De wereldwijde pandemie heeft de digitale transformatie van bedrijven niet alleen aanzienlijk versneld, maar ook ingrijpende veranderingen teweeggebracht in de manieren van communiceren en de soorten uitwisselingen tussen de bedrijven. Volgens een Ifop onderzoek vindt 51% van de vergaderingen nu online plaats. Deze cijfers moeten worden vergeleken met de stijging van het aantal cyberaanvallen in 2021 en in het eerste kwartaal van 2022. Het mag vreemd lijken maar governance-vergaderingen lopen nog steeds achter op het gebied van veiligheid. Volgens een Forrester onderzoek vindt 50% van de uitwisselingen tussen boardroom-leden plaats… via privéberichten. Het kiezen van de juiste beheertool is daarom essentieel om dit soort vergaderingen te faciliteren, optimaliseren en beveiligen. Hier volgen enkele tips om fouten te vermijden.
Een beheertool die uitwisselingen en discussies werkelijk faciliteert
Er mogen dan steeds meer vergaderingen komen, het blijft een hartelijke onderneming onze ook echt nuttig en voordelig te maken op de lange termijn. Dit is de reden waarom men de beheertool met bijzondere aandacht moet kiezen, zodat discussies en uitwisselingen ook inderdaad gefaciliteerd worden zonder het dagelijks gebruik ervan ingewikkelder te maken. Door een intuïtieve, eenvoudige en unieke tool te kiezen, zullen de uitwisselingen doeltreffender worden en iedereen helpen zich te concentreren op wat er echt toe doet. Controleer of uw oplossing ook de mogelijkheid biedt om agendapunten op te stellen en hieraan de nodige documenten te verbinden voor een goed verloop van de vergadering. Ook moet de tool snel en efficiënt samenwerken mogelijk maken, bijvoorbeeld door deze zelfde documenten vóór de vergadering van notities te voorzien. Denk hierbij ook aan het beheer van de notulen. Verhoog het nut van deze documenten door de toegang ervan te faciliteren voor alle deelnemende partijen.
Controleer of de uitwisselingen op vertrouwelijke wijze plaatsvinden
Zoals wij zagen zijn veilige en vertrouwelijke uitwisselingen essentieel voor uw bedrijf. Dit onderwerp moet serieus worden genomen, omdat het van het grootste belang is dat u een tool kiest die aan hoge eisen voldoet. U kunt verifiëren of de hostservers ANSSI-gecertificeerd zijn (Agence Nationale pour la Sécurité des Systèmes Informatiques). Ook moet de toegang tot de beheerstool voldoen aan de strengste veiligheidsnormen: uniek wachtwoord en compatibiliteit met hardware-oplossingen zoals FaceID of TouchID. Deze oplossingen kunnen ook worden aangepast aan de bijzondere eigenschappen van uw bedrijf en dus voldoen aan interne bedrijfsregels.
Zorg dat u de organisatie van de leden van de boardroom begeleidt.
Het kiezen van een tijdsperiode die geschikt is voor alle governance-leden is vaak een ingewikkelde taak. Er wordt een beroep gedaan op de geringste mogelijkheden in een toch al overvolle agenda. Het is belangrijk een beheerstool te kiezen die deze momenten in kaart brengt, zodat ze snel kunnen worden beheerd in geval van annuleringen of wijzigingen, om zo het verzenden van uitnodigingen te vereenvoudigen.
Het is essentieel dat alle leden constant en intuïtief toegang hebben tot CODIR, COMEX en andere documenten van Raden van bestuur, zodat ieder zijn/haar functies efficiënt kan uitvoeren zonder tijdverlies. Kies een tool die niet alleen het beheer van de toegangsrechten van elke gebruiker vereenvoudigt maar ook die van de documenten. Dit is de beste manier om een vloeiende efficiënte samenwerking te garanderen. Iedereen moet kunnen worden gewaarschuwd en dus informatie kunnen ontvangen die hij/zij nodig heeft afhankelijk van zijn/haar vertrouwenskring en verantwoordelijkheden. Hiervoor is een meldingssysteem onmisbaar.
Kies een oplossing die eenvoudig in uw bedrijf kan worden geïntegreerd
U hoeft niet langer meer gebruik te maken van meerdere oplossingen die uw kaderpersoneel en medewerkers uitputten. Zijn uw medewerkers gewend om bepaalde tools zoals Teams te gebruiken? Maak hun leven gemakkelijker door een tool te kiezen die compatibel is en die eenvoudig kan worden geïntegreerd in hun dagelijkse taken en organisatie. Kies ook een tool waarvan de API een naadloze integratie mogelijk maakt voor nog meer efficiëntie en eenvoud.
Trek kaderpersoneel van de volgende generatie aan
De volgende generatie bestuursleden doet zijn opkomst in het bedrijfsleven en in de vergaderzalen daalt de gemiddelde leeftijd beneden 40 jaar. Deze bestuursleden zijn volledig bekend met de meest recente technologie en bijzonder geïnteresseerd in de organisatie van de structuren waarin deze technologie wordt geïntrigeerd. Door rekening houden met al deze tips kunt u de aandacht trekken en vasthouden van de beste bestuursleden van de toekomst.
