Étape stratégique dans le déroulement du processus commercial, la signature d’un devis peut nécessiter plusieurs allers-retours et donc s’avérer fastidieuse et chronophage. À l’inverse, faire signer rapidement un devis en ligne à ses clients permet d’accélérer le processus commercial.
Et c’est là qu’intervient la signature électronique, un processus sécurisé permettant de faire signer rapidement un devis, en seulement quelques clics. La signature électronique des devis apporte de nombreux avantages. Explications.
Comment fonctionne la signature électronique d’un devis ?
La signature en ligne d’un devis s’effectue via un logiciel de signature électronique à valeur probante (une plateforme sécurisée).
La signature électronique souveraine
Fluidifiez et facilitez vos échanges avec une signature électronique conforme et sécurisée.
L’objectif reste le même qu’avec une signature manuscrite (faire signer le devis au client), mais l’ensemble du processus de signature du devis a lieu en ligne et en quelques étapes simples, aussi bien pour l’entreprise que pour le client.
Quels sont les avantages de la signature en ligne d’un devis ?
La signature électronique d’un devis présente de nombreux avantages et simplifie le processus de validation des contrats.
Gain de temps, réduction des coûts
Le processus de signature d’un devis « à l’ancienne » s’avère extrêmement chronophage et coûteux : impression du devis, envoi, attente du devis signé par le client, scan, archivage, etc.
L’usage de la signature électronique raccourcit considérablement le temps nécessaire à la signature d’un devis.
La signature peut avoir lieu en quelques clics. Cette simplification est également source d’économies : moins d’impressions papier, pas d’envois postaux, etc.
Raccourcissement des cycles de vente
Obtenir la signature rapide d’un devis constitue une étape stratégique dans le cycle de vente. En parvenant à faire signer leurs devis plus rapidement – grâce à la signature de devis en ligne –, les entreprises optimisent leurs processus commerciaux.
Les clients apprécient généralement la réactivité dont l’entreprise fait preuve et la facilité avec laquelle ils peuvent signer un devis en ligne. La signature numérique du devis réduit considérablement les points de friction.
Amélioration de la productivité
Faire signer un devis au format numérique permet également de délester les équipes commerciales d’une tâche assez répétitive. Elles peuvent ainsi se concentrer sur d’autres étapes du cycle de vente et le soin apporté à la relation client.
La dématérialisation des devis n’est qu’un exemple parmi d’autres des possibilités offertes par le numérique. Pour être pleinement efficace et participer à la transformation digitale des entreprises, la dématérialisation des devis s’accompagne généralement de la signature en ligne des contrats et des factures.
Sécurité
Le processus de signature électronique est encadré par des normes européennes comme le règlement eIDAS 2.0, qui en assurent la sécurité.
L’intégrité du document signé et l’identité du signataire sont garanties. Les échanges sont tracés et il n’existe pas de risque de perte des documents.
Conformité juridique
La signature électronique ne se résume pas à l’apposition d’une signature scannée sur un document. Cette pratique n’est pas recevable d’un point de vue juridique.
D’un point de vue légal, les documents signés avec une signature électronique ont la même valeur probante que ceux signés de manière manuscrite.
Les devis signés en ligne sont donc pleinement valables d’un point de vue juridique. Les deux parties (entreprise comme client) sont protégées. La signature électronique peut servir de preuve en cas de contentieux.
Quelles sont les différentes étapes pour signer un devis en ligne ?
La signature numérique d’un devis s’effectue via une solution de signature électronique sécurisée et conforme au règlement eIDAS.
Toutes les conditions sont ainsi réunies pour sécuriser le processus et garantir aux devis une pleine valeur juridique.
Les différentes étapes de signature peuvent varier légèrement en fonction de la solution choisie par l’entreprise, mais elles s’enchaînent généralement de la manière suivante :
- Le devis est téléchargé dans le logiciel de signature électronique,
- L’entreprise désigne le signataire (le client) et lui envoie le document en signature,
- Le client reçoit un mail avec un lien lui permettant d’accéder au devis,
- Le client lit le devis, l’approuve, reçoit un code de validation par SMS et signe le devis,
- Le devis est archivé.
L’entreprise peut suivre en temps réel les différentes étapes de signature et effectuer des relances automatisées si le devis n’a pas été signé.
Oodrive Sign est une solution de signature électronique sécurisée, à valeur juridique et légale. Elle permet de faire signer des devis à tout moment et depuis n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette). Accélérez et sécurisez la signature de vos devis avec Oodrive Sign.
Signature électronique de devis : les points clés à retenir
- La signature électronique de devis se développe peu à peu au sein des pratiques commerciales des entreprises. Elle apporte de nombreux avantages, notamment un gain de temps et de productivité.
- La signature en ligne d’un devis est sécurisée et encadrée par le règlement européen eIDAS. Les devis signés en ligne sont pleinement valables d’un point de vue juridique.
- Cette signature de devis en ligne s’effectue en quelques étapes simples. Elle est appréciée par les entreprises qui souhaitent optimiser et sécuriser leurs processus commerciaux.
