La signature électronique serait-elle en passe de détrôner la version manuscrite ? Où en sont les organisations en matière d’adoption de la signature électronique ? Quelles sont les principales raisons qui les poussent à l’utiliser ? Quels sont les départements ou services moteurs dans l’adoption de la signature électronique ? Autant de questions auxquelles a souhaité répondre Oodrive.
Après la précédente édition menée en 2020, Oodrive a de nouveau réalisé avec OpinionWay une enquête sur les usages liés à la signature électronique, à la fois au sein des organisations publiques et privées.
150 répondants ont été interrogés entre novembre et décembre 2023, au sein d’entreprises françaises d’au moins 500 salariés.
Les directeurs administratifs et financiers (35 %), les directeurs achats (19 %), les directeurs juridiques (12 %) et les responsables RH (11 %) figurent parmi les principales professions interrogées dans le cadre de cette enquête.
Cette nouvelle étude Oodrive, publiée en mars 2024, révèle l’importance croissante prise par la signature électronique et les nombreux avantages qu’elle offre aux organisations qui s’en saisissent.
83 % des dirigeants considèrent le gain de temps comme le premier bénéfice de la signature électronique.
La signature électronique, un procédé indispensable à l’ère du travail hybride
Bientôt la fin de la signature manuscrite ?
La crise du Covid-19 a servi d’accélérateur à l’adoption de la signature électronique. 7 cadres dirigeants interrogés sur 10 déclarent l’utiliser, quand ils n’étaient que 5 sur 10 en 2020.
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La signature manuscrite reste pourtant toujours ancrée dans leurs pratiques, puisque 83 % des dirigeants y ont toujours recours au quotidien.
Pour autant, 41 % des personnes interrogées la considèrent comme « moins pratique » (une hausse de 11 points par rapport à 2020).
La signature électronique au cœur de l’expérience utilisateur
Le succès croissant rencontré par la signature électronique s’explique notamment par ses nombreux potentiels d’applications : validations de documents en interne, documents d’administration publique, contrats de fournisseurs ou prestataires, etc.
L’adoption de l’e-signature est également identifiée comme un moyen permettant de rester en phase avec ses clients, fournisseurs et partenaires, qui peuvent d’ailleurs être prescripteurs en la matière.
Les organisations voient dans l’utilisation de la signature électronique un moyen de se conformer au cadre réglementaire et d’améliorer leur expérience utilisateur (cette dernière raison étant citée par près d’un sondé sur deux).
53 % des sondés n’ayant pas déployé d’outil de signature électronique seraient enclins à le faire pour deux raisons principalement : le gain de temps et les économies qu’elle engendre.
Conformité, simplicité, productivité : les principaux leviers favorisant l’adoption de l’e-signature
La conformité, principal défi à l’adoption de la signature électronique
Les exigences réglementaires visant à améliorer la confiance dans les transactions électroniques se renforcent à l’échelle européenne.
Pouvoir répondre à ces évolutions réglementaires représente le principal défi pour les organisations déployant la signature électronique (56 % des personnes interrogées).
Dans le même temps, cette question de la conformité est également l’un des premiers arguments avancés par les organisations qui ne s’engagent pas dans le déploiement d’une solution de signature en ligne.
48 % des dirigeants se déclarant « non intéressés » évoquent un manque de conformité vis-à-vis de leur secteur d’activité, faisant de la conformité la première raison à la non-adoption d’une solution de signature électronique.
Les objectifs assignés à la signature électronique
La conformité étant considérée comme un défi majeur, les organisations cherchent donc à être accompagnées par des prestataires de confiance capables de répondre aux exigences réglementaires, aussi bien françaises qu’européennes.
Près de 9 répondants sur 10 sont à la recherche d’un outil pratique leur permettant de simplifier leur activité.
Après adoption d’une solution, 76 % des personnes interrogées constatent une simplification de leurs processus et 90 % d’entre elles sont satisfaites de la solution qu’elles utilisent.
La sécurisation des données est un autre objectif important pour les sondés. 39 % d’entre eux avaient cette attente vis-à-vis de la solution choisie, et 45 % se déclarent satisfaits de celle-ci.
Différents critères entrent en compte dans le choix d’un prestataire de signature électronique, parmi lesquels l’efficacité et la disponibilité du support technique (50 % des personnes interrogées), le caractère abordable du prix (49 %), l’hébergement des données en France (43 %).
Les métiers et secteurs moteurs dans l’adoption de la signature électronique
Un usage qui s’accélère au sein des différents départements
L’étude Oodrive – OpinionWay indique que l’usage de la signature électronique s’accélère au sein des départements. Ils étaient en moyenne 2,9 départements à l’utiliser en 2020, contre 4,5 aujourd’hui.
Les quatre départements qui l’utilisent le plus sont les départements Finance (ils sont 81 % à l’utiliser), Ressources humaines (64 % et +37 points depuis la précédente étude), Achat (54 %) et Juridique (53 %).
Ces différents départements n’accordent en revanche pas tous les mêmes bénéfices à la signature électronique.
Si les trois premiers mettent d’abord en avant le gain de temps et la simplification des processus internes, les DSI et les DAF citent quant à elles en priorité la sécurisation des données.
Le secteur public, précurseur dans l’adoption de la signature électronique
Des différences notables s’observent entre les secteurs privé et public, ce dernier faisant figure de précurseur.
En effet, 77 % des organisations publiques utilisaient déjà la signature électronique avant la crise sanitaire.
Une situation qui leur a permis de maintenir la continuité du service public et de produire les actes les plus urgents.
Le recours à la signature électronique a augmenté depuis la précédente étude de 2020 sur certains usages spécifiques que sont les procédures de validation interne, les documents d’administration publique et les contrats de fournisseurs ou prestataires.
60 % des organisations du secteur privé ont adopté la signature électronique durant ou après la crise du covid-19, emboîtant ainsi le pas au secteur public.
Les éléments à retenir de l’étude OpinionWay pour Oodrive sur le marché de la signature électronique
- La signature électronique est désormais bien ancrée dans le quotidien des dirigeants, puisqu’ils sont 7 sur 10 à déclarer l’utiliser.
- La conformité est le principal défi cité par les organisations faisant le choix de déployer l’e-signature.
- L’utilisation de la signature électronique s’accélère au sein des différents départements. Finance, Ressources humaines, Achat et Juridique sont les quatre départements l’utilisant le plus.
- Les structures publiques ont un temps d’avance en matière de déploiement de la signature électronique sur les organisations du secteur privé, qui leur ont emboîté le pas après la crise sanitaire du Covid-19.
- L’adoption de la signature électronique est aujourd’hui considérée comme une brique indispensable dans le cadre d’un plan de transformation numérique.
Rapport d’étude 2024
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