Pour les entreprises comme pour les autorités administratives, les marchés publics revêtent une dimension stratégique et doivent donc faire l’objet de processus toujours plus souples et sécurisés.
Dans cette optique, le gouvernement a progressivement imposé la dématérialisation de la commande publique, obligatoire – depuis fin 2018 – pour l’ensemble des marchés publics supérieurs à 25 000 € HT.
Une décision qui apporte son lot d’avantages, notamment en matière de simplicité des procédures et de réduction des coûts, mais qui implique de recourir à une solution adaptée lorsqu’une signature est requise pour les documents digitalisés.
Que dit la loi à ce sujet ? Comment apposer une e-signature sur les documents échangés, et avec quel niveau de sécurité ? Quelles sont les bonnes pratiques en matière de signature électronique pour un marché public ? C’est ce que nous allons voir ici.
Qu’est-ce qu’une signature électronique pour les marchés publics ?
On parle de signature électronique pour un marché public lorsqu’on emploie, dans le cadre des appels d’offres lancés par des opérateurs publics, un procédé permettant de signer électroniquement les documents échangés lors de la consultation.
Une signature électronique française
Simplifiez vos échanges avec une signature électronique conforme, sécurisée et 100% française.
Une e-signature nécessite d’utiliser un logiciel dédié qui répond aux exigences réglementaires. Ce procédé permet à la fois d’authentifier l’auteur de la signature et de garantir l’intégrité du document.
La signature électronique bénéficie en effet de la même valeur légale que la signature manuscrite, comme l’indique l’article 1366 du Code civil relatif à la signature : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité».
L’article suivant du Code civil apporte des précisions quant au procédé à employer : « Lorsqu’elle est électronique, [la signature] consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache».
Il faut comprendre que l’utilisation de la signature électronique pour un marché public n’est pas une obligation, dès lors que l’acheteur public ne l’impose pas.
Il est toujours possible de scanner les documents de la consultation et de les signer manuellement avant de les renvoyer, mais cette méthode n’apporte pas les garanties de sécurité suffisantes.
À l’inverse, même si l’acheteur public n’impose pas l’usage de l’e-signature, l’opérateur privé qui répond à l’appel d’offres peut choisir d’employer cette solution.
Dans le cadre des marchés publics, deux types de signatures digitales sont autorisées par l’arrêté du 12 avril 2018 :
- La signature électronique qualifiée ou QES : elle représente le niveau de signature électronique le plus élevé. La signature QES renverse la charge de la preuve sur le signataire, ce qui signifie qu’en cas de litige, le signataire devra démontrer la non-conformité de la signature électronique.
- La signature électronique avancée avec certificat qualifié au sens du règlement eIDAS : contrairement à la signature qualifiée, la signature avancée avec certificat qualifié ne permet pas un renversement de la charge de preuve.
Quelle réglementation pour les marchés publics ?
Dématérialisation oblige, la loi prévoit l’utilisation de la signature électronique lorsque celle-ci est requise pour un document transmis en ligne. Les candidatures comme les offres n’ont pas l’obligation d’être signées, sauf décision imposée en ce sens par l’acheteur.
En revanche, la validation de l’attribution du marché public doit, elle, être signée : de façon manuscrite pour les documents imprimés, et de façon électronique pour ceux qui sont transmis par voie dématérialisée.
En somme, lorsque la signature est requise, c’est le mode de transmission qui détermine la manière de signer.
De plus, la réglementation prévoit également l’application de procédures spécifiques, notamment celles-ci :
Pour un montant supérieur ou égal à 25 000 € HT
Tous les marchés publics dont les montants sont supérieurs ou égaux à 25 000 € HT doivent donner lieu à des échanges de documents par voie dématérialisée.
Cela concerne les documents nécessaires à la consultation, les pièces relatives aux offres et aux candidatures, les échanges avec les acheteurs publics (demandes d’informations, négociations, etc.) ainsi que les notifications envoyées suite aux prises de décision (par exemple, pour informer un candidat de l’acceptation ou du rejet de sa proposition).
L’ensemble des opérations se déroule sur la plateforme PLACE dédiée aux marchés publics, via un profil acheteur propre à l’organisme concerné et qui sert à la publication des données essentielles.
Ce profil acheteur fonctionne comme une « salle des marchés » virtuelle qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation et à la préparation des candidatures aux appels d’offres. C’est aussi un « hub » de communication entre l’acheteur et les entreprises concernées par le marché public.
Pour un montant inférieur à 25 000 € HT
En deçà de 25 000 € HT, la dématérialisation des marchés publics n’est pas imposée, mais les opérateurs publics peuvent néanmoins choisir de procéder aux échanges en ligne pour une question de simplicité, de fluidité et de coût.
Comment fonctionne la signature électronique dans le cadre de la commande publique ?
Dès que la signature électronique devient nécessaire pour signer des documents échangés dans le cadre d’un marché public, les dispositions prévues par l’arrêté du 22 mars 2019 doivent être appliqués.
Cela implique pour l’opérateur privé, d’obtenir un certificat de signature électronique auprès d’un prestataire de services de confiance.
La loi impose, en effet, l’utilisation d’une signature numérique avancée reposant sur un certificat qualifié. Cette signature doit donc remplir deux conditions :
- satisfaire aux exigences du règlement eIDAS en tant que signature électronique avancée,
- et reposer sur un certificat électronique qualifié répondant à une norme au moins équivalente à celle du RGS (Référentiel Général de Sécurité) et délivré par une Autorité de Certification après vérification physique de l’identité du demandeur. Le recours à une signature électronique qualifiée permet d’associer celle-ci à un signataire spécifique, généralement une personne physique qui peut, ou non, représenter une personne morale.
Ce sont les deux modes privilégiés pour la signature électronique lors d’un marché public. Pour l’acheteur, c’est un gage de confiance et de sécurité, puisque la signature avancée correspond à l’un des niveaux les plus élevés prévus par le règlement eIDAS.
L’obligation du certificat de signature électronique pour les marchés publics
Le certificat de signature électronique, dont l’obtention préalable est obligatoire, lie la signature au signataire de manière univoque, identifie ce dernier de façon indiscutable, et garantit l’intégrité des documents signés en rendant toute modification ultérieure détectable.
Aussi, l’utilisation de la signature électronique passe par l’emploi d’un dispositif de création de signature choisi par le signataire titulaire du certificat.
Notons qu’il revient à l’acheteur de préciser, au sein de son profil, le choix de recourir à la signature électronique, les documents qui doivent être signés, ainsi que l’indication du niveau de sécurité requis (niveau * à *** conforme au RGS).
Les avantages de la signature électronique pour les marchés publics
Le recours à une solution de signature électronique lors d’un marché public, comme Oodrive Sign, permet aux entreprises qui participent à des appels d’offres de bénéficier des nombreux avantages de la version électronique de la signature :
- Plus de simplicité et de fluidité dans les échanges relatifs aux documents de consultation – tout peut se faire en ligne depuis un ordinateur ou un smartphone
- Un processus de signature accéléré, qui ne nécessite pas la présence physique des représentants de l’acheteur et des entreprises concernées.
- La possibilité de suivre en temps réel la progression du dossier (savoir qui signe quoi et à quel moment).
- Un maximum de sécurité, car l’e-signature garantit l’identité du signataire ainsi que l’authenticité et l’intégrité des documents échangés (encore plus lorsqu’elle est adossée à un certificat électronique comme le prévoit le règlement eIDAS pour les signatures avancées et qualifiées). Ce qui est essentiel dans le cadre de l’utilisation de la signature électronique pour un marché public.
- Un meilleur archivage des documents signés, sans devoir en passer par une phase (fastidieuse) de numérisation.
Bonnes pratiques pour utiliser efficacement la signature électronique dans les marchés publics
Voici quelques bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de la signature électronique lors d’un marché public :
- Disposer de la technologie nécessaire. Le choix de l’application de signature est en effet essentiel : l’entreprise doit s’assurer de la légalité du logiciel de signature électronique employé et de sa conformité avec les exigences du règlement eIDAS, qui va évoluer avec eIDAS 2.0.
- Obtenir un certificat électronique de signature, délivré par un prestataire de services de confiance. Et, dans certains cas, disposer d’un dispositif externe pour l’utilisation d’une signature électronique qualifiée, servant au stockage du certificat.
- Prendre connaissance des exigences relatives à la signature électronique du marché public, établies par l’acheteur public qui a lancé l’appel d’offres. L’information est disponible sur le profil d’acheteur qui sert à la publication des données essentielles concernant le marché. L’entreprise doit ainsi s’assurer d’employer les procédés, les technologies et les niveaux de sécurité attendus par l’acheteur.
- Signer les documents électroniquement et les transmettre via le profil acheteur.
L’aide d’un assistant aux marchés publics peut se révéler pertinente pour avoir la garantie d’appliquer correctement la procédure et d’utiliser le bon outil pour la signature électronique lors du marché public.
