Het is voor elke te implementeren tool voor de ontwikkeling van de kernactiviteiten essentieel om rekening te houden met het beleggingsrendement – de bekende Return on Investment (ROI) – die in elke directie doorslaggevend is. De ROI is namelijk de sleutel voor het nemen van strategische besluiten op het gebied van beleggingen en voor het efficiënt begroten van hulpbronnen. Indien u overweegt om de elektronische handtekening in te voeren vraagt u zich logischerwijze af wat het rendement van deze tool is. Wat is de ROI van online ondertekenen? Welke bezuinigingen kunt u maken door handgeschreven handtekeningen te vervangen door elektronische handtekeningen? We zullen er even naar kijken.
Hoe berekent men het beleggingsrendement van de elektronische handtekening?
De ROI (Return On Investment) is een tool waarmee twee waarden – meestal kosten en winsten – met elkaar kunnen worden vergeleken om vervolgens daarvan een rendementspercentage af te leiden. Deze indicator wordt in procenten uitgedrukt om een duidelijk idee te geven van de financiële voordelen geassocieerd met een proces, een tool of een investering. Hoe hoger de ROI, des te gunstiger de verhouding tussen inkomsten en kosten.
Er zijn twee manieren om het rendement van een elektronische ondertekeningstool te beoordelen: het online ondertekeningsproces vergelijken met dat van een handgeschreven handtekening en zo de concrete winst beoordelen ten opzichte van de eerste methode; of de ROI van de gedematerialiseerde handtekening als zodanig meten.
Elektronische handtekening vergeleken met de handgeschreven handtekening: een rendementsstrijd!
Laten we de twee processen vergelijken, om een directie te laten zien wat het belang is van een online ondertekeningstool. Hiervoor kijken we naar twee waarden:
- De gemiddelde jaarlijkse kosten van het proces dat gebruik maakt van een handgeschreven handtekening, door alle boekhoudingsvariabelen te integreren. Namelijk uitgaven voor papier, afdrukken (inclusief voor de aankoop van inkt- of tonercassettes, onderhoud van apparatuur enz.), portokosten (enveloppen, postzegels, koeriers enz.) en voor archivering (specifieke ruimte, aankoop van archiefkasten enz.).
- De gemiddelde jaarlijkse kosten van het ondertekeningsproces op afstand:prijs van de oplossing (betaling in contanten of abonnement), materiaal (computers,tablets of smartphones), onderhoud en aanverwante kosten.
De ROI wordt als volgt berekend:
(gemiddelde jaarlijkse kosten van de handgeschreven handtekening – gemiddelde jaarlijkse kosten van de elektronische handtekening) / gemiddelde jaarlijkse kosten van de elektronische handtekening x 100
Als proces nr. 1 u bijvoorbeeld € 20.000 per jaar kost en proces nr. 2 €15.000, levert dit een ROI van 33% op voor proces nr. 2.
Ondertekening op afstand: een rendabele investering?
Als u uw elektronische handtekeningoplossing heeft aangenomen, zou u er graag het globale rendement van beoordelen. De vraag is dan als volgt: ten opzichte van welke investering geldt de door deze tool gegenereerde winst?
Bereken deze ROI met de volgende formule:
(winst / verlies – beleggingskosten) / beleggingskosten x 100
De formule mag dan eenvoudig lijken, de berekening is het veel minder. Het is vrij makkelijk om de investeringskosten te achterhalen (deze komen overheen met het uitgegeven bedrag voor de aankoop van de tool of de licentie, waarbij nog de regelmatige kosten – onderhoud, aankoop van nieuwe functies enz. moeten worden opgeteld), maar het is veel moeilijker om de kosten of verliezen te beoordelen.
De voordelen verbonden aan de elektronische handtekening
Als men de kosten wil schatten die worden gegenereerd door het gebruik van een ondertekeningoplossing op afstand, moet rekening worden gehouden met vier variabelen:
- De bezuinigingen ten opzichte van de handgeschreven ondertekeningsprocessen (papier, afdruk, verzending, archivering).
- De productiviteitswinst voor de teams. Door de processen te vereenvoudigen en de taken te automatiseren wordt de levenscyclus van de te ondertekenen documenten namelijk versneld. Het resultaat is een netto vermindering van het aantal uren dat de werknemers besteden aan het beheer van deze documenten – dit zijn uren die het bedrijf geld kosten – maar ook een heroriëntering van de arbeidstijden aangezien het personeel zich voortaan kan richten op taken met een grote toegevoegde waarde. Om nog maar te zwijgen van het feit dat het risico op fouten of verlies zo goed als uitgesloten is.
- De voordelen die voortkomen uit de stijging van de verkoop ten opzichte van twee verschijnselen: de uitvoeringssnelheid (die het verwerken van de documenten dynamisch maakt en de potentiële klanten aanzet tot verbintenis) en de verbeterde klantervaring (die een beter bedrijfsimago met zich meebrengt).
- De manier waarop de oplossing wordt gebruikt: hoeveel documenten worden er maandelijks voor ondertekening verzonden en hoeveel personen maken gebruik van de tool.
De ROI van een handtekeningentool op afstand: bijvoorbeeld Oodrive Sign
De voor het berekenen van de ROI benodigde variabelen zijn in hoge mate afhankelijk van het bedrijf dat de oplossing implementeert. Van bepaalde variabelen kan echter de gemiddelde winst worden afgeleid, afhankelijk van de omvang van het bedrijf.
Men verkrijgt dan de volgende resultaten met Oodrive Sign:
- Een kleinbedrijf met 10 werknemers waarvan elk gemiddeld 15 te ondertekenen documenten per maand verzendt zal 8.100 euro per maand bezuinigen met een tijdwinst van een 0,6 voltijds equivalent. Als we uitgaan van een investering van € 9 per gebruiker en per maand, dat wil zeggen ongeveer € 1000 per jaar, waaraan nog € 500 aan diverse gevarieerde kosten dient te worden toegevoegd, dan is de ROI van Oodrive Sign alleen al vanuit financieel standpunt 440%!
- Een KMO met 50 werknemers waarvan elk gemiddeld 40 te ondertekenen documenten per maand verzendt, zal 108.000 euro per maand bezuinigen met een tijdwinst van een 7,7 voltijds equivalent. Met 5.400 euro kosten per jaar + ongeveer 2.600 euro aan diverse kosten is de ROI van Oodrive Sign 1.250%!
Hoe hoger namelijk het te ondertekenen aantal documenten en hoe groter het aantal werknemers dat gebruikmaakt van handtekeningen op afstand, des te meer draagt de tool bij tot bezuinigingen van grote omvang.
Ongeacht de omvang van het bedrijf is het gebruikmaken van Oodrive Sign rendabel vanuit een economisch standpunt, zonder zelfs te spreken van het positieve effect op het merkimago. Door van tevoren uw theoretische ROI te berekenen kunt u deze cijfers voorleggen aan uw management en aantonen dat de implementatie van een elektronische ondertekeningstool gewoonweg onmisbaar is!
