La dématérialisation des marchés publics est aujourd’hui une pratique parfaitement intégrée des acheteurs publics. Courant 2016 et moyennant une période transitoire, l’Union Européenne entend faire de la transmission des offres par voie électronique la règle.
A moins de deux ans de cette étape fondamentale, seuls 20% en moyenne des entreprises françaises ont adopté la dématérialisation de leurs offres.
En restant au papier, les entreprises cumulent les pertes, en coût, en temps, en savoir-faire et bien évidemment en contrats. Elles ont au contraire tout à gagner avec la dématérialisation des marchés publics.
La dématérialisation des marchés publics améliore les relations avec l’acheteur
Une fois n’est pas coutume, les acheteurs publics ont pris le train de la modernisation plus vite que la grande majorité des entreprises françaises.
Certes le phénomène est dû en grande partie à une impulsion ferme donnée par l’Etat, fer de lance de l’achat dématérialisé, mais force est de constater l’effort généralisé des collectivités et des établissements publics de se doter de profils acheteurs.
Ce mouvement d’ensemble s’accompagne maintenant d’une prise de conscience tout à fait remarquable de la nécessité d’améliorer l’accès aux avis d’appel d’offres.
La dispersion de l’information ne permet pas, notamment aux PME et TPE, de disposer d’une vision exhaustive des affaires propres à leur territoire d’intervention. Aussi les collectivités mutualisent-elles de plus en plus leurs avis au travers de plateformes de dimension régionale, départementale ou reprenant le schéma territorial d’une agglomération.
Des initiatives qui doivent être saluées car elles se font dans l’intérêt général. Tous les opérateurs économiques disposent maintenant d’une meilleure visibilité des marchés en cours et des moyens informatiques optimaux de veille et d’alerte.
A eux aujourd’hui de s’organiser autour de la dématérialisation. S’associer à la démarche, c’est d’une part afficher sa volonté d’accompagner l’acheteur dans sa modernisation et d’autre part définitivement gagner en souplesse, qualité et réactivité.
La dématérialisation des marchés publics comme rampe de lancement
Beaucoup de PME et de TPE préfèrent encore s’abstenir de répondre à un marché public au regard du coût engendré par la démarche et de la complexité du processus.
Or l’informatisation des procédures d’appels d’offres entraine, de facto, le développement de solutions logicielles idoines, permettant aux candidats d’entrer en compétition avec toute la méthode et la rigueur qui pouvaient faire défaut sur une candidature papier.
Sur un marché, même d’un montant modeste, la réunion des éléments constitutifs d’un dossier de candidature, hors offre formelle, représente une tâche laborieuse sans grande valeur ajoutée et particulièrement chronophage.
On aurait tort également de sous-estimer l’effet sur une TPE du jargon juridique et administratif inhérent à un appel d’offres.
Aujourd’hui le marché est mûr et propose aux entreprises des solutions parfaitement adaptées aux réalités administratives.
Les entreprises n’ont désormais besoin que de constituer une seule fois leur dossier de candidature. Elles sont guidées et accompagnées tout au long du processus, la méthode permettant de réduire les risques de rejet d’une offre pour défaut de conformité.
Cette étape réalisée, les entreprises prennent conscience de leur capacité à répondre à plus d’appels d’offres. Mécaniquement, les chances d’en gagner augmentent. Elles industrialisent leurs réponses tout en garantissant la parfaite adéquation de leur soumission aux contraintes du marché.
La dématérialisation rénove les processus d’entreprise
Il y a derrière le choix d’entrer en compétition publique l’idée de professionnaliser à la fois la présentation de son offre et ses processus.
Une offre structurée implique la participation de nombreux collaborateurs (technique, qualité, logistique, administratif, commercial). La dématérialisation s’accompagne alors des bénéfices du travail collaboratif.
L’entreprise fiabilise et harmonise le canal de réponse, et veille à la cohérence des apports au sein d’une seule et même offre, jusqu’à la signature électronique définitive.
Les possibilités de contrôle et de traçabilité des opérations confèrent au processus les qualités d’une amélioration continue, exportables en best practices à destination de toutes les entités de l’opérateur économique.
Outre la disparition des coûts évidents de reproduction et d’envoi postaux, ce sont, on le voit, des gains immédiats de temps, de confort et d’efficacité de la collaboration. Ce sont surtout des processus pérennes en constante amélioration. L’entreprise peut alors se concentrer sur le cœur du marché public auquel elle candidate, c’est-à-dire, son offre.
La dématérialisation vous distingue de vos compétiteurs
Si l’entreprise choisit de s’appuyer sur une solution de dématérialisation des marchés publics, c’est donc d’abord pour gagner un temps précieux à concevoir et formaliser son offre. Cet aspect est à considérer avec le plus grand sérieux.
Les acheteurs publics restent en effet nombreux à déplorer des réponses automatiques, ne prenant pas en compte, ou insuffisamment, les spécificités des cahiers des charges et les contraintes de l’acheteur.
L’entreprise qui saura intégrer les éléments de la consultation dans son offre établira une stratégie gagnante vis-à-vis de ses compétiteurs. Elle fait ici la démonstration de sa capacité d’écoute et de prise en compte des besoins du client. Aussi banal que cela puisse paraître, les résultats aux appels d’offres montrent pourtant des réponses souvent approximatives.
Le temps d’acclimatation une fois écoulé, la dématérialisation pourra offrir d’autres opportunités intéressantes à l’entreprise innovante. Le numérique aujourd’hui permet de s’affranchir facilement des contraintes des supports et rien n’empêche d’enrichir sa réponse de contenus plus explicites ou plus attrayants comme l’image, la vidéo, la 3D ou l’audio.
La consultation publique n’est plus aujourd’hui réservée à quelques-uns. Les solutions existent et il appartient maintenant aux entreprises, en particulier aux petites structures locales, encore frileuses quand il s’agit de soumissionner à un marché public, de prendre le train en marche et surtout de démystifier un acte en réalité à la portée de tous.
