Les organisations sont de plus en plus décloisonnées et tournées vers l’extérieur. Ces nouveaux modes d’organisation du travail – renforcés par l’essor du travail à distance – amènent des besoins renforcés en matière de collaboration et de communication.
C’est dans ce contexte que s’est accélérée l’utilisation de suites collaboratives, outils dédiés à la communication et au travail en transversalité.
À quoi sert précisément une suite collaborative ? Quelles sont ses fonctionnalités ? Quels sont ses avantages ?
Oodrive, éditeur d’une suite collaborative souveraine et sécurisée, fait le point sur la question.
Suite collaborative : définition
Plateforme collaborative, plateforme de travail collaboratif, solution collaborative… Toutes ces expressions désignent un espace de travail en ligne centralisant différents outils et ressources utiles au fonctionnement d’une organisation.
On parle également de digital workplace, d’espace de travail numérique ou encore d’environnement connecté.
Une suite collaborative fonctionne généralement en mode cloud / SaaS. Les collaborateurs peuvent donc y accéder à distance.
La collaboration sécurisée
Partagez, modifiez et annotez vos contenus sensibles dans un environnement sécurisé.
La vocation d’une telle plateforme est de favoriser le travail en commun et la transversalité, tout en facilitant la gestion de projet.
Les suites collaboratives deviennent de plus en plus centrales dans le fonctionnement des organisations, et centralisent de ce fait une masse de données critiques.
Les questions de sécurité et de souveraineté deviennent donc des critères essentiels dans le choix d’un logiciel collaboratif.
Quelles sont les fonctionnalités d’une solution collaborative ?
Si de telles plateformes sont généralement qualifiées de « suites », c’est parce qu’elles rassemblent différentes fonctionnalités utiles au travail collaboratif, notamment :
- La création, le stockage, le partage et la co-édition de documents en ligne, à plusieurs et en temps réel.
- La discussion instantanée en ligne.
- La visioconférence et le partage d’écran.
- La gestion de projets (suivi, attribution de tâches, reporting, etc.).
- Le partage de calendriers.
- L’annuaire de contacts.
- La création de formulaires (pour conduire des enquêtes internes, par exemple).
- La signature électronique de documents, avec la possibilité de signer les documents à distance.
Le fonctionnement d’une plateforme collaborative permet d’optimiser et de sécuriser le travail : synchronisation des documents, navigation fluide, partage facilité, possibilité d’accéder aux documents depuis un terminal mobile, administration des droits d’accès et d’usage, etc.
Quels sont les avantages d’une plateforme collaborative ?
Centraliser l’information
L’un des grands avantages des suites collaboratives est de rendre l’information plus accessible, puisque l’ensemble des échanges et des documents relatifs à un projet sont par exemple centralisés au sein d’un même espace.
Optimiser la gestion de projet
Les plateformes collaboratives sont reconnues pour leur capacité à optimiser la gestion de projet : créer des groupes de travail, attribuer des tâches, suivre des échéances, etc.
Les collaborateurs peuvent rassembler au sein d’un groupe de travail l’ensemble des informations et documents nécessaires à l’avancée d’un projet.
Améliorer la productivité
En favorisant notamment le travail en équipe, les suites collaboratives contribuent à augmenter la productivité.
Centraliser les ressources et les canaux de communication évite également d’avoir à multiplier les outils, ce qui est un bon point pour améliorer la productivité.
Fluidifier la communication
Avec des solutions comme la messagerie instantanée ou la visioconférence, les plateformes collaboratives facilitent les échanges et améliorent la communication au sein des équipes.
Sécuriser les données
Assurer la sécurité des données constitue désormais un élément non négociable pour bon nombre d’organisations, en particulier pour celles qui manipulent au quotidien des données sensibles.
Leur choix se porte alors sur des plateformes collaboratives souveraines, les seules à même de préserver la sécurité et la confidentialité de leurs données.
La suite collaborative souveraine et sécurisée d’Oodrive
Oodrive est l’éditeur d’une suite collaborative de confiance répondant à la fois aux besoins de collaboration des organisations et à leurs exigences en matière de sécurité.
Oodrive Work : pour collaborer dans un environnement de confiance
Oodrive Work permet aux utilisateurs de créer, coéditer en temps réel et partager des fichiers avec leurs contacts internes et externes. Les fichiers sont gérés à partir d’un emplacement unique et sécurisé.
Oodrive Work facilite la gestion des accès et des autorisations ainsi que le monitoring du contenu, permettant ainsi de contrôler en détail la manière dont les données sont utilisées et partagées.
Oodrive Sign : la signature électronique de confiance
La solution de signature électronique Oodrive Sign est conforme à la législation européenne en la matière (règlement eIDAS) et garantit une sécurité optimale.
Elle dispose d’une valeur probante en droit et respecte la réglementation en matière de conservation des données, tout en étant rapide à intégrer au sein des flux de travail.
Oodrive Meet : pour sécuriser les conférences et réunions
Oodrive Meet facilite et sécurise l’organisation de réunions à distance grâce à différentes fonctionnalités réunies au sein d’un environnement sécurisé : recherche de l’horaire et envoi des invitations, compilation des documents, envois des comptes-rendus, partage d’enregistrements, etc.
Les solutions de visioconférence et de chat utilisées au sein d’Oodrive Meet sont hautement sécurisées.
Oodrive Save : pour programmer des sauvegardes et restaurer ses données
Oodrive Save permet aux organisations de protéger leurs données critiques, notamment en définissant des paramètres de sauvegarde au sein d’un cloud sécurisé et en réalisant le monitoring de ces données de manière simplifiée.
En cas de scénario inattendu, les données perdues peuvent être restaurées sans délai.
Une suite alliant souveraineté, sécurité et ergonomie
Les solutions de collaboration Oodrive sont souveraines, qualifiées « SecNumCloud » par l’ANSSI et conformes aux réglementations les plus contraignantes en matière de sécurité (RGPD, eIDAS, NIS 2). Elles sont donc à l’abri des lois extraterritoriales.
SecNumCloud : label de confiance
Le référentiel qui garantit le plus haut niveau de sécurité pour la protection de vos données sensibles.
Les technologies de chiffrement et les mécanismes d’authentification renforcée assurent la sécurité et la confidentialité des données.
Ces solutions de collaboration sont hautement sécurisées et adaptées à la gestion des contenus les plus sensibles, tout en permettant de collaborer de manière fluide.
Fonctionnement d’une suite collaborative : les 3 points à retenir
- Une suite collaborative est un espace de travail en ligne centralisant les outils et ressources dont les collaborateurs ont besoin pour réaliser leurs missions et mener leurs projets.
- Le recours à une solution collaborative fluidifie la communication et améliore la productivité.
- Avec ses solutions de collaboration souveraines, Oodrive permet aux organisations de travailler efficacement au sein d’un environnement de travail alliant ergonomie et sécurité.
