La transformation numérique est depuis longtemps considérée comme facteur de productivité et de performance, le débat sur cette problématique n’est plus d’actualité. Ainsi, l’activité s’est vu boostée ou modifiée par de nombreux ajouts liés à la dématérialisation. Internet très haut débit, le télétravail, la collaboration en ligne, le partage et la synchronisation de fichiers sont des avantages offerts par la digitalisation des processus. Néanmoins, si tout ceci est presque de l’ordre de l’acquis, la signature papier, héritage du passé, reste encore pleinement présente dans les processus, telle une représentante de nos anciennes habitudes de travail.
Le successeur de la signature sur papier, même adopté par de nombreuses entreprises, reste encore peu répandu. Nous avons entrepris de réaliser une étude sur les usages de la signature numérique auprès de responsables d’entreprises, en partenariat avec OpinionWay, afin de faire un état des lieux de ce procédé dans le monde du travail. Les résultats révèlent une perception extrêmement positive d’une telle solution.
La proportion de sociétés à avoir franchi le pas de l’e-signature est, en revanche, très restreinte, le papier étant encore largement utilisé pour effectuer ce processus. Si la digitalisation est synonyme de performance, un de ses grands représentants est la signature électronique. Comment faire, dans ce cas, pour faire passer le cap à votre entreprise ?
La signature électronique, c’est quoi ?
Avant de rentrer dans les détails des bienfaits de la signature électronique, il est important de déterminer ce qu’elle est et ce qu’elle permet de faire. Il s’agit d’un procédé permettant de donner une valeur légale à un document informatique. Il engage le signataire et garantit l’intégrité du document. Contrairement à la signature traditionnelle, le mécanisme ne laisse pas de trace visuelle mais plutôt une suite de chiffres, il est donc impossible de le falsifier.
Afin de créer une signature électronique sécurisée, il est nécessaire de disposer d’un certificat électronique et d’un outil de signature. Le premier permet d’authentifier le signataire d’un document de manière certaine, il s’agit d’une carte d’identité numérique. Il est délivré par une autorité de certificatio. Il a pour vocation de sécuriser les échanges entre individus et entreprises en apportant la preuve de leur identité en ligne.
L’outil de signature quant à lui permet de signer et de faire signer ses clients en leur faisant bénéficier ainsi d’une expérience utilisateur 100% digital. Aucun besoin pour les signataires de se déplacer pour signer un engagement.
La signature électronique prouve donc son efficacité face à son pendant plus traditionnel par l’absence de papier et également par la rapidité de traitement. En effet, ici, nul besoin d’imprimer ou d’envoyer par courrier postal un quelconque contrat ou accord.
Une stratégie d’entreprise, un projet structurant et structuré doivent être à l’origine de l’adoption de la signature électronique. Comment, dans ce cas, faire passer la vitesse supérieure à votre entreprise ?
Installer la signature électronique dans votre entreprise : étape par étape
Identifier vos besoins
Avant de se lancer dans une digitalisation de la signature, il est important d’identifier l’objectif. Il peut être de 4 ordres.
- Fluidifier les échanges internes à votre entreprise
- Offrir un service en plus à vos clients afin de faciliter les relations avec votre enseigne (éviter par exemple aux clients de se déplacer pour donner leur accord par écrit)
- Sécuriser les échanges en BtoC ou BtoB afin d’éviter tout risque de falsification
- Bénéficier du gain en image que cela peut représenter face à vos concurrents tributaires de la signature papier
Communiquer et fédérer
Impliquer les utilisateurs dans le processus permet de faire adhérer les premiers concernés aux bienfaits de l’adoption d’une telle solution. Il est donc important de réaliser des communications régulières à mesure que le projet avance.
Faire le point sur la situation actuelle
Élaborer le diagnostic de l’existant avec les utilisateurs permet de délimiter le projet et, dans un second temps, d’anticiper le budget et les étapes de la mise en place. Avec une vue d’ensemble de ces éléments, il est possible d’opter pour un prestataire en particulier adapté à vos impératifs. (réglementaires ou fonctionnels)
Créer un vrai projet d’entreprises en impliquant plusieurs directions
Afin que l’ensemble des salariés de l’entreprise disposent du même niveau d’information, il est important de mobiliser une équipe représentante de l’ensemble des directions. De plus, afin que le projet soit considéré à sa juste valeur, il doit être soutenu par au moins l’un des collaborateurs chargés de la stratégie d’entreprise.
Anticiper l’impact sur l’expérience utilisateur
L’utilisation d’un logiciel de signature électronique change drastiquement l’expérience du client sur le site de votre entreprise. Il faut donc veiller à ne pas le perdre en chemin à cause d’un changement brutal de processus ou d’un parcours perdant de sa clarté. Il faut communiquer sur le changement qui s’opère.
Une fois l’outil adopté, les entreprises n’effectuent pas de retour en arrière car les bénéfices en terme de gain de temps et en productivité sont biens présents et quantifiables.
Et pourtant malgré ses atouts seules 8 % des entreprises sont passées à la signature full digital
Les processus électroniques qui se démocratisent grandement sont pourtant interrompus par la signature papier toujours présente dans les comportements en entreprise. On peut l’expliquer par plusieurs facteurs révélés par notre rapport d’étude OpinionWay. Ainsi, 64% des cadres dirigeants interrogés déclarent que leur société n’en est pas encore à ce stade de digitalisation. On l’explique par une crainte des coûts supplémentaires qui ne seraient pas directement liés au coeur de métier de l’entreprise. La signature électronique apparaît comme un outil efficace et intéressant, certes, mais dont l’utilisation n’est pas indispensable à l’augmentation de la productivité.
Parmi les entreprises non utilisatrices de solution de signature électronique, 39% des interrogés pensent que ce n’est tout simplement pas une priorité. Pourtant ces mêmes professionnels utilisent la signature manuscrite plusieurs fois par semaine pour de la validation interne, pour des contrats de fournisseurs ou encore pour valider des documents de l’administration publique.
Parmi les entreprises ayant adopté la signature électronique, 91% d’entre elles en sont satisfaites, ce qui prouve l’efficacité de ce dispositif. On remarque également que les sociétés qui ont passé le cap l’ont fait pour une raison principale : répondre à la réglementation qui oblige à introduire la signature électronique. (appels d’offres ou pour l’envoi de facture à la trésorerie publique)
Ce taux de satisfaction chez les utilisateurs s’explique par l’impact ressenti sur des points clés que nous allons vous présenter.
Signature électronique : comment faire le point sur le ROI ?
Afin de quantifier les résultats obtenus grâce à la l’introduction de la signature électronique dans vos processus, plusieurs critères sont à examiner.
Productivité
Il s’agit de mesurer le temps gagné par les signataires en interne pour les tâches faisant partie de leur cœur de métier versus le rendement avec la signature papier.
Rapidité de traitement
La souscription à des services en ligne est facilitée aussi bien pour les clients que pour les salariés de votre entreprise. Inutile d’envoyer un accord par courrier postal pour le faire signer. Le temps de traitement pour chaque abonnement est, par conséquent, drastiquement réduit rendant impossible le retour en arrière.
Sécurisation des échanges
Les signatures électroniques avancées et qualifiées (mises en place par le règlement eIDAS « electronic IDentification, Authentication and trust Services » qui est le cadre réglementaire régissant l’ensemble des transactions électroniques et l’identité numérique en Europe) nécessitent l’obtention d’un certificat numérique rendant la falsification impossible. La possibilité de litige notamment sur des factures est donc largement réduite rendant l’activité de votre entreprise plus rapide et plus sûre.
La digitalisation des entreprises est un processus en cours qui se doit d’être accéléré particulièrement en cette période de crise sanitaire pendant laquelle toute les cartes ont été redistribuées. La signature électronique avait encore du chemin à faire avant que l’activité ne soit bouleversée, ce qui n’est plus si évident que cela aujourd’hui. Ce changement brutal que nous subissons dans notre manière de travailler n’implique pas seulement de signer mais aussi d’avancer autrement.
