Le développement des nouvelles technologies et des nouveaux moyens de communication a révolutionné les espaces de travail.
S’il est vrai que le système traditionnel du bureau et les centres d’affaires demeurent prépondérants, de nouvelles formes de travail telles que le télétravail et le coworking gagnent régulièrement des adeptes.
Le travail collaboratif en ligne répond à cette tendance et présente des avantages aussi bien pour les employeurs que pour les salariés.
Travail collaboratif en ligne : gain de temps et meilleure cohésion
Le partage en réseau favorise la collaboration en ligne de façon rapide. L’envoi d’emails à plusieurs destinataires et l’ajout de pièces jointes supposent une perte de temps.
Le travail collaboratif en ligne permet de partager des fichiers sur une plateforme d’échange à laquelle tous les collaborateurs (internes et externes) ont accès.
Un projet peut être rapidement mis en route sans attendre l’installation d’un logiciel, chaque membre y accède directement et y apporte sa contribution. Cette forme de travail favorise le brainstorming, stimule les participants et améliore leur productivité.
Travail collaboratif en ligne : économies et flexibilité
Employeurs et salariés, tous tirent profit du travail collaboratif en ligne puisqu’il implique une réduction des coûts (communication, transport, électricité, matériel, etc.).
Les collaborateurs n’ont pas besoin de se déplacer, ils peuvent travailler depuis n’importe où et à tout moment.
Cette flexibilité géographique et temporelle permet aux collaborateurs de mieux concilier leurs vies privée et professionnelle, un avantage qui a un impact positif sur leur rendement.
Collaboration online et workflow
Le terme « workflow » désigne la modélisation de l’ensemble des tâches effectuées par les collaborateurs internes (employés) et externes (fournisseurs, clients, etc.) d’une entreprise.
Le workflow est important dans le cadre du travail collaboratif notamment avec une gestion électronique des processus métier.
Le workflow est né de la volonté d’automatiser les tâches réalisées par les acteurs d’un processus métier. Autrement dit, il offre aux collaborateurs d’un même projet toutes les informations dont ils ont besoin pour réaliser leurs tâches.
Le workflow a pour but de simplifier et de faciliter la mise en place des processus de l’entreprise en définissant au préalable les actions des collaborateurs ainsi que le cadre dans lequel celles-ci doivent s’inscrire.
Le workflow peut concerner le circuit de validation des documents, les tâches à accomplir, les modes de validation ou les délais à respecter.
- Cas pratique : workflow de validation de documents
La validation d’un BAT requiert l’autorisation de plusieurs responsables de service. À travers un formulaire de validation en ligne, ils ont la possibilité de valider, de valider avec réserve ou de refuser le document. Ils peuvent également, s’ils le souhaitent, joindre un commentaire.
À l’issue de ce processus automatisé, l’imprimeur recevra un email de téléchargement qui lui donnera accès au document validé.
- Cas pratique : workflow de publication d’un article
Le rédacteur peut à tout moment déposer sur la plateforme collaborative son article qui sera lu et validé par le chef de rubrique.
Si le rédacteur en chef considère que l’article doit être modifié, il le renvoie au rédacteur, lequel effectue les modifications demandées et le soumet à nouveau au chef de rubrique.
Le chef de rubrique peaufine l’article, le transmet au rédacteur en chef qui valide l’article modifié et autorise sa publication en ligne.
La collaboration online un avantage pour le BTP et la gestion de projet
Les professionnels du bâtiment et de l’immobilier se voient impliqués dans des chantiers de grande envergure qui requièrent une étroite collaboration entre les différents intervenants (maîtres d’œuvre, maîtres d’ouvrage, architectes, bureaux d’études, gestionnaires et promoteurs de parcs immobiliers, etc.).
Les solutions d’échange de fichiers volumineux en ligne type boite à plans permettent de répondre aux besoins associés à de tels projets :
- Optimisation de l’échange et de la gestion des informations : Tous les intervenants de l’équipe de maîtrise d’œuvre ont un accès direct (via mot de passe) aux documents écrits et graphiques déposés sur la plateforme collaborative en ligne (comptes-rendus, plans, images, etc.). La centralisation des informations offre une vision globale du projet, permet une gestion plus efficace et un meilleur suivi des étapes en cours pendant la phase d’études ou lors de la constitution d’un dossier de réponse à appel d’offres. Toutes les informations sont disponibles sur une même plateforme et l’accès peut être restreint à un certain nombre de personnes pour une plus grande confidentialité.
- Un gain de temps et d’espace : Dans le cadre de la consultation des entreprises, les solutions extranet BTP facilitent l’envoi de fichiers volumineux (notamment le DCE) quelle que soit leur taille. Il est possible de configurer la durée de mise à disposition du dossier et un simple clic suffit à relancer les destinataires.
- Une sécurité maximale des informations : L’accès et le transfert des fichiers sont garantis via la boite à plans par des mots de passe dont le choix est configurable par la console de supervision, laquelle dispose de nombreuses autres options pour renforcer la sécurité des données (options de cryptage, règles d’utilisation, filtrages, définition des droits des utilisateurs, gestion de l’antivirus, etc.). Toutes les informations déposées sur la plateforme sont stockées dans un centre d’hébergement hautement sécurisé (accès physique par carte magnétique, surveillance vidéo 24/24h).
