Das Problem der Verwaltung von Arbeitsverträgen aus der Ferne

Im Bereich des Facility Managements, in dem die meisten Tätigkeiten delokalisiert sind, stellt die dematerialisierte Vertragsverwaltung eine große Herausforderung dar. In der Rhoni Group ist Mobilität gang und gäbe, der Großteil der Kommunikation erfolgt digital zwischen dem Hauptsitz und den zahlreichen, geographisch verteilten Standorten (220 im Departement Rhône). Um eine ordnungsgemäße Verwaltung der Arbeitsverträge zu gewährleisten, waren genau festgelegte administrative Prozesse eingerichtet worden, durch die die HR-Mitarbeitenden allerdings wertvolle Zeit verloren. Und da die Dematerialisierung bereits für alle anderen administrativen Dokumente beschlossene Sache war – insbesondere für Kundenverträge, Angebote, Rechnungen und Gehaltsabrechnungen – war es naheliegend, auch die intern abgeschlossenen Verträge in diesen Prozess zu integrieren.

Mit diesem Ziel vor Augen hat sich Philippe Galera auf die Suche nach einer elektronischen Signaturlösung begeben, die sich für die Anforderungen der Gruppe eignet. „Wir hatten eigentlich nur eine Anforderung an das Tool: Es sollte ein Benachrichtigungssystem per SMS aufweisen. Personen, die keine E-Mail-Adresse haben oder diese aus irgendeinem Grund nicht angeben wollen, sollten trotzdem problemlos benachrichtigt werden können.“ Während er mit dem Benchmark der marktüblichen Software beginnt, wird er von den Oodrive-Teams kontaktiert. „Ein Kundenberater hat mich genau in dem Moment angerufen, wo ich alle Möglichkeiten der marktüblichen Produkte geprüft habe. Das nennt man gutes Timing!“

Oodrive Sign trägt dazu bei, Unterzeichnungsprozesse zu beschleunigen, indem sie in die Arbeitsabläufe integriert werden. Gleichzeitig werden die Sicherheit der unterzeichneten Dokumente und die Rechtsgültigkeit der Unterschriften (unter Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze) in einer zuverlässigen, vor äußeren Einflüssen geschützten Infrastruktur gewährleistet. Die Lösung bietet die Möglichkeit, die branchenspezifischen Prozesse zu optimieren, Zeit bei den Arbeitsabläufen einzusparen und die Kosten zu reduzieren. Oodrive Sign ist die einzige marktübliche Lösung, die auch die von Rhoni Group gewünschte Funktion aufweist, die Benachrichtigung auf dem Smartphone.