La digitalisation du notariat est bel et bien actée. L’adoption du processus de signature électronique par les notaires, matérialisée par l’apparition de tablettes au sein des études, en est l’exemple le plus flagrant.
Processus simple, rapide et sécurisé, la signature électronique s’impose de plus en plus chez les notaires. Signer un acte notarié peut même désormais se faire à distance.
Comment fonctionne la signature électronique d’un acte notarié, en particulier lors de la signature à distance ? Comment le processus est-il sécurisé ? Quels sont les actes concernés par la signature électronique des actes notariés ? Oodrive fait le tour de la question.
Qu’est-ce que la signature électronique pour les actes notariés ?
Comme toutes les professions, les notaires se sont progressivement dotés de solutions technologiques permettant de signer les actes de manière électronique.
D’après le Conseil supérieur du notariat, plus de 90 % des actes authentiques sont aujourd’hui signés électroniquement. On distingue trois cas de figure différents pour la signature électronique d’actes notariés.
Acte authentique électronique (AAE)
Depuis 2008, il est possible de signer un acte authentique sur support électronique au moyen d’une signature sécurisée. Un acte signé de manière électronique est qualifié d’« acte authentique électronique ». Il est signé via une « signature qualifiée ».
La signature d’un acte authentique électronique n’a pas lieu à distance. Les parties doivent se rendre physiquement au sein de l’étude du notaire, seul le support change : il n’est plus papier, mais numérique.
Acte authentique électronique à distance (AAED)
La signature d’un acte notarial à distance, sans que les différentes parties soient présentes physiquement au sein d’une seule et même étude, est également possible. On parle alors d’« acte authentique électronique à distance ».
Il est établi en visioconférence, avec plusieurs notaires à distance. Chacune des parties se rend dans l’étude de son notaire et tous assistent à la présentation de l’acte en visioconférence, lors d’un rendez-vous.
Chacun signe ensuite l’acte en présence de son notaire. Les différentes signatures sont centralisées dans l’acte authentique, par le notaire rédacteur de l’acte.
Dans le cas d’une signature électronique à distance, les notaires doivent utiliser une « signature avancée », qui permet de signer l’acte après avoir authentifié de manière sécurisée les signataires.
Acte authentique électronique par comparution à distance (AAECD)
Il est désormais possible de signer un acte notarié à distance, sans avoir à se déplacer au sein d’une étude notariale.
Il suffit d’établir une procuration authentique au format électronique (il est même possible d’établir la procuration à distance). On parle alors d’acte authentique électronique « par comparution à distance ».
La procuration et la signature ont lieu à distance, grâce à un système garantissant la sécurité et la confidentialité du processus (visioconférence, signature électronique).
Après avoir été autorisée de manière transitoire durant les premières semaines de l’épidémie de Covid-19, cette pratique est désormais inscrite dans la loi par le décret n°2020-1422 du 20 novembre 2020.
Dans ces trois cas de figure, la valeur juridique de l’acte notarial signé via une signature électronique est identique à celle d’un acte établi sur support papier. Le Code civil confère à l’écrit électronique « la même force probante que l’écrit sur support papier ». Un acte signé de manière électronique conserve donc toutes ses qualités : Date certaine, Force probante, Forte exécutoire
Comment fonctionne la signature électronique d’un acte notarié ?
Signature électronique chez le notaire : les différentes étapes
Le processus de signature en ligne d’un acte notarial se déroule en différentes étapes :
- Le notaire prépare l’acte sur une plateforme numérique sécurisée et scanne les annexes afin de les joindre à l’acte.
- Le notaire procède à la lecture de l’acte. Les parties suivent le déroulé du texte sur un écran.
- Toutes les personnes présentes signent l’acte : le notaire le fait au moyen d’une clé chiffrée, la clé « REAL », et les clients apposent leur signature sur une tablette électronique.
Une fois l’acte signé électroniquement, il est enregistré, chiffré et envoyé via le réseau sécurisé du notariat vers le Minutier central électronique du notariat (MICEN). Les clients peuvent recevoir une copie de l’acte par voie électronique.
L’ensemble du processus de signature électronique doit s’effectuer au moyen d’un système de communication et de transmission de l’information agréé par le Conseil supérieur du notariat. La signature électronique doit par exemple provenir d’un Prestataire de Services de Confiance (PSCo), dont la solution est conforme au règlement européen eIDAS.
Signature électronique à distance chez le notaire : les spécificités
Dans le cas de la signature électronique d’un acte notarié à distance, les signataires doivent faire vérifier leur identité à distance, avant la signature de la procuration.
Les clients participent à la lecture de l’acte via le système de visioconférence retenu par le notaire. Ils reçoivent un lien par email ainsi qu’un SMS permettant de signer l’acte électroniquement.
Les actes notariés concernés par la signature électronique
Bon nombre d’actes notariés peuvent désormais être signés électroniquement et à distance, notamment les baux, les compromis de vente, les attestations de vente, etc.
Même si la palette d’actes est très large, tous les documents notariés ne peuvent cependant pas faire l’objet d’une procuration pour être signés à distance.
La signature de certains actes nécessite par exemple la présence de deux notaires ou d’un notaire et de deux témoins.
Quels sont les avantages de la signature électronique d’actes notariés ?
Confort et gain de temps
Il n’est pas rare qu’un acte notarié fasse plusieurs dizaines de pages, auxquelles peuvent s’ajouter de nombreuses pages d’annexes.
Votre signature électronique
Fluidifiez et facilitez vos échanges avec une signature électronique conforme et sécurisée.
Avec la signature électronique, il n’est plus nécessaire d’imprimer et parapher l’ensemble de ces pages. Une seule signature sur tablette suffit pour l’ensemble de l’acte, quelle que soit sa taille. Les notaires peuvent passer davantage de temps à répondre aux éventuelles questions de leurs clients.
Réduction des délais de signature
La signature électronique accélère considérablement le processus de signature des actes notariés. En ce sens, elle améliore aussi la productivité des études notariales.
Archivage facilité
Il est également beaucoup plus simple d’archiver des actes notariaux grâce à la signature électronique et leur envoi au Micen.
Quelques minutes suffisent pour retrouver un acte et en délivrer éventuellement des copies, puisque les actes sont désormais stockés sur des serveurs informatiques.
Signature électronique pour les notaires : les 3 points à retenir
- La signature électronique est de plus en plus utilisée par les notaires, y compris pour signer des actes à distance.
- Son utilisation apporte confort et gain de temps aux différentes parties (notaires, clients).
- Les solutions utilisées par les notaires sont sécurisées et les actes signés au moyen de la signature électronique ont la même valeur juridique qu’un acte établi au format papier.
