Quels sont les avantages des logiciels de partage et comment le choisir ?
Le partage des documents et la collaboration sont des piliers incontournables de la performance des entreprises.
L’utilisation d’une solution de partage permet de fluidifier les échanges et de suivre attentivement la progression d’un projet.
Mais attention : pas n’importe quelle solution ! Car si le principe du « sync and share » (synchroniser et partager) s’est largement démocratisé, les outils grand public sont loin de pouvoir répondre aux problématiques des entreprises, notamment en termes de sécurisation des envois, de volume des fichiers et de suivi des projets.
Qu’est-ce qu’un logiciel de partage de fichiers ?
Comme son nom l’indique, un logiciel de partage est un outil conçu spécifiquement pour optimiser le transfert de fichiers d’une machine à une autre. On parle aussi, plus globalement, de plateforme collaborative de partage en ligne : il s’agit d’un espace digital où sont centralisés les documents de l’entreprise, et auquel les utilisateurs peuvent accéder (en fonction de leurs droits) pour modifier ces fichiers et les transférer à d’autres interlocuteurs sans passer par une messagerie ou une application externe.
Ce type d’outil embarque des fonctionnalités utilitaires (modification, partage, synchronisation des fichiers, accès à distance, suivi des projets) et sécuritaires (chiffrement des données, authentification forte). Le tout directement sur internet. De fait, en parlant d’un logiciel de partage, on fait généralement référence à un outil cloud – qui sauvegarde les données sur le web plutôt que sur des supports physiques ou des serveurs locaux.
Quels sont les avantages apportés par un logiciel de partage ?
Les solutions collaboratives de partage se sont démocratisées et sont de plus en plus utilisées par les entreprises. Elles offrent de nombreux avantages :
- Optimisation de la gestion et du suivi de projet : centralisation des fichiers sur une même interface, et synchronisation des documents sur tous les postes de travail pour une collaboration améliorée.
- Hausse de la productivité : accélération des processus et des échanges, simplification et harmonisation des pratiques, fluidité dans le travail collaboratif, échange des documents à distance.
- Gain de temps : réduction des échanges entre les collaborateurs, remontée automatique des informations au gestionnaire de projet.
- Sécurisation des documents : réduction des risques de vol, de perte, d’altération ou de piratage ; chiffrement des données ; double authentification pour accéder aux fichiers.
- Stockage sur le cloud : les données ne pèsent pas sur les infrastructures internes, et il n’y a aucune limite de taille ou de volume à respecter.
- Réduction des coûts : utilisation d’une seule solution de partage pour toute l’entreprise, plutôt que des outils variés ; économies réalisées sur les infrastructures internes et la maintenance.
Une solution adaptée à vos besoins professionnels
Les solutions collaboratives de partage utilisées dans les entreprises sont encore trop souvent issues des usages des particuliers.
Ce sont, en somme, les mêmes outils dont les utilisateurs se servent à la maison. Simplement, ceux-ci sont mal adaptés aux besoins des organisations, et notamment à leurs exigences de sécurité – c’est d’autant plus vrai si les contenus manipulés sont considérés comme « sensibles » et demandent à bénéficier d’un cadre sécuritaire rigoureux.
Dans certains cas de figure, il est donc indispensable d’opter pour un logiciel de partage pensé pour les professionnels.
Ces solutions pensées pour l’entreprise sont conçues pour des usages quotidiens et sécurisés, impliquant de gros volumes d’échanges.
Une telle solution permet de partager des fichiers en grand nombre, volumineux, dans tous les formats, tout en garantissant la sécurité et l’intégrité des données, ainsi que la confidentialité des échanges.
Elle contribue également à la fluidité de la gestion de projet et à la rapidité des processus.
Accéder à vos documents tout le temps et partout
La centralisation des données sur un logiciel de partage unique permet aux utilisateurs d’accéder aux documents à tout moment, où qu’ils soient et depuis n’importe quel appareil. Cette notion de disponibilité est en effet au cœur du problème : un collaborateur ayant besoin d’un fichier doit pouvoir y accéder, y apporter des modifications, et le transférer à qui de droit, en toutes circonstances. De plus, chaque collaborateur doit être en mesure de s’assurer que la version du fichier qu’il a devant les yeux est la bonne – et que les actions réalisées en amont ont été synchronisées sur tous les postes de travail.
Votre logiciel de partage doit assurer la sécurité des données et des accès
Pour nombre d’entreprises, et notamment pour celles qui manipulent des données sensibles, la sécurité est le critère déterminant. Un logiciel de partage doit donc offrir des garanties solides en matière de sécurité, de confidentialité et d’intégrité des documents et des informations échangées. Il doit permettre de…
- Gérer les droits d’accès des utilisateurs,
- Authentifier formellement les collaborateurs qui accèdent à la plateforme (via un mécanisme d’authentification renforcée),
- Garantir la confidentialité des échanges (par le chiffrement des données),
- Suivre les opérations réalisées,
- Préserver l’intégrité des documents,
- Stocker les données sur des serveurs sécurisés (certification ISO 27001),
- Assurer la souveraineté des données (serveurs installés dans un pays membre de l’Union européenne).
Votre solution de partage de fichiers doit donc être adaptée à vos besoins professionnels, assurer la disponibilité des documents en toutes circonstances et de façon optimale, et offrir un maximum de garanties.
« Les solutions doivent répondre à des réglementations de plus en plus strictes, tout en étant aussi simples d’utilisation que les outils habituels. Oodrive offre une expérience similaire à notre précédente suite de productivité, de sorte que les utilisateurs peuvent commencer à naviguer tout de suite, sans se perdre. »
