De gezondheidscrisis en de gevolgen daarvan op de bedrijfsvloer – massaal beroep op telewerk, online meetings, beperking van professionele verplaatsingen – hebben geleid tot een snellere digitalisering, en met name tot de invoering van de elektronische handtekening. Maar hoe zit het dan met human ressources?
In 2021 was de Franse markt van HRIS (Human Resource Information System) goed voor 3,4 miljard euro (een groei van ruim 8%). In 2022 heeft deze trend zich sterk doorgezet metnog eens 8% groei en in 2025 wordt een totaal bedrijfsvolume verwacht van 4,6 miljard. (bron Markess)
Terwijl digitalisering voor HR een van de drie prioriteiten vormt, is de digitale handtekening geleidelijk aaneen onmisbare tool geworden om alle HR-procedures te digitaliseren. In feite is de digitale handtekening een eenvoudige manier om uitwisselingen vlotter te laten verlopen, tijd te winnen, documenten te beveiligen maar ook om de mens terug naar de kern van de HR-functie te brengen en om het imago van de onderneming te veranderen. Overzicht van devoordelen van de elektronische handtekening voor de HR-managers.
Versnelling van de HR-procedures dankzij de elektronische handtekening
Het is geen verrassing dat de digitalisering een versnellingshefboom is voor uitwisselingen, wat dus ook tijdswinst betekent. Dat is zelfs een van haar kenmerken. Maar de elektronische handtekening gaat nog veel verder door de strategische procedures te digitaliseren, zoals de contract- en valideringsprocedures van documenten die verbonden zijn met de loopbaan van de werknemers. De digitale handtekening wordt namelijk toegepast op alle documenten die beheerd worden door human ressources:
- Rekrutering en onboarding: aanwervingsbelofte, arbeidsovereenkomst of uitzendovereenkomst, geheimhoudingsovereenkomst;
- Beroepsleven: loonfiche, uurrooster, onkostennota’s, attest van overhandiging materiaal, jaarlijks onderhoud, inschrijvingsformulier, bijlage bij de overeenkomst, saldo van elke rekening, arbeidsvergunning;
- Interne communicatie: bedrijfsbeleid, communicatie aan de werknemers, oproeping, notulen…
Het gebruik van de digitale handtekening verkort de tijd aanzienlijk bij de raadpleging, de ondertekening en de zending van documenten, ook wanneer ze vertrouwelijk en/of strategisch zijn. De ondertekenaars – medewerkers of sollicitanten – hoeven zich niet meer te verplaatsen of een lange en omslachtige werkwijze te volgen om een overeenkomst te downloaden, af te drukken en vervolgens terug te zenden. Ze kunnen ook een handtekening zetten terwijl ze onderweg zijn, vanaf een smartphone of tablet: zo weet HR, bijvoorbeeld, dat het document goed werd ontvangen en gelezen door een medewerker die aan het telewerken is of die op verplaatsing naar het buitenland is.
Sommige oplossingen (zoals Oodrive Sign) gaan zelfs nog verder door de mogelijkheid te bieden om een document offline te ondertekenen, dat dan verzonden zal worden zodra het toestel dat gebruikt wordt om de elektronische handtekening te zetten, opnieuw online is. Dit is de offline elektronische handtekening.
De beveiliging van elektronisch ondertekende documenten
Deze tijdswinst gaat gepaard met een verhoogde beveiliging van uitwisselingen, een essentiële factor voor human resources aangezien ze met gevoelige documenten te maken krijgen. De verhoogde beveiliging ligt bij het feit dat de elektronische handtekening niet gewoon een digitale versie van een handtekening is, maar op basis van deze handtekening kan ook de ondertekenaar geauthenticeerd worden en de integriteit van het document gegarandeerd worden.
Om deze twee punten goed te kunnen begrijpen, moeten we dieper ingaan op de werking van de elektronische handtekening. Deze is eigen aan een individu en wordt beschermd door een digitaal certificaatdat het document verzegelt op het ogenblik van de ondertekening, een soort van onuitwisbare “stempel” die geïntegreerd wordt. Niet alleen de identiteit van de persoon die ondertekent, wordt gevalideerd door het certificaat, maar daarnaast kan door deze “stempel” elke latere wijziging aan het document opgespoord worden, alsook elke eventuele verandering. Tenslotte staat de digitale handtekening een volledige traceerbaarheid toe, wat concreet betekent dat we altijd te weten kunnen komen wie, wat en wanneer ondertekend heeft.
Bijgevolg, als de elektronische handtekening dezelfde bewijskracht heeft als de handgeschreven handtekening, dan is deze ook nog eens veel veiliger. Te meer omdat documenten en bijhorende gegevens online bewaard worden op servers die op hun beurt beveiligd zijn… Maar opgelet: controleer of de softwareleverancier van de digitale handtekening wel degelijk uw gegevens in Frankrijk of in de EU bewaart (zoals dit het geval is voor oodrive_sign).
Verbetering van de productiviteit (via een efficiënte oplossing voor digitale handtekeningen)
Zolang een oplossing tijdswinst kan bieden zonder te moeten inboeten op de beveiliging, maakt ze de weg vrij voor een opmerkelijke verbetering van de productiviteit. Dit is het geval bij de elektronische handtekening voor human resources. In een functie waarbij de administratieve kant een groot deel van het werk vertegenwoordigt, dragen snellere en vlottere procedures bij tot de verkorting van de tijd die besteed wordt aan terugkerende taken met weinig toegevoegde waarde, zoals documenten afdrukken of digitaliseren.
Dat is nog meer het geval bij de automatisering die ondersteund wordt door de digitale handtekening. Voor de terugkerende documenten is het bijvoorbeeld mogelijk om modellen te creëren, om de zending, opvolging en archivering te automatiseren, door personaliseerbare Smartfields® toe te voegen om de gegevens te verzamelen binnen de HRIS (een innovatie die wordt aangeboden door de oplossingen van Oodrive). De medewerkers van human resources kunnen de bespaarde tijd wijden aan taken met een sterkere toegevoegde waarde, zoals rekrutering of opleiding. Bovendien beperkt de automatisering het risico op fouten en verlies van gegevens.
Optimalisering van het imago van de onderneming met de digitale handtekening
Nog een ander, niet te verwaarlozen voordeel van de elektronische handtekening voor HR: het onmiskenbaar positieve effect van de invoering van dergelijke technologie op het imago van de onderneming. In de eerste plaats voor de medewerkersdie zelf tijd besparen door de documenten elektronisch te ondertekenen en door het gebruik van papier te beperken (bijvoorbeeld wanneer er onkostennota’s verstuurd moeten worden), wat hun tevredenheid verhoogt.
Vervolgens ook voor de toekomstige werknemers waarbij de digitale handtekening een sterke onderscheidende factor is voor de organisaties. Maar zelfs al wint het systeem van de elektronische handtekening aan terrein, toch wordt deze technologie nog niet als standaard beschouwd. Het gebruik van dergelijke tool geeft de onderneming tevens een modern en innoverend imago, maar biedt ook een beeld van een onderneming die rekening houdt met de milieuproblematiek. Jonge werknemers zijn bijzonder gevoelig voor deze problematiek: een derde van hen vindt de ecologische cultuur van een onderneming een doorslaggevende factor in hun keuze van werkgever (bron).
Het wekt dan ook geen verbazing dat de elektronische handtekening een steeds belangrijkere plaats inneemt bij human resources: talloze HR-managers prijzen “de efficiëntie en snelheid” aan ten gevolge van de digitalisering van de HR-procedures, maar ook de “validiteit” en de “juridische tegenstelbaarheid” van de elektronische handtekening. Het is echter wel door de veiligheid, tijdswinst, productiviteit en het merkimago dat de digitale handtekening stilaan aan terrein wint. En het zijn deze zelfde redenen die ertoe leiden dat dit een onmisbare tool is voor human resources!
