Voor ondernemingen zoals bestuurlijke overheden nemen overheidsopdrachten een strategische plaats in en vereisen daarom steeds flexibelere en veiligere processen. Hiervan uitgaande heeft de regering de dematerialisatie van overheidsopdrachten – sinds eind 2018 – geleidelijk verplicht gesteld voor alle overheidsopdrachten boven 25.000 euro excl. btw. Dit besluit brengt een reeks voordelen met zich mee met name op het gebied van vereenvoudigde procedures en kostenvermindering, maar heeft ook de gebruikmaking als gevolg van geschikte oplossingen voor het ondertekenen van gedigitaliseerde documenten. Wat zegt de wet over dit onderwerp? Hoe kan men een elektronische handtekening aanbrengen op documenten die worden uitgewisseld in het kader van overheidsopdrachten en met welk veiligheidsniveau? Daar zullen we nu op ingaan.
Dematerialisatie van overheidsopdrachten: wat zegt de wet hierover?
Een overheidsopdracht wordt in de Verordening van 23 juli 2015 gedefinieerd als een overeenkomst die wordt gesloten “onder bezwarende titel door een of meerdere marktdeelnemers om te voorzien in hun behoeften aan werkzaamheden, leveringen of diensten.” In wezen brengt een overheidsaankoop een openbare of particuliere openbare koper (de Staat, een overheid, een openbare instelling) en een marktdeelnemer (een vennootschap, een ondernemer, een dienstverlener enz.) bij elkaar die deelneemt aan een aanbesteding.
Op welke overheidsopdrachten heeft de dematerialisatie betrekking?
Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon heeft het recht een aanvraag in te dienen voor de gunning van een overheidsopdracht. Wel bepaalt de regelgeving dat er specifieke procedures worden gevolgd en met name de volgende: voor alle overheidsopdrachten met een waarde gelijk aan of hoger dan 25.000 euro excl. b.t.w. moeten de documenten in gedematerialiseerde vorm worden overgedragen. Dit geld wordt documenten benodigd voor de raadpleging, de stukken die betrekking hebben op de inschrijvingen en de kandidaatstellingen, de uitwisselingen met de overheidsafnemers (verzoeken om informatie, onderhandelingen enz.) en de kennisgevingen die worden verzonden naar aanleiding van de besluitnamen (bijvoorbeeld om een kandidaat te informeren dat zijn voorstel werd aanvaard of verworpen). Al deze handelingen vinden plaats op het PLACE platform dat speciaal is bestemd voor overheidsopdrachten, via een aankoopprofiel dat eigen is aan de betrokken instelling.
Boven een bedrag van €25.000 excl. b.t.w. is de dematerialisatie niet verplicht, maar kunnen de openbare exploitanten wel kiezen om online te werken om redenen van eenvoud, doorstroming en kosten.
Dematerialisatie en gebruikmaking van elektronische handtekeningen
De dematerialisatie brengt met zich mee dat de wet ook het gebruik van de elektronische handtekening voorschrijft wanneer dit is vereist voor een online overgedragen document. De kandidaatstellingen en de inschrijvingen hoeven echter niet te worden ondertekend, behalve indien dit wordt opgelegd door de koper. De bevestiging van de gunning van een overheidsopdracht moet echt wel worden ondertekend: handgeschreven voorgedrukte documenten en op elektronische wijze voor documenten die gedematerialiseerd worden overgedragen. Feitelijk is de manier van overdracht bepalend voor de manier van ondertekening wanneer een handtekening is vereist.
We kijken nu even naar wat er gebeurt wanneer een elektronische handtekening noodzakelijk is.
Elektronische handtekening in het kader van een overheidsaankoop: hoe werkt dit?
Zodra er een elektrische handtekening nodig is voor het ondertekenen van de in het kader van een overheidsopdracht uitgewisselde documenten op verzoek van de koper, bepaalt de wet dat de uitvoering van voornoemde handtekening dient te gebeuren met inachtneming van de bepalingen van het besluit van 22 maart 2019.
Laten we ook even kijken naar wat dit besluit verder bepaalt, aangezien het duidelijke aanwijzingen geeft voor de te gebruiken ondertekeningsprocessen om de documenten elektronisch te ondertekenen die betrekking hebben op overheidsaankopen. De wet schrijft namelijk het gebruik voor van een geavanceerde digitale handtekening, die is geassocieerd met een gekwalificeerd certificaat.
De voorwaarden waaraan moet worden voldaan om documenten van een overheidsaankoop elektronisch te ondertekenen
Deze handtekening moet daarom voldoen aan twee voorwaarden:
- zij moet voldoen aan de eisen van de eIDAS-verordening als geavanceerde elektronische handtekening,
- en geassocieerd zijn met een gekwalificeerd elektronisch certificaat dat voldoet aan een norm die tenminste gelijkwaardig is aan die van het RGS-referentiesysteem (Référentiel Général de Sécurité) en die wordt afgegeven door een certificeringsautoriteit na een fysieke verificatie van de identiteit van de aanvrager.
De voordelen van een digitale handtekening
Door gebruik te maken van een gekwalificeerde elektronische handtekening kan deze worden gekoppeld aan een specifieke ondertekenaar, meestal een natuurlijke persoon die al dan niet een rechtspersoon kan vertegenwoordigen.
Voor de koper is dit een garantie van vertrouwen en veiligheid, aangezien de geavanceerde handtekening een van de hoogste ondertekeningsniveaus van de eIDAS-verordening heeft. Het certificaat vooraf verkregen moet worden is verplicht en koppelt de handtekening ondubbelzinnig aan de ondertekenaar door deze op onbetwistbare wijze identificeren en de authenticiteit van de ondertekende documenten te garanderen, waarbij enige latere wijziging detecteerbaar is. Ook is voor een elektronische handtekening het gebruik nodig van een tool voor het aanmaken van een handtekening, die wordt gekozen door de ondertekenaar die de eigenaar van het certificaat is. Wij merken hierbij tevens op dat de kopers in hun profiel moeten aangeven of zij gebruik willen maken van elektronische handtekeningen, welke documenten hiermee moeten worden ondertekend en wat het vereiste veiligheidsniveau zal zijn (niveau * tot *** in overeenstemming met het RGS-referentiesysteem). Dit zijn de regels die moeten worden gevolgd om deel te nemen aan gedematerialiseerde overheidsopdrachten.
