa della soluzione e un suo impiego quotidiano.
Monitoring efficace
Controllo della progressione delle domande tramite un pannello di controllo, per sapere in qualsiasi momento quali documenti sono in attesa della firma e quali sono già stati firmati.
Scarica ora!
Compila il form sottostante per ricevere la tua copia gratuita.
Grazie!
Il lavoro di squadra
inizia dalla fiducia
Scopri in che modo la tua azienda può proteggere i contenuti sensibili, senza rallentare il lavoro. 
Soluzioni per settore
Soluzioni per reparto
© Oodrive 2024 - All rights reserved