Pour chaque outil à implémenter, pour chaque processus métier à faire évoluer, il est essentiel de prendre en compte le ROI – ce fameux « retour sur investissement » qui fait la pluie et le beau temps au sein des directions.
Le ROI est, en effet, la clé pour prendre des décisions stratégiques en matière d’investissement, et pour allouer plus efficacement ses ressources. Alors que vous réfléchissez à la possibilité d’adopter la signature électronique, vous vous interrogez donc logiquement sur la rentabilité de cet outil.
Quel est le ROI de la signature en ligne ? Quelles économies pouvez-vous réaliser en troquant la signature physique contre la signature électronique ? On fait le point.
Comment calculer le ROI de la signature électronique ?
Le ROI (Return On Investment) est un outil permettant de comparer deux valeurs – généralement, les coûts et les gains – et d’en tirer un taux de rentabilité. Exprimé en pourcentage, cet indicateur donne une idée claire des avantages financiers associés à un processus, à un outil ou à un investissement. Plus le ROI est élevé, et plus le rapport entre les gains et les coûts est favorable.
Pour évaluer la rentabilité d’un outil de signature électronique, il existe deux façons de procéder : comparer le processus de signature en ligne à celui de la signature physique, et ainsi évaluer le gain concret apporté par la première ; ou mesurer le ROI de la signature dématérialisée en tant que telle.
Signature électronique VS signature manuscrite : le match ROIste !
Admettons que l’on veuille comparer les deux processus, afin de montrer à sa direction l’intérêt d’adopter un outil de signature en ligne. Pour cela, on va s’appuyer sur deux valeurs :
- Le coût annuel moyen du processus de signature physique, en intégrant toutes les variables comptables. À savoir : les dépenses consenties pour le papier, pour l’impression (y compris l’achat de cartouches d’encre ou de toner, la maintenance des appareils…), pour les envois postaux (enveloppes, affranchissement, coursiers, etc.), et pour l’archivage (espace dédié, acquisition de classeurs…).
- Le coût annuel moyen du processus de signature à distance : prix de la solution (paiement comptant ou abonnement), matériel (ordinateurs, tablettes ou smartphones), maintenance et coûts annexes.
La formule de calcul du ROI est la suivante :
(coût annuel moyen de la signature physique – coût annuel moyen de la signature électronique) / coût annuel moyen de la signature électronique x 100
Par exemple, si le processus n°1 vous coûte 20 000 euros par an et le processus n°2 15 000 euros, cela donne un ROI de 33 % pour le processus n°2.
Calculez le ROI de la signature électronique
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La signature à distance : un investissement rentable ?
Une fois votre solution de signature électronique adoptée, vous aimeriez évaluer sa rentabilité globale. La question est alors la suivante : au regard de l’investissement réalisé, quels sont les gains générés par cet outil ?
Pour calculer ce ROI, on utilise cette formule :
(gain/perte – coût de l’investissement) / coût de l’investissement x 100
Or si la formule est simple, le calcul l’est beaucoup moins. Car, s’il est facile de connaître le coût de l’investissement (qui correspond au montant déboursé pour acquérir l’outil ou obtenir la licence, auquel il faut ajouter les dépenses régulières – maintenance, achat de nouvelles fonctionnalités, etc.), il est beaucoup plus compliqué d’évaluer les gains ou les pertes.
Les bénéfices apportés par la signature électronique
Si l’on veut estimer les gains générés par l’utilisation d’une solution de signature à distance, il faut tenir compte de quatre variables :
- Les économies réalisées par rapport au processus de signature physique (papier, impression, envois, archivage).
- Le gain de productivité des équipes. En effet, la simplification du processus et l’automatisation des tâches tendent à accélérer le cycle de vie des documents à signer. Le résultat, c’est une réduction nette du nombre d’heures consacrées par les collaborateurs à la gestion de ces documents – des heures qui ont un coût pour l’entreprise – mais aussi une réorientation du temps de travail, les personnels pouvant se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Sans même parler de la quasi-suppression du risque d’erreur ou de perte.
- Les bénéfices qui découlent de l’augmentation des ventes, au regard de deux phénomènes : la rapidité d’exécution (qui dynamise le traitement des documents et incite les prospects à s’engager) et l’amélioration de l’expérience client (qui véhicule une meilleure image de l’entreprise).
- L’usage qui est fait de la solution : combien de documents sont envoyés pour signature chaque mois, et combien de personnes utilisent l’outil.
Le ROI d’un outil de signature à distance : l’exemple d’Oodrive Sign
Les variables nécessaires au calcul du ROI dépendent beaucoup de l’entreprise ayant implémenté la solution. Toutefois, on peut estimer le gain moyen en fonction de la taille de l’organisation, à partir de certaines variables.
Ainsi, avec Oodrive Sign :
- Une TPE de 10 collaborateurs qui envoient chacun, en moyenne, 15 documents à signer par mois, réalisera une économie de 8 100 euros par an, ainsi qu’un gain de temps équivalent à 0,6 ETP (équivalent temps plein). Si l’on part sur un investissement de 9 euros par utilisateur et par mois, soit environ 1 000 euros par an, à quoi l’on ajoute 500 euros de frais divers et variés, le ROI d’Oodrive Sign s’élève à 440 % rien que sur le plan financier !
- Une PME de 50 collaborateurs qui envoient chacun, en moyenne, 40 documents à signer par mois, réalisera une économie de 108 000 euros par an, ainsi qu’un gain de temps équivalent à 7,7 ETP. Avec un coût de 5 400 euros par an + environ 2 600 euros de frais divers, le ROI d’Oodrive Sign s’élève à 1 250 % !
De fait, plus le volume de documents à signer est élevé, et plus le nombre de collaborateurs qui emploient la signature à distance est grand, et plus Oodrive Sign contribue à faire réaliser des économies d’échelle.
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Quelle que soit la taille de l’entreprise, le recours à Oodrive Sign s’avère donc rentable sur le plan économique – sans même tenir compte de l’effet positif sur l’image de marque. En calculant votre ROI théorique à l’avance, vous pourrez présenter ces chiffres à votre hiérarchie et montrer que l’adoption d’un logiciel de signature électronique est tout simplement incontournable !
