Le Conseil départemental de Haute-Vienne adopte la solution Oodrive Work pour son PCA et sécuriser les partages de fichiers avec ses partenaires.

directions impliquées dans le PCA

Solution déployée

195

communes utilisatrices

« Vu la sensibilité des données traitées par le Conseil départemental, il est très important d’utiliser une solution souveraine, sécurisée et recommandée par l’ANSSI. Oodrive Work répond à tous ces critères, avec en plus une rapidité et une agilité dans le déploiement qui nous ont convaincus. »

François Saule,

Directeur des Systèmes d’Information du Conseil départemental de la Haute-Vienne

Le Conseil départemental de la Haute-Vienne (87) couvre une population de plus de 371 000 habitants, répartis sur 195 communes. Dans le cadre de ses missions d’action sociale, le Conseil départemental est amené à recevoir des fichiers et données sensibles de la part de ses partenaires. La collectivité reçoit également des dossiers de demandes de subventions de la part des 195 communes du département.

Le Conseil départemental de la Haute-Vienne était à la recherche d’une solution lui permettant de sécuriser les partages de fichiers avec ses interlocuteurs externes, aussi bien les acteurs du secteur social que les 195 communes du territoire. Pour répondre à ces deux besoins, les équipes du Conseil départemental se sont naturellement tournées vers la solution de partage de fichiers sensibles d’Oodrive – leader français des solutions SaaS qualifiées SecNumCloud. Le fait qu’Oodrive Work soit disponible sur le marché de l’UGAP, a constitué un gain de temps déterminant dans sa mise en œuvre.

Sécuriser le partage de fichiers sensibles avec les acteurs départementaux de l’action sociale

Depuis 2020, le Conseil départemental de la Haute-Vienne utilise la plateforme Oodrive Work pour recevoir des fichiers déposés par ses partenaires de l’action sociale (actes de naissance, actes de décès, données médicales, documents émanant de la CAF, etc.). Les données manipulées sont nominatives et considérées comme des données sensibles (données de santé pour certaines d’entre elles). Il était donc nécessaire pour le Conseil départemental d’utiliser une solution disposant d’un haut niveau de sécurité et certifiée HDS. La certification HDS (Hébergeur de données de santé) est attribuée aux prestataires d’hébergement de données de santé à caractère personnel.

Chaque partenaire dispose d’un compte Oodrive et dépose ses documents au sein de son dossier. Pour le Conseil départemental, l’utilisation d’Oodrive Work facilite le suivi des usages autour des données sensibles/nominatives et le respect du RGPD.

« La facilité avec laquelle les utilisateurs peuvent prendre en main Oodrive Work est un vrai atout. Ils n’ont pas reçu de formation préalable, et quelques minutes leur ont suffi pour prendre en main les plateformes Oodrive. »

François Saule,

Directeur des Systèmes d’Information du Conseil départemental de la Haute-Vienne

Dématérialiser le dépôt des dossiers de subventions pour les 195 communes du département

Le Conseil départemental a également mis en place en 2022 une plateforme de dépôt des dossiers de subventions, à destination des 195 communes du département. Grâce à un système d’alerte, les agents du Conseil départemental sont automatiquement prévenus dès qu’un nouveau dossier de demande de subvention est déposé.

Du côté des communes, l’acceptation de ce nouvel outil a été rapide. Autrefois réalisé entièrement en papier, le processus de dépôt des demandes de subventions est aujourd’hui entièrement dématérialisé, avec à la clé un gain et une continuité de la traçabilité de l’ensemble des pièces déposées.

Satisfait de la solution, le Conseil départemental de la Haute Vienne a récemment intégré Oodrive Work dans la procédure de son PCA (Plan de Continuité d’Activité). Un choix qui s’est porté sur la facilité d’utilisation de l’outil, la sécurité externalisée et décorrélé de leur système d’information qu’il garantit, et son prix compétitif.

Les bénéfices d’Oodrive Work

Gestion des droits et suivi de l’activité autour des fichiers

Le Conseil départemental gère lui-même les droits et les accès pour ses interlocuteurs externes. Oodrive Work permet de suivre avec précision qui a déposé quels fichiers, qui a téléchargé quelles pièces, etc.

Facilité d’utilisation

Oodrive Work est une solution ergonomique. Son interface est similaire aux outils grand public (pas de rupture dans les usages). Les utilisateurs prennent en main la plateforme en seulement quelques minutes.

Accompagnement et support proactif

En cas de besoin, le Conseil départemental a pu bénéficier d’un support proactif de la part d’Oodrive, à la fois par téléphone, mail et ticketing.