Comment faire une signature électronique ?
La signature électronique s’est imposée comme un outil incontournable au sein des entreprises. Elle garantit la conformité de vos documents et représente un gain de temps considérable dans le processus de signature. Découvrez comment faire une signature électronique à valeur juridique avec la solution Oodrive Sign.
Créer une signature électronique : la question préalable du certificat
Avant d’entrer dans le vif du sujet et expliquer comment créer une signature en ligne, il est indispensable d’apporter deux précisions.
D’abord, la signature électronique n’est pas un simple équivalent numérique de la signature manuscrite : signer sur l’écran d’une tablette tactile ou scanner votre signature habituelle pour l’apposer sur un document dématérialisé ne suffit pas.
Il convient donc d’utiliser un logiciel de signature électronique. La démarche permettant de générer, puis d’utiliser une e-signature, est bien plus complexe (mais aussi – et c’est le but – bien plus sécurisée).
Ensuite, la valeur juridique d’une signature électronique (identique à celle d’une signature manuscrite) repose sur deux conditions :
L’identité du signataire : elle doit être vérifiée par le biais d’un certificat électronique (délivré par une Autorité de Certification). Cette signature doit être apposée via un outil spécifique – par exemple, un portail web dédié – qui permet de sceller l’engagement du signataire et de garantir l’intégrité du document signé.
Une fois le certificat ad hoc en votre possession, et l’accès à une plateforme sécurisée paramétré, vous pouvez signer et faire signer vos documents dématérialisés (PDF, Word, tout autre document).
Comment créer et faire une signature électronique avec Oodrive Sign ?
Choisissez vos documents à faire signer et déposez-les dans l’interface Oodrive Sign.
Ajoutez le ou les signataires, puis optez pour le mode de signature : en face à face, à distance ou bien les deux si plusieurs signataires ont des besoins ou impératifs différents.
Oodrive Sign génère le PDF finalisé tel qu’il doit être présenté, lu et signé. La solution collecte ensuite les signatures électroniques de chacun des signataires.
Le tiers de confiance, certifie et horodate le ou les documents et ses éventuelles annexes ainsi que l’identité de chacun des signataires. Le document est ensuite scellé puis archivé avec ses éléments. Vous trouverez votre dossier de preuves dans le back office.
Une fois la demande de signature remplie sur la plateforme, chaque signataire reçoit un email l’invitant à consulter le ou les document(s) envoyé(s) en attente de signature.
Comment faire une signature électronique en tant que signataire ?
Dans la notification que vous avez reçue, cliquez sur le lien intégré ou copiez-le dans votre navigateur web.
Sur l’interface de signature électronique Oodrive Sign, visualisez le(s) document(s) à signer et accédez à l’outil de signature, tout en bas à droite de la page.
Cochez la case « J’accepte les CGU » pour valider la demande. Le cas échéant, vous pouvez rejeter cette demande et notifier votre décision à l’émetteur.
Si les CGU sont acceptées, un SMS comprenant un code de vérification unique à six chiffres est envoyé sur votre téléphone portable.
Inscrivez le code dans le champ approprié et cliquez sur le bouton « Signer ».
Enfin, vérifiez le statut de votre signature en cliquant sur le bouton ad hoc. Vous avez terminé, votre document est signé !
Vous savez désormais comment faire une signature électronique sur Oodrive Sign, tant du côté de l’émetteur de la demande, que du côté du signataire. C’est une démarche simple, rapide et sécurisée pour signer et faire signer vos documents en ligne.
Outil de signature électronique de confiance pour les professionnels. Fluidifiez votre activité et gagnez du temps avec la signature en ligne.
Dans quels cas la signature électronique est-elle utilisée ?
La signature électronique permet de signer et de faire signer tous types de documents, dès lors qu’ils existent en format numérique : contrat, facture, fiche de paie, devis, etc.
Pratique et facile à apposer, elle peut être utilisée dans tous les cas de figure (par exemple, dans le cadre de la transformation numérique d’une entreprise, ou dans l’optique de réaliser des économies par le biais de la dématérialisation) et dans tous les domaines d’activité (Juridique, Immobilier, Ressources Humaines, Finance, Achats, etc.)
Dans certains cas, comme les appels d’offres des marchés publics, les entreprises sont dans l’obligation d’utiliser la signature électronique.
Quels sont les bénéfices
de la signature électronique ?
En plus de simplifier les processus de signature, la signature électronique apporte son lot de bénéfices :
La sécurité :
La signature électronique est infalsifiable, inaltérable, irrévocable et non-réutilisable. Elle permet d’identifier le signataire de façon certaine, et garantit l’intégrité et la conformité du document en le scellant au moment où le signataire donne son consentement. Ce qui la rend bien plus sûre que la signature manuscrite. Veillez à adoptez une solution souveraine et en conformité avec le règlement eIDAS.
Le gain de temps :
Une signature électronique se fait en un instant et en quelques clics, quand une signature manuscrite peut prendre des heures, voire des semaines si les signataires ne sont pas sur place.
La facilité d’utilisation :
Vous signez en quelques clics, avec une plateforme intuitive et simple d’utilisation.
La simplification des échanges :
Dès lors que vous savez comment faire une signature électronique, vous pouvez traiter en toute simplicité avec des intervenants installés à des milliers de kilomètres de distance, et signer tous les documents indispensables en toute sécurité.
La réduction des coûts :
vous éliminez du processus de signature toutes les démarches physiques coûteuses (impression des documents, transmission par courrier ou par coursier…), et le gain de temps à lui seul vous permet de faire de belles économies.
« La solution Oodrive Sign aide nos clients à relever le défi de la dématérialisation des signatures. Outre des procédures plus rapides, l’utilisation de cet outil permet de réduire le nombre de documents et d’optimiser l’archivage. Il n’y a donc que des bénéfices ! »
