Rhoni Group accélère ses processus de gestion des contrats de travail grâce à une solution de signature en ligne

450

salariés

Solution déployée

contrats digitalisés par mois

“Oodrive Sign est la dernière étape de notre processus de transformation : la solution est principalement utilisée au sein de Rhonis, mais nous prévoyons de la déployer rapidement sur l’ensemble du groupe. Une chose est certaine au vu des avantages que nous apporte cet outil, c’est qu’on ne pourrait plus revenir en arrière.”

Philippe Galera,

Directeur général, Rhoni Group

Basé à Brignais, dans le Rhône, Rhoni Group propose des services de facility management adaptés aux besoins des entreprises, en s’appuyant sur ses différentes sociétés. Ses prestations concernent notamment l’hygiène, la maintenance et la propreté industrielle (Rhonis), ainsi que les travaux du bâtiment second œuvre et la rénovation énergétique (Rhonibat). La troisième société du groupe, Rhon-concept, joue le rôle de contractant général et de bureau d’études.

Rhoni Group s’est engagé depuis plusieurs années dans une démarche de digitalisation complète des processus métiers. Le groupe s’appuie sur un système intégré (Sage) pour effectuer la grande majorité de ses opérations quotidiennes en matière de comptabilité, de facturation, de ressources humaines et de paie. Il manquait toutefois, pour compléter cette transformation, une brique essentielle : la dématérialisation des contrats de travail, rendue possible grâce à la solution de signature électronique Oodrive Sign.

Pour Philippe Galera, Directeur général de Rhoni Group, la mise en place de la solugion Oodrive Sign a permis au groupe de parfaire sa démarche de digitalisation dans un contexte post-Covid où les règles ont changé… sans retour en arrière possible.

Nous allons voir comment Rhoni Group a sélectionné Oodrive Sign et comment s’est déroulée l’implémentation de la solution.

Le casse-tête de la gestion des contrats de travail à distance

Dans le secteur du facility management, dont les métiers sont délocalisés, la gestion dématérialisée des contrats représente un enjeu majeur. Au sein de Rhoni Group, la mobilité est la norme, et l’essentiel de la communication se fait à distance entre le siège social et les différents sites, nombreux et géographiquement éparpillés (220 dans le département du Rhône). La rigueur des processus administratifs mis en place pour assurer la bonne gestion des contrats de travail faisait perdre aux ressources humaines un temps précieux. Et puisque la dématérialisation était déjà actée pour les autres documents administratifs – notamment la contractualisation client, les devis, les factures et les paies – il était logique d’inclure les contrats en interne au processus.

C’est avec cet objectif en tête que Philippe Galera est parti à la recherche d’une solution de signature électronique adaptée aux besoins du groupe. « Nous n’avions qu’une seule exigence, celle que l’outil dispose d’un système de notification par SMS. Il fallait pouvoir notifier facilement les personnes qui ne possèdent pas d’adresse électronique ou qui, pour n’importe quelle raison, n’ont pas le désir de la communiquer. » Alors qu’il démarre son benchmark des logiciels du marché, il est contacté par les équipes d’Oodrive. « Un commercial m’a sollicité précisément au moment où j’explorais les possibilités offertes par les outils du marché. C’est ce qu’on appelle un bon timing ! »

Oodrive Sign contribue à accélérer les processus de signature en les intégrant aux flux de travail, tout en assurant la sécurité des documents signés et en garantissant la valeur probatoire des signatures (dans le respect de la réglementation sur la protection des données), au sein d’une infrastructure fiable et à l’abri des interférences extérieures. La solution permet d’optimiser les processus métiers, de gagner du temps avec des workflows adaptés au secteur d’activité, et de réduire les coûts. C’est aussi la seule solution du marché à embarquer la fonctionnalité souhaitée par Rhoni Group : les notifications sur téléphone.

“À travers Oodrive Sign, nous profitons d’une rapidité d’exécution et d’une sécurité accrues dans la gestion électronique des contrats de travail. Pour nous, cela représente une trentaine de contrats par mois.”

Philippe Galera,

Directeur général, Rhoni Group

Une mise en place rapide

Le déploiement de la solution Oodrive Sign s’est déroulé dans un laps de temps très court : en quelques semaines dans le courant du mois de janvier 2022. Philippe Galera revient sur ce timing : « À l’origine, nous avions planifié un déploiement en 2021 pendant la période post-Covid, mais cela ne s’est pas fait pour des raisons organisationnelles. Début 2022, nous étions donc confrontés à un impératif : mettre en production la solution dans les meilleurs délais. »

Dès le 14 janvier, l’équipe Customer Success Management d’Oodrive organise des sessions de prise en main de l’outil à destination des utilisateurs finaux, en présence de Philippe Galera, de Géraldine Royer (la gestionnaire RH) et de Jérémy Pierron (le directeur d’exploitation). Un défi majeur se pose alors : s’assurer que la solution sera adoptée… et employée au quotidien ! À ce titre, les utilisateurs rencontrent quelques difficultés lors des premiers essais : l’appréhension de l’interface prend un peu de temps, et des soucis de paramétrage contraignent à refaire la mise en page des contrats de travail. Heureusement, la pédagogie et la réactivité de l’équipe CSM permettent aux utilisateurs de franchir rapidement le cap d’apprentissage.

« Au moment de mettre en place un nouvel outil, il y a forcément des obstacles qui se présentent côté métier », souligne Philippe Galera. « Le paramétrage des Smartfields [des champs intégrés aux documents et remplis automatiquement] a été plus long que prévu. Mais, une fois la solution mise en production et les ajustements réglés, l’accompagnement d’Oodrive a permis de mettre rapidement en place la solution. Et, aujourd’hui, Géraldine [Royer] jure qu’elle ne pourrait plus s’en passer ! »

Rapidité des flux

L’utilisation d’Oodrive Sign fait gagner un temps précieux aux équipes RH dans la gestion des contrats de travail. La solution permet d’accélérer et de sécuriser la contractualisation.

Conservation des documents

L’accès au coffre-fort numérique d’Oodrive permet d’archiver les documents internes dans un espace sécurisé. Les données sont stockées sur des serveurs installés en France, soumis aux lois européennes en matière de protection des informations.

Traçabilité des actions

Toutes les actions réalisées au sein d’Oodrive Sign (diffusion des documents, modifications, annotations, signatures…) sont enregistrées et peuvent être vérifiées plus tard. Cette traçabilité confère aux équipes RH un contrôle total sur l’ensemble du processus.