Le partage de fichiers est l’une des pratiques centrales du travail collaboratif. Qu’ils soient transmis à des collègues, des clients ou encore des partenaires, les documents s’échangent au quotidien en masse et avec un grand nombre d’interlocuteurs différents.
Le partage de documents en ligne amène son lot de risques et induit également de nouvelles exigences en matière de sécurité.
Tout l’enjeu est de parvenir à concilier les besoins de collaboration avec la nécessité d’assurer la sécurité et la confidentialité des données.
Comment partager des fichiers de manière sécurisée ? En tant qu’éditeur d’une solution de collaboration dédiée au partage de documents sensibles, Oodrive a compilé 5 bonnes pratiques pour sécuriser le partage de fichiers.
Partage de fichiers en ligne : quels sont les risques ?
S’il est devenu nécessaire pour améliorer la productivité des salariés, le partage de fichiers en ligne peut néanmoins présenter des risques de sécurité.
La collaboration sécurisée
Partagez, modifiez et annotez vos contenus sensibles dans un environnement sécurisé.
Les accès non autorisés à des informations sensibles représentent de gros risques. Les fuites de données et les cyberattaques peuvent conduire à des pertes financières, entraîner des répercussions juridiques ou encore porter atteinte à la réputation d’une organisation.
Les violations de données peuvent être le fait de puissances étrangères (espionnage, par exemple). La question du partage de documents en ligne est donc loin d’être anecdotique, puisqu’elle touche à la fois aux questions de sécurité et de souveraineté numérique.
Conseil n°1 : paramétrer les accès et les autorisations
Le contrôle des accès et des autorisations est un point crucial du partage de documents en ligne. Il permet de définir et contrôler qui peut accéder à quels documents.
Sécuriser les partages de fichiers en ligne passe par deux grandes mesures.
- Paramétrer les droits d’accès : définir quels collaborateurs ou groupes de collaborateurs peuvent accéder à quels documents (à partir des tâches à réaliser, des groupes de travail auxquels ils appartiennent ou encore de la criticité des documents) et avec quels droits (consultation, édition, etc.).
- Mettre en place un mécanisme d’authentification renforcé : la combinaison d’un login et d’un mot de passe n’étant plus suffisante dans le contexte actuel, il est nécessaire de mettre en place une méthode d’authentification forte (mot de passe à usage unique, biométrie, etc.).
Conseil n°2 : opter pour une solution incluant le chiffrement de bout en bout
Pour assurer réellement la confidentialité des échanges et des données, le partage de fichiers sécurisé doit inclure le chiffrement de bout en bout.
Avec une telle solution, les informations sont lisibles uniquement par l’émetteur et par le destinataire, qui sont les seuls à détenir la clé de déchiffrement.
Aucun autre tiers n’est en mesure de déchiffrer les informations (pas même le fournisseur d’accès à Internet).
Conseil n°3 : suivre les activités effectuées sur les documents
Le suivi des activités réalisées sur les documents constitue également une fonctionnalité clé.
Ce tracking permet de superviser le parcours des documents en temps réel et de visualiser les différentes actions réalisées sur les documents par les utilisateurs :
- qui est connecté à l’outil et quand,
- quels documents ont été consultés par quels utilisateurs,
- quelles actions (consultation, édition, partage) ont été effectuées par qui,
- etc.
Conseil n°4 : sécuriser le partage de fichiers vers l’extérieur
Les organisations étant de plus en plus décloisonnées et ouvertes vers l’extérieur, leurs collaborateurs doivent pouvoir partager des documents avec des contacts externes (partenaires, clients, etc.), aussi bien des contacts isolés que des groupes de destinataires plus importants.
Plusieurs fonctionnalités permettent de sécuriser le partage de documents en ligne vers l’extérieur.
- Créer un lien de partage unique et temporaire protégé par un mot de passe, pour sécuriser un document ou un groupe de documents.
- Gérer de manière granulaire les autorisations, en limitant par exemple l’action des contacts externes à la seule consultation des documents.
- Mettre en place d’une data room virtuelle sécurisée, afin de mettre à la disposition de contacts externes des informations confidentielles.
Conseil n°5 : former les salariés au partage de fichiers sécurisé
Si la digital workplace est de plus en plus intégrée au quotidien des salariés, les bonnes pratiques pour partager des documents de manière sécurisée ne sont pas naturelles pour autant.
Les organisations qui manipulent des données critiques ont tout intérêt à former leurs salariés aux bonnes pratiques en matière de partage de fichiers : bannir l’envoi de documents en pièce jointe, limiter le partage de documents aux personnes réellement concernées, définir une date limite de téléchargement, etc.
Oodrive Work, une solution de partage de fichiers sécurisée et souveraine
Il existe désormais de nombreuses suites collaboratives sur le marché qui proposent le partage de fichiers. Pour autant, toutes ces solutions ne présentent pas les mêmes garanties du point de vue de la sécurité et de la confidentialité des données.
Opter pour une solution de partage de fichiers souveraine permet justement de répondre à tous ces enjeux. Les données sont ainsi hébergées dans des datacenters souverains et sécurisés.
Oodrive Work est une solution de collaboration conçue pour sécuriser le stockage et le partage de fichiers en ligne.
Les droits d’accès aux documents peuvent être définis très finement, ce qui garantit à la fois une collaboration fluide et un haut niveau de sécurité. Grâce au tracking des documents, il est possible de visualiser les actions réalisées sur chaque fichier par les utilisateurs.
Les fichiers peuvent être partagés de manière sécurisée grâce à différents systèmes : génération d’un mot de passe lors du partage de fichier, limitation de la durée du partage, nombre limité de téléchargements.
Oodrive Work est une solution de partage de fichiers sécurisée et hébergée en France.
Sécuriser le partage de fichiers : les éléments à retenir
- Pratique essentielle au travail collaboratif, le partage de fichiers en ligne amène pourtant son lot de risques, avec des atteintes potentielles à la sécurité et à la confidentialité des données.
- Différentes fonctionnalités et mesures de sécurité permettent de sécuriser le partage de fichiers en ligne, les principales étant : la gestion des accès et des autorisations, le chiffrement de bout en bout, le suivi des activités sur les documents, la gestion rigoureuse du partage de documents vers l’extérieur.
- Le partage de fichiers sécurisé étant devenu un pilier stratégique et essentiel au bon fonctionnement des organisations, celles-ci ont tout intérêt à choisir des solutions souveraines. Ces outils leur permettent à la fois de collaborer efficacement et de protéger leurs données sensibles, dans un environnement hautement sécurisé.
