Solution de gestion des réunions de gouvernance
Préparation de l’ordre du jour, vote, partage de documents…, digitalisez toute la gestion de vos réunions de gouvernance avec Oodrive Meet, la solution qui permet aux secrétaires de conseil et membres du conseil d’administration, comex… de collaborer dans un environnement ultra-sécurisé.
Plus de 3500 entreprises nous font confiance.
Gagnez en efficacité et sécurité en digitalisant l’organisation de vos réunions
Au sein d’un « board portal » unique, chaque participant peut retrouver facilement les informations dont il a besoin : calendriers de travail, ordres du jour et tous les documents nécessaires à la réunion.
- Productivité : Réduisez significativement le temps de préparation de vos réunions
- Simplicité et efficacité : Facilitez la collaboration entre les membres du conseil d’administration avec une solution cloud intuitive, personnalisée aux couleurs de votre entreprise
- Mobilité : Accédez à l’ordre du jour et aux documents sensibles à tout moment, depuis votre ordinateur, portable ou tablette
- Sérénité : Evitez le stress des modifications de dernières minutes et alertez en un clic les participants en cas de mise jour
- Impact RSE : Supprimez les coûts d’impression et réduisez votre empreinte carbone
Assurez la confidentialité des dossiers
Protégez les dossiers du conseil avec la solution la plus sécurisée du marché. La confidentialité des travaux du conseil d’administration est assurée de bout en bout sur votre board portal personnalisé.
- Solution hébergée en France, qualifiée SecNumCloud 3.2 par l’ANSSI et conforme au code de gouvernance de l’AMF
- Sessions et contenus chiffrés et accès sécurisé aux travaux du conseil via une authentification forte à deux facteurs ou biométrique
- Paramétrage fin des droits d’accès par utilisateur & document
- Traçabilité des actions : suivi des convocations, consultation des documents, ajout de fichiers
- Intégration native de Tixeo, outil de visioconférence qualifié SecNumCloud*
Gagnez du temps à chaque étape de vos réunions
Avec la solution SaaS Oodrive Meet, les secrétaires de conseil et assistant(e)s de direction assurent efficacement l’organisation des conseils d’administration, comex, codir, de manière 100% dématérialisée ! Le tout sur une plateforme unique ultra-sécurisée
Pour les secrétaires de conseil / assistant(e) de direction
Avant la réunion :
- Organisez les réunions en présentiel ou en distanciel
- Rédigez l’ordre du jour et publiez la réunion
- Envoyez et gérez les convocations : relances, notifications de mise à jour, annulation
- Créez une récurrence dans les agendas des administrateurs
- Dupliquez les réunions
- Collectez et publiez les documents et dossiers
Pendant la réunion:
- Générez un lien de visioconférence via l’incontournable Microsoft Teams ou le souverain Tixeo
- Publiez une feuille de présence et faites-la signer électroniquement avec Oodrive Sign (valeur légale)
- Consultez et annotez les documents
- Organisez des votes anonymes ou à main levée
Après la réunion :
- Partagez le procès-verbal
- Faites signer le PV
- Accédez aux documents et aux dossiers de la réunion
Pour les participants des réunions
Avant la réunion :
- Prenez connaissance des documents partagés et collaborez sur ces fichiers
- Ajoutez vos notes et commentaires sur les documents
Pendant la réunion:
- Connectez-vous via le lien de visioconférence si vous êtes à distance
- Signez la feuille de présence électroniquement
- Votez anonymement ou à main levée
Après la réunion :
- Recevez le Procès-Verbal
- Accédez aux documents et aux dossiers de la réunion
Ce sont nos clients qui en parlent le mieux
« Seules les personnes qui ont besoin de voir les données confidentielles, devraient pouvoir y accéder. C’est ce que Oodrive Meet rend possible »
« Nous utilisons Oodrive Meet pour tous nos conseils d’administration, afin que chacun, y compris les membres indépendants, ait un accès aussi rapide et sécurisé aux documents confidentiels dont il a besoin. »
Oodrive Meet est la solution de gestion dématérialisée pour vos conseils d’administration, comex, et toutes réunions de gouvernance où vous échangez des informations stratégiques confidentielles.
A distance ou en présentiel, simplifiez vos échanges, facilitez la préparation et le suivi de la réunion pour les secrétaires de conseil, tout en garantissant la confidentialité et la sécurité des données pour les membres du conseil.
Intégration avec vos solutions logicielles
Retrouvez vos outils du quotidien directement intégrés à Oodrive Meet pour organiser, collaborer et signer en toute simplicité. Gagnez ainsi en fluidité, en souplesse et en sécurité à chaque étape de vos réunions sensibles.
- Microsoft Outlook : Réception des convocations, affichage des réunions dans le calendrier
- Microsoft Teams ou Tixeo : Sélection du lien de visioconférence en fonction du niveau de confidentialité de vos réunions
- Oodrive Work : Stockage sécurisé des dossiers de travail du conseil d’administration, édition des documents et travail collaboratif sur les dossiers
- Oodrive Sign : Signature de la feuille de présence et du procès-verbal.
Conforme aux réglementations by design
NIS2, DORA, eIDAS,… les solutions Oodrive sont conformes aux réglementations les plus strictes dès leur entrée en vigueur, de par leur Sécurité by Design. Nous sommes en effet le premier éditeur de logiciel SaaS qualifié SecNumCloud, bénéficiant ainsi du plus haut degré de sécurité délivré par l’ANSSI.
SecNumCloud
Qualifié depuis 2019 par l’ANSSI
En savoir plus sur SecNumCloud
ISO 27001, 27701
Protection et sécurité de l’information garantie
HDS
Certifié Hébergeur de Données de Santé niveau 6/6
Cloud souverain
Oodrive est détenu et exploité en France
NIS 2
Conforme à la directive NIS 2
DORA
Conforme à la réglementation DORA
FAQ - Qu'est-ce qu'une salle de réunion virtuelle ?
En savoir plus sur les conférences sécurisées, les environnements de confiance, et plus encore dans notre FAQ.
Qu’est-ce qu’une salle de reunion virtuelle ?
Une salle de réunion virtuelle est une solution numérique utilisée pour préparer et animer les réunions de gouvernance. Fonctionnant comme une « bulle » indépendante du réseau informatique de l’entreprise, la réunion virtuelle assure la confidentialité des discussions et la sécurité des données stockées.
Quels sont les risques en matière de données de gouvernance ?
Les informations utilisées avant, pendant et après les réunions de gouvernance sont critiques : données financières et stratégiques, secret des affaires, discussion au sein du comité de gouvernance… Si ces données sont volées, perdues ou altérées, l’avenir de l’organisation peut être menacé.
Comment Oodrive meet protège mes données critiques ?
Oodrive Meet est une « bulle » ultra-sécurisée hébergée en mode SaaS, indépendante du réseau interne de votre entreprise – et même de sa DSI. Seuls les participants dûment autorisés y ont accès : vos données critiques sont donc protégées.
Oodrive Meet est-elle conforme aux recommandations de l’Autorité des Marchés Financiers ?
Oodrive Meet répond aux exigences du code de gouvernance de l’AMF en garantissant la sécurité et la confidentialité des échanges sensibles via un environnement souverain et qualifié SecNumCloud. La solution facilite la préparation et le déroulement des réunions des instances dirigeantes, avec traçabilité des accès, distribution sécurisée des documents et conservation des procès-verbaux. Par ailleurs, la signature électronique des feuilles de présence permet un suivi rigoureux de l’assiduité des administrateurs. Oodrive Meet est ainsi une solution parfaitement adaptée aux sociétés soumises aux recommandations de l’AMF.
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