In een context waar digitale transformatie, de dreiging van cyberaanvallen en hybride vormen van werken voortaan onontkoombare elementen zijn voor bedrijven, zijn er de afgelopen jaren meerdere trends op het gebied van governance-vergaderingen verschenen. Ontdek om welke trends het gaat en welke uitdagingen en gevolgen hieraan zijn verbonden.
De algemene trend van hybride vergaderingen
Een van de gevolgen van de gezondheidscrisis was de ontwikkeling van hybride vormen van werken. In dit kader en in deze onzekere periode was de versnelling van hybride governance-vergaderingen mogelijk, die sinds de Verordening nr. 2020-321 van 25 maart 2020[1] een wettelijk kader hebben dat de digitalisering van strategische vergaderingen (algemene vergadering, governance-vergaderingen, remuneratiecomités enz.) bevordert.
Hiernaast hebben de maturiteit van de middelen om online samen te werken en de verspreiding van telewerken bijgedragen tot de opkomst van gespecialiseerde oplossingen voor hybride governance-vergaderingen. Vanuit functioneel standpunt kunnen deze middelen met behulp van de zogenaamde “MVP” (Minimum Viable Product) functies, die essentieel zijn voor de oplossing worden ingedeeld. Zo zijn er onder meer een geïntegreerde videoconferentie, een ultra-beveiligde chatfunctie, een “multi-apparaat” tool (ingelogd-uitgelogd) of een versterkte beveiligde toegang en vertrouwelijkheid van data enz.
“Papierloos” werken, voor meer veiligheid
Naast de milieu-uitdagingen verbonden aan dematerialisatie is ook de strategie van papierloos werken een onontkoombare trend geworden.
Het gebruik van afdrukken op papier kan namelijk een belangrijke veiligheidslek vormen voor vele bedrijven, met name als het gaat om documenten die vertrouwelijke informatie bevatten met betrekking tot governance-vergaderingen. Geavanceerde oplossingen voor online governance-vergaderingen onderscheiden zich door essentiële veiligheidsfuncties zoals de mogelijkheid van beperkte afdrukken afhankelijk van het profiel van de gebruiker en van het document — met de toekenning van rechten tot inzage, annotatie en afdruk binnen een traceerbaarheidsysteem voor de documenten — follow-up van wijzigingen door waarschuwingsberichten, mogelijkheid om afdrukken maken met watermerken of het stellen van strengere eisen voor de beveiliging van opgeslagen documenten en bijlagen van de vergaderingen.
“In plaats van honderden pagina’s af te drukken voor elke vergadering biedt Orange Belgium de mogelijkheid om documenten op een enkele online locatie te bewaren die eenvoudig toegankelijk is. Op deze wijze hebben de leden van de Raad van bestuur alle documenten binnen handbereik en kunnen zij deze inzien wanneer dit nodig is.” — Jelle Jacquet, Adjunct-hoofd Personeelszaken, Orange België
De integratie van open middelen in de ecosystemen van bedrijven
Het integreren van governance-vergaderingoplossingen die zijn verbonden met andere toepassingen die binnen een bedrijf worden gebruikt is een trend van het SaaS-model. Samenwerkingsmiddelen met de hoogste maturiteit zijn namelijk in staat om zich volledig te integreren van activiteitenoplossingen in het bestaande ecosysteem aan de hand van API of andere middelen, zonder de processen te verstoren. Zo kan bijvoorbeeld voor een governance-vergadering Microsoft teams worden geïntegreerd in de organisatie van beveiligde vergaderingen.
Ook kunnen Cloud-interfaceprogramma’s eenvoudig worden geïntegreerd in het ecosysteem van een bedrijf (SSO-toegang via het bedrijfsportaal of het intranet van het bedrijf enz.) Met betrekking tot cloud-oplossingen is het aanbod van soevereine partnerapplicaties (d.w.z. in een Europees juridisch kader) een groeiende trend.
Vele technische trends of die een algemene band met het bedrijf hebben brengen gevolgen met zich mee voor governance-vergaderingen. Zij hebben directe gevolgen op de oplossingen die worden gebruikt voor online governance-vergaderingen en stellen besluitvormers in staat om te kiezen voor oplossingen met de hoogste maturiteit.
Maak kennis met de Oodrive Meet oplossing
[1] https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000041755899/
