Se la pandemia mondiale ha accelerato considerevolmente la trasformazione digitale delle aziende, ha anche modificato profondamente il modo di comunicare e la tipologia di scambi nell’ambito di queste organizzazioni. In base a uno studio compiuto dall’Ifop, il 51% delle riunioni si svolge ormai online. Cifre da mettere a confronto con l’aumento degli attacchi informatici nel 2021 e nel primo trimestre del 2022. Infatti, per quanto possa essere più strano di quanto possa sembrare, le riunioni di governance sono ancora il parente povero della sicurezza. Secondo uno studio di Forrester, in Europa il 50% degli scambi tra i membri di una boardroom si effettuano…nell’ambito di messaggi privati. Selezionare bene lo strumento di gestione è dunque essenziale per facilitare, ottimizzare e mettere in sicurezza questo tipo di riunioni. Ecco qualche consiglio per non sbagliare.
Uno strumento che facilita realmente gli scambi e le discussioni
Le riunioni possono moltiplicarsi, fare in modo che siano realmente utili e vantaggiose sul lungo termine resta un esercizio pericoloso. Questa è la ragione per cui è importante essere particolarmente attenti a quale strumento di gestione possa realmente facilitare le discussioni e gli scambi, senza peraltro complicare la vita quotidiana di chi lo utilizza. Uno strumento intuitivo, semplice e unico aumenterà la pertinenza degli scambi e permetterà a tutti di concentrarsi su quello che conta veramente. Quindi, pensate a verificare che la vostra soluzione offra la possibilità di definire un ordine del giorno e di unire i documenti necessari per il corretto svolgimento della riunione. Deve ugualmente permettere una collaborazione rapida e pertinente, per esempio, consentendo di prendere nota degli stessi documenti prima delle riunione. Allo stesso modo, pensare alla gestione dei resoconti. Rendere questi documenti utili facilitando il loro accesso a tutte le persone interessate.
Verificare che la riservatezza degli scambi sia rispettata
Come abbiamo visto, la sicurezza e la riservatezza degli scambi sono essenziali per la vostra azienda. Questo argomento deve essere preso sul serio, è essenziale che lo strumento che scegliete risponda a esigenze elevate. Per questo potete verificare quali server hanno ottenuto una certificazione ANSSI (Agenzia nazionale per la sicurezza dei sistemi informatici). Allo stesso modo, l’accesso allo strumento di gestione deve rispondere alle norme di sicurezza più rigide: password unica e compatibilità con soluzioni hardware come FaceID o TouchID sono necessarie. Sappiate anche che le soluzioni si possono adattare alle particolarità della vostra organizzazione e quindi rispettare il regolamento interno della vostra organizzazione.
Assicuratevi di accompagnare l’organizzazione dei membri della boardroom
Trovare una fascia oraria che sia comoda a tutti i membri di una governance può rapidamente ricordare un percorso a ostacoli. La minore disponibilità in questi orari già caricati viene presa d’assalto. Per facilitare l’invio degli inviti, è importante scegliere uno strumento di gestione che sia in grado di identificare i momenti opportuni e di agire rapidamente in caso di annullamento o modifica.
Inoltre, un accesso costante e intuitivo ai documenti del codir, del comex e di altri consigli di amministrazione è essenziale affinché ciascun membro possa svolgere le proprie funzioni senza perdite di tempo. Scegliete uno strumento che faciliti la gestione dei diritti di ogni utente, ma anche quelli dei documenti. Questo è il migliore mezzo per garantire una collaborazione fluida e adeguata. Chiunque deve essere in grado di essere avvertito e quindi di ricevere le informazioni che lo riguardano in funzione della propria sfera d’azione e delle proprie responsabilità. Per questo è indispensabile un sistema di invio delle notifiche.
Scegliete una soluzione che si integrerà facilmente nell’ambito della vostra azienda
Finiti i tempi o le soluzioni che si accumulavano e si aggiungevano fino all’esaurimento dei quadri e dei collaboratori. Le vostre squadre sono abituate a usare certi strumenti come Teams? Facilitate loro la vita scegliendone uno che sia compatibile e che si integri facilmente nella loro quotidianità e nella loro organizzazione. Allo stesso modo, selezionate uno strumento in cui l’API vi permetterà un’integrazione perfetta per guadagnare ulteriormente in efficacia e semplicità.
Attirate i dirigenti delle prossime generazioni
Se accogliamo la nuova generazione di dirigenti, i consigli di amministrazione saranno sempre più composti da gente sotto i 40 anni. Questi dirigenti sono a caccia di tecnologia e sono particolarmente attenti all’organizzazione delle strutture in cui si integrano. Tenere conto dei consigli di amministrazione precedenti vi permetterà di catturare l’attenzione e di mantenere i migliori dirigenti del settore.
