Le partage de fichiers
La notion de « partage de fichiers » englobe l’ensemble des processus et outils permettant aux collaborateurs d’accéder aux documents de l’entreprise et de les diffuser auprès d’interlocuteurs internes ou externes.
Tous les contenus numériques utilisés par une organisation – images, vidéos, textes, tableaux, présentations, etc. – doivent pouvoir être facilement modifiés et partagés, mais aussi stockés, centralisés et sécurisés, y compris dans le cadre d’un accès et d’une utilisation à distance (en mobilité). Et ce, indépendamment de la taille du fichier.
Dans ce but, il est indispensable d’implémenter une solution adaptée : un logiciel de partage de fichiers avec stockage dans le cloud.
Ce dernier permet de maximiser la protection et la bonne utilisation des contenus sensibles, mais aussi d’optimiser le travail en équipe et, in fine, de booster la productivité globale de l’entreprise.
Le partage de fichiers comme pilier de la productivité
Pour gagner en performance, une entreprise doit s’appuyer sur deux piliers. Le premier, c’est la collaboration – la capacité des collaborateurs à travailler en équipe et à communiquer entre eux. Le second, c’est le partage de fichiers – la modification et l’envoi de documents à des interlocuteurs au sein ou en dehors de l’entreprise. Ces deux piliers sont intrinsèquement liés puisque le partage rapide et sécurisé des informations est la clé de l’approche collaborative : seule une bonne communication entre les membres d’une équipe, ou entre les participants à un même projet, permet de booster la productivité.
Faciliter le partage en toutes circonstances
Les modes de travail et de collaboration ont beaucoup évolué.
De nombreux paramètres compliquent la communication au sein d’une même équipe : la diversité des formats et des tailles de fichiers, la dispersion géographique des collaborateurs, l’usage que chaque acteur du projet fait des documents, les différences de maturité digitale, le degré de sensibilité des contenus…
Les processus de partage de fichiers doivent tenir compte de ces paramètres et de la variété des usages.
Une solution de partage doit être pensée pour être prise en main facilement, par tous les types d’utilisateurs, et pour s’adapter à tous les usages et formats de fichiers possibles tout en assurant à maximum de sécurité aux contenus partagés.
Sécuriser les fichiers sensibles
La protection des fichiers partagés est une préoccupation majeure des entreprises. Les deux-tiers des organisations estiment que le partage de fichiers en ligne représente un danger (selon une étude du Ponemon Institute), et pour une raison simple : la plupart d’entre elles utilisent des outils cloud grand public, pratiques et faciles à prendre en main, mais inadaptés aux usages professionnels et aux exigences de sécurité afférentes.
La seule manière d’assurer la sécurité des données échangées consiste à s’assurer que la solution implémentée propose le chiffrement des informations de bout en bout, un système de double authentification, une gestion poussée des droits d’accès, et l’hébergement des données dans des datacenters souverains et sécurisés.
Partager des documents sans limite de taille
Un autre enjeu du partage de fichiers a trait à la taille des fichiers à transférer. Les messageries classiques et les solutions de partage grand public imposent des limites drastiques en ce qui concerne le poids des documents à transmettre.
Même s’il est possible de sortir le portefeuille pour bénéficier d’une rallonge en termes de stockage, la sécurisation des fichiers volumineux n’est pas toujours assurée comme il se doit.
Là encore, le recours à une solution professionnelle de partage de fichiers offre une réponse circonstanciée : un tel outil permet de partager des documents sans se soucier de leur taille, en toute simplicité, et rapidement.
Partagez vos fichiers en toute simplicité et protégez vos données sensibles
Optez pour une solution de partage de fichiers facile à prendre en main par l’ensemble des utilisateurs, garantissant la sécurité des documents, et permettant d’y accéder depuis n’importe où.
« Les solutions doivent répondre à des réglementations de plus en plus strictes, tout en étant aussi simples d’utilisation que les outils habituels. Oodrive offre une expérience similaire à notre précédente suite de productivité, de sorte que les utilisateurs peuvent commencer à naviguer tout de suite, sans se perdre. »
