In un contesto in cui la trasformazione digitale, la minaccia di attacchi informatici e il lavoro ibrido sono ormai elementi imprescindibili per le organizzazioni, nuove tendenze sono apparse negli ultimi anni in materia di riunioni di governance. Scopriamole, insieme alle sfide e agli impatti associati ad esse.
La generalizzazione delle riunioni ibride
Una delle conseguenze della crisi sanitaria è stata lo sviluppo del lavoro ibrido. In uno stesso slancio, questo periodo delicato ha così permesso l’accelerazione delle riunioni di governance ibride, beneficiando poi dell’ordinanza n°2020-321 del 25 marzo 2020[1] in un quadro legale propizio alla digitalizzazione delle riunioni strategiche (assemblee generali, riunioni di governance, comitati per le retribuzioni…).
Inoltre, la maturità degli strumenti collaborativi online, così come la generalizzazione del telelavoro, hanno facilitato la comparsa di soluzioni dedicate alle riunioni di governance ibride. Da un punto di vista funzionale, le cosiddette “MVP” (Minimum Viable Product), vale a dire essenziali per la soluzione, permettono ormai di classificare questi strumenti. Per esempio, l’esistenza di uno strumento di videoconferenza integrato e chat ultra sicuri, di uno strumento “multi device” (collegato-scollegato) o ancora del livello di miglioramento della sicurezza di accesso e della riservatezza dei dati, ecc.
Il concetto di « zero carta», per una sicurezza maggiore
Al di là della sfida ambientale legata alla digitalizzazione, la strategia «zero carta» si impone anche come tendenza imprescindibile.
Infatti il ricorso alla stampa in formato cartaceo costituisce una falla nella sicurezza considerevole per un grande numero di organizzazioni, in particolare quando si tratta di documenti che contengono informazioni riservate in relazione a una riunione di governance. Ecco come le soluzioni avanzate per le riunioni di governance online si distinguono per funzionalità essenziali di sicurezza come le possibilità di stampa più restrittive in base al profilo dell’utente e del documento, attribuzione di diritti di visualizzazione, di annotazioni e stampa in un sistema di tracciabilità dei documenti, revisioni delle modifiche con sistemi di notifica, la possibilità di stampare con filigrana o ancora l’aumento delle esigenze relative alla messa in sicurezza di archiviazione dei documenti e degli allegati associati alle riunioni.
«Invece di stampare centinaia di pagine a ogni riunione, Orange Belgium presenta la documentazione in una sola posizione, online e di facile accesso. Questo permette ai membri del Consiglio di Amministrazione di evitare tutta la documentazione a portata di mano e di consultare solo quello di cui hanno bisogno.» — Jelle Jacquet, Vicedirettore del personale, Orange Belgique
L’integrazione di strumenti aperti a ecosistemi aziendali
L’integrazione di soluzioni di riunioni di governance connesse ad altre applicazioni utilizzate in un’organizzazione è una tendenza del modello SaaS. Infatti, gli strumenti collaborativi più avanzati sono in grado di integrarsi perfettamente nell’ecosistema di soluzioni esistente in un’organizzazione, tramite API o altro, senza compromettere i processi. Nel caso dello strumento per le riunioni di governance si tratta, per esempio, di Microsoft Teams per l’organizzazione di riunioni in sicurezza.
Inoltre è possibile integrare semplicemente delle interfacce cloud nell’ecosistema di un’organizzazione (accesso SSO tramite il portale interno o l’intranet dell’azienda,…). Va fatto notare che in materia di cloud la scelta delle applicazioni partner sovrane, vale a dire che rientrano in un quadro giuridico europeo, è una tendenza emergente.
Sono quindi diverse le tendenze a livello tecnico in linea con la società in senso generale che hanno effetti sulle riunioni di governance. Queste hanno un impatto diretto sulle soluzioni di riunioni di governance online e permettono ai decisori di differenziare le più mature.
