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Häufig gestellte Fragen
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Eine Arbeitsplatz-Kollaborationsplattform bündelt alle notwendigen Informationen und Dokumente, um ein Projekt voranzubringen. Nutzer haben Zugang zu einem virtuellen Raum, wo sie Dateien hochladen und bearbeiten sowie diese mit internen und externen Kontakten teilen können.
Ungesichertes kollaboratives Arbeiten online setzt eine Firma Leaks von sensiblen Daten aus. Mehr als zwei Drittel aller Organisationen vermuten, dass sie für Cyberangriffe anfällig sind. Deshalb ist die Wahl einer kollaborativen Lösung mit maximalen Absicherungen essentiell.
Funktionen einer qualitative hochwertigen Kollaborationsplattform sollten das Projektmanagement vereinfachen, optimieren und sichern: einfache Navigation, synchronisierte Bearbeitung und Modifikation, Verwaltung von Zugriffs- und Benutzerrechten, reibungsloses Teilen, mobiler Zugang usw.
Oodrive Work arbeitet mit bestehenden Tools Ihres Unternehmens, darunter Microsoft Outlook. Wenn ein Nutzer ein Dokument einer Email anhängt, wird die Datei in einen 100%ig sicheren Link konvertiert und kann vom Empfänger aufgerufen/bearbeitet werden, wenn er die notwendigen Zugriffs- und Nutzungsrechte hat.
Oodrive Work beinhaltet ein avanciertes Transfertool, das keine Volumen- oder Dateigrößenobergrenzen für geteilte Dateien festlegt. Außerdem unterstützt es alle Datei- und Ordnertypen. Das bedeutet, Sie können eine unbegrenzte Anzahl von großen Dokumenten senden und empfangen.
Oodrive Work passt sich Ihrem Brand an, so dass Sie viele Elemente individuell konfigurieren können. Jeder Nutzer kann auch seine Dateistrukturen im Workspace zur Speicherung und effizienten und sicheren Teilung von Dokumenten individuell konfigurieren.
Kein Training erforderlich! Oodrive Work ist einfach in der Handhabung für alle Nutzertypen, egal ob Anfänger oder mit mehr Erfahrung. Das gesamte Design lässt die Lösung von jedem leicht erschließen. Alle Funktionen werden im Hilfebereich dokumentiert.
Oodrive Work bietet drei Ebenen von Rechteverwaltung: für den Supervisor (der allgemeine Einstellungen und Sicherheitsstufen festlegt, für Manager (die Nutzer anlegen und Zugriffsrechte verwalten) und für Nutzer (die auf geteilte Daten zugreifen).
Es gibt drei Hosting-Optionen für Oodrive Work: am Standort, in der öffentlichen Cloud (SaaS) oder in einer privaten Cloud. Wählen Sie die Hosting-Lösung, die am besten Ihren branchenspezifischen Auflagen oder Sicherheitsanforderungen entspricht.
Datenschutz wird innerhalb europäischer rechtlicher Rahmenbedingungen garantiert. Diese erfordern anspruchsvolle Zertifizierungen und strenge Sicherheitsprotokolle. Daten sollten auf Servern, die europäischem Recht unterliegen, gehostet werden, so wie es mit Oodrive Work der Fall ist.
Für eine Organisation bedeuten sensible Daten: Information von wirtschaftlichem und/oder strategischem Wert, deren Verlust, Zerfall, Diebstahl oder betrügerische Verwendung für die Organisation, für Dritte oder fürs Gemeinwesen schädlich wären.
Sensible Daten können verloren, geändert, irrtümlicherweise gelöscht, beschädigt, gestohlen oder betrügerisch verwendet werden. Sie können Ziel eines Cyberangriffes werden oder interner Fahrlässigkeit zum Opfer fallen. Zur Vermeidung dieser Risiken ist es wichtig, eine sichere Datenverwaltung und Dokumenten-Sharing-Lösung zu verwenden.
Die Daten, die heutzutage innerhalb von Unternehmen ausgetauscht werden, sind sehr vielfältig. Diese Daten umfassen Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint usw.), große Dateien (Videos, technische Dateien, Projekt-Follow-Up usw.) und sensible Daten (wie oben definiert). Ein File-Sharing-Tool ermöglicht eine differenzierte Bearbeitung.
Vor allem große Unternehmen und Organisationen unterliegen besonderen Sicherheitsanforderungen aufgrund ihrer sensiblen Daten (Anbieter wesentlicher Dienstleistungen). Oodrive Work ist die einzige Lösung auf dem Markt, die vor allem zur Verwaltung von sensiblen Dokumenten dient.
Oodrive Work ist im Emailsystem eines Unternehmens integriert; angehängte Dateien werden automatisch in sichere Link konvertiert. Mit einem Klick greift der Empfänger auf das Dokument zu und kann, je nach Nutzungsrechten, verschiedene Aktionen vornehmen.
Bei Oodrive Work gibt es keine Dateigrößen- oder Volumenbegrenzung. Die Datentransfertechnologie überwindet solche Beschränkungen: Große Dateien und Ordner können schnell und mühelos geteilt werden
Oodrive Work ist programmiert zur Bewahrung der Sicherheit und Integrität der gespeicherten Daten. Zugriff wird mittels eines leistungsstarken Authentifizierungssystems gesteuert; der eingeloggte Nutzer erhält Zugriff und kann verschiedene Aktionen ausführen.
Oodrive Work ist eine SaaS-Lösung mit vielen flexiblen Hosting-Optionen: öffentliche Cloud, private Cloud, von der französischen nationalen Behörde für Sicherheit und Schutz von Informationssystemen (ANSS) zertifizierte SecNumCloud private Cloud oder Hosting am Standort. Jede Option bietet alle Nutzen des Tools: schnelle Lernkurve, reichhaltige und einheitliche User Experience, erleichterte Kollaboration und erhöhte Produktivität.
Daten unterliegen den gesetzlichen Bestimmungen des Hosting-Landes. Oodrive Work gewährleistet ihre Souveränität, indem sie in Rechenzentren in einem europäischen Land nach Wahl gespeichert werden. Diese Rechenzentren befolgen strenge Sicherheitsprotokolle und sind unter schärfsten Auflagen zertifiziert.
Oodrive Work hat Tracking-Funktionen zur Nachverfolgung von Dokumentenaustausch und von Nutzern ausgeführter Aktionen. So wissen Administratoren immer wer beim Tool eingeloggt ist und welche Aktionen vollzogen wurden.
Ein virtueller Sitzungsraum ist eine digitale Lösung zur Vorbereitung und Durchführung von Gremiensitzungen. Der Raum wird als vom Firmen-IT-Netzwerk unabhängiges „Bubble“ betrieben. Die dort gespeicherten Daten bleiben sicher und Diskussionen vertraulich.
Ein virtueller Sitzungsraum hat viele Nutzen: Er erleichtert die Gremienorganisation, gewährleistet die Sicherheit von Dokumenten und Vertraulichkeit von Diskussionen und spart Zeit und Geld durch drastische Papiereinsparung.
Zu den kritischen Informationen, die vor, während und nach Gremiensitzungen genutzt werden, gehören Finanz- und strategische Daten, Unternehmensgeheimnisse oder sensible gremieninterne Diskussionen. Falls diese Daten gestohlen, verloren oder geändert werden, stellt das ein Risiko für die Zukunft der Organisation dar.
Mit Oodrive Meet und wenigen Klicks wählen Sie den Sitzungstermin, legen die Tagesordnung fest, verlinken Dokumente und laden Teilnehmer ein. Zahlreiche Funktionen unterstützen Sie dabei, in jeder Situation und auch wenn Sie unterwegs sind.
In Oodrive Meet ist die Tagesordnung der Sitzungen klar; Dokumente sind nach Tagesordnungspunkt sortiert; alle Teilnehmer erhalten Benachrichtigungen bei jeder Änderung und können in Echtzeit auf alle Elemente zugreifen, die sie zur Sitzungsvorbereitung brauchen.
Als Organisator kontrollieren Sie die Teilnehmer und beitragende Gäste über eine spezielles Dashboard bei Oodrive Meet. Sie legen die Zugriffsrechte für jeden Teilnehmer fest sowie Ansichts- und Bearbeitungsrechte für Sitzungsdokumente. Sie können auch von jedem Anwesenheitsstatus und Aktivitäten im “Activity Monitoring” Interface einsehen.
Ja, Oodrive Meet erleichtert den Zugang zu Dokumenten bei sowohl Face-to-Face als auch Remote Meetings. Der Organisator und die Teilnehmer greifen auf die Sitzung und dazugehörige Dokumente von einem dezidierten Webinterface oder mobilen Apps (iOS und Android) zu. Unabhängig vom Zugangsmodus gewährleisten Sicherheitsprotokolle sicheren Zugriff auf Ihre kritischen und strategischen Daten.
Ihre Sitzungsdaten sind extrem sensibel, deshalb werden Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für jeden Nutzer einzeln eingestellt. Ferner nutzt die Lösung mehrere Sicherheitsprotokolle: Passwortverschlüsselung, starke Authentifizierung, Verbindung über mobile Apps Berührungserkennung (Touch ID) usw.
Oodrive Meet ist eine ultra-sichere “Bubble”, die im SaaS-Modus gehostet wird, unabhängig vom IT-Netzwerk des Unternehmens und sogar seiner T-Abteilung. Nur autorisierte Teilnehmer haben Zugriff, somit sind Ihre kritischen Daten sicher.
Bei Oodrive Meet werden Ihre Daten auf Servern in Europa gespeichert und sind somit durch europäische gesetzliche Rahmenbedingungen geschützt. Insbesondere unterbindet die Gesetzgebung den Export außerhalb der EU-Grenzen.
Eine elektronische Signatur ist eine entmaterialisierte Signatur. Sie ist nicht lediglich das digitale Äquivalent einer Unterschrift per Hand, sondern ein Prozess, bei dem ein Unterzeichnender ein digitales Dokument durch Unterschrift mit einem dezidierten Tool abzeichnet.
Zur elektronischen Dokumentenunterzeichnung werden ein Signaturtool (das unwiderruflich de Beteiligung des Unterzeichners und die Integrität des unterzeichneten Dokuments garantiert) und eine elektronische Lizenz von einem Trust-zertifizierten Drittanbieter benötigt.
Eine elektronische Signatur verringert Bearbeitungszeiten, erhöht die Dokumentensicherheit und Nachverfolgbarkeit, gewährleistet Rechtskonformität, optimiert Signaturverfahren, spart Geld und ist wegen des reduzierten Papierverbrauchs ökologisch verträglicher und nachhaltiger.
Als Auslöser der Anfrage müssen Sie sich lediglich mit der Oodrive Sign Anwendungsplattform verbinden, Ihren Usernamen eingeben, sich authentifizieren und das/die Dokument(e) zur Unterschriftsvorlage auswählen. Sie können Fristen festlegen und den Fortschritt des Unterschriftsvorganges nachverfolgen.
Als Unterschriftsleistender müssen Sie lediglich den Link in der Benachrichtigung anklicken zum Zugriff auf die Plattform, das Signaturtool aufrufen, sich mit einem per SMS geschickten Verifizierungscode authentifizieren, auf den Button “Unterschreiben” klicken und den Unterschriftsstatus bestätigen.
Eine elektronische Signatur kann bei jedem Dokument im digitalen Format verwendet werden: Kostenvoranschläge, Bestellungen, Arbeitsverträge mit Anhängen, interne Dokumente, Mitgliedschafts- oder Abonnementformulare. Sensiblere Dokumente dagegen benötigen erweiterte oder qualifizierte Signaturen.
Oodrive Sign bietet hohe Flexibilität bei Signaturverfahren. Definieren Sie den Genehmigungsprozess entsprechend den Bedürfnissen Ihres Unternehmens. Oodrive Sign bietet viel Spielraum bei bleibenden Sicherheitsgarantien und Beweiskraft Ihrer Dokumente.
Oodrive Sign bietet Garantiestufen wie in den eIDAS Bestimmungen vorgesehen: einfache elektronische Signatur (niedrigste Sicherheitsstufe), erweiterte Signatur (mit Identitätsgarantie des Unterzeichnenden und der Dokumentenintegrität) und qualifizierte Signatur (höchste Sicherheitsstufe).
Ein mit Oodrive Sign unterzeichnetes Dokument hat gemäß den europäischen Bestimmungen von eIDAS (Electronic Identification and Trust) die gleiche Beweiskraft wie eine Unterschrift per Hand. Somit können Rechts- und Beweiskraft einer elektronischen Signatur nicht lediglich aufgrund des Formats aberkannt werden.
Die Identität des Unterzeichnenden wird durch ein von einer Zertifizierungsstelle ausgestelltes elektronisches Zertifikat verifiziert. Oodrive Sign arbeitet mit Drittanbieter Trust Service Providers zusammen, z.B. CertEurope. Diese verantworten die Identitätsverifizierung des Unterzeichnenden mit verschiedenen Checkstufen, je nach benötigter Garantiestufe.
Daten sind für den Betrieb eines Unternehmens essentiell. Im Katastrophenfall (Cyberangriff, Missgeschick oder Grobfahrlässigkeit) kann Datenverlust den kontinuierlichen Betrieb gefährden. Regelmäßige Backups tragen zum Schutz vor Datenverlust bei.
Backup bedeutet Datenspeicherung mit der Wiederherstellungsmöglichkeit. Die Oodrive Save Lösung ist ein ‘Backup-Tool’, mit dem Sie jederzeit Daten in Ihre Cloud kopieren können zum Schutz des Unternehmens und trotz Daten- oder Systemverlust wieder einsatzbereit werden.
Automatisierte Backups werden im Voraus in regelmäßigen Abständen eingetaktet, z.B. täglich für große Datenmengen, wöchentlich oder monatlich zur Generierung des Verlaufs usw. Sie gewährleisten, dass sensible Unternehmensdaten regelmäßig gespeichert und im Katastrophenfall wiederhergestellt werden können.
Oodrive Save führt automatisierte Backups in der gewünschten Frequenz aus. Information wird in der Cloud gespeichert; das schützt Sie im Fall eines physischen Missgeschicks. Die wiederhergestellte Information wird auf Ihre Workstations und Server überspielt.
Oodrive Save kann Backups für alle Datentypen erstellen: Dateien und Ordner, Windows Workstations und Servers, Anwendungen, Systemkonfigurationen, virtuelle Maschinen usw. Eine Vielzahl von Backup-Medien steht zur Auswahl: Cloud, externe Festplatte, NAS usw.
Daten-Backups auf der Oodrive Cloud ermöglicht Ihnen die Einsparung physischer Medien (DVDs, externe Festplatte, USB Sticks usw.), die Reduktion Ihrer Infrastructure (keine Server am Standort) und den Schutz Ihrer sensibler Daten, indem Sie diese an einen Trust-zertifizierten Drittanbieter outsourcen..
Das Sicherheitsniveau der in der Cloud gespeicherten Daten hängt vom Sicherheitsgrad der Server und der gesetzlichen Rahmenbedingungen des Standortlandes ab. Oodrive speichert Ihre Daten in einer Vielzahl von Rechenzentren, die strengste Sicherheitsauflagen erfüllen und in Frankreich ansässig sind.
Bei Oodrive Save können Sie für eine Auswahl von Dateien, Ordnern und/oder Anwendungen Backups erstellen oder für die ganze Maschine (OS und Systemeinstellungen). In beiden Fällen werden nur Änderungen seit dem letzten Backup berücksichtigt, was Zeit bei der Datenübertragung einspart.
Mit Oodrive Save können Sie die Backup-Frequenz nach Ihren Bedürfnissen einstellen. Die Frequenz hängt von der Häufigkeit von Datenerstellung und –modifizierung, der Sensibilität der Daten und Ihren internen Sicherheitsbestimmungen ab.
Der Backup-Prozess kann viel Bandbreite in Anspruch nehmen. Durch Fokussierung auf Änderungen seit dem letzten Backup bietet Oodrive Save signifikante Verbesserungen bei der Geschwindigkeit und Effizienz, ohne den Betrieb zu beeinflussen. Bestimmte Datentypen (SQL Datenbanken, .pst usw.) werden in laufender Nutzung gespeichert.
Teamarbeit setzt Vertrauen voraus
Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen sensible Inhalte sichern kann, ohne den Workflow auszubremsen.Lösungen filter Branche
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