Con la democratización de la firma electrónica, las profesiones de derecho reguladas han observado una transformación en sus procesos: hablamos de «Jurídica 4.0». Así pues, la firma electrónica se traduce como una oportunidad de aceleración y fluidificación real. Veamos.
Según una encuesta sobre la evolución de los usos de la firma electrónica en Francia, realizada en enero de 2021 por YouGov, había empresas que ya habían adoptado una solución de firma electrónica al principio de la crisis sanitaria. Entre ellas, el 49 % la utilizaban para rubricar documentos realizados en el marco de las ventas, y un 41 % para los documentos relacionados con recursos humanos.
¿Qué beneficios ofrece la firma electrónica en un servicio jurídico?
El uso de la firma electrónica en el servicio jurídico, ya sea una empresa, un bufete de abogados u otros, ofrece muchas ventajas.
La firma electrónica tiene el mismo valor que una firma manuscrita en Francia y en Europa, desde el 13 de marzo de 2000. En septiembre de 2017, un decreto puntualizó que solamente una firma electrónica cualificada es el equivalente de una firma manuscrita.(decreto n.° 2017-1416 de 28 septiembre 2017). En el marco de un encargo de instancias públicas, una firma electrónica avanzada responde a estas condiciones.
La práctica cada vez se supervisa y se garantiza más y mejor, también con una gestión a nivel europeo. La regulación eIDAS (Electronic identification and trust services) es una reglamentación europea. Supervisa e unifica el uso de la firma electrónica por parte de los servicios jurídicos de todas las entidades destinadas a utilizarla.
La eIDAS clasifica la firma electrónica en 4 niveles de seguridad.
- Las firmas electrónicas de nivel 1: hacen referencia a documentos legales de los que los signatarios no tienen ningún interés en negar su existencia. En este caso, hablamos de contratos de seguros de salud, vivienda o automóvil. La seguridad está garantizada mediante un servicio de doble verificación (SMS con un código, etc.).
- Las firmas electrónicas de nivel 2: hacen referencia a negociaciones que implican a un gran número de personas, como un agente confiado por el cliente. Cuantas más partes hay, más control se exige. Así pues, mediante un contrato de seguro, de previsión o de ahorro, se debe confirmar la identidad con una fotocopia de los documentos legales (pasaporte, carné de identidad, etc.).
- Las firmas electrónicas de nivel 3: en este caso, se aplican las mismas reglas que en las firmas electrónicas de nivel 2 con la única diferencia que, en este caso, el cliente firma un certificado oficial.
- Las firmas electrónicas de nivel 4: es el nivel de seguridad más elevado. La subscripción de un contrato, sea cual sea, se controla porque los datos son más sensibles. Asimismo, se controla la identidad de las partes implicadas. La firma electrónica de nivel 4 también comporta la creación de un certificado de firma duradero. Una solución perfecta para las profesiones reguladas.
La evidente regulación europea sobre la cuestión no es la única ventaja de la firma electrónica en los servicios jurídicos. Efectivamente, esto permite demostrar la integridad de un documento gracias al datado digital y la identificación del signatario. Así pues, es imposible falsificar un documento, decir que se ha modificado tras su firma o que los campos rellenados se han alterado.
Finalmente, la firma electrónica ofrece otra ventaja nada despreciable para el servicio jurídico: el ahorro de tiempo. En lugar de programar una cita, enviar documentos, esperar a la devolución firmada, etc. los abogados proceden con mucha más rapidez y de manera virtual. Esto permite recibir una respuesta en unos minutos u horas y, sobre todo, disponer de una trazabilidad.
La firma electrónica: ¿para qué documentos jurídicos?
¿En qué tipo de documentos jurídicos se puede aplicar la firma electrónica? En realidad, prácticamente en todos. Efectivamente, esta herramienta ofrece sus ventajas en:
- Los contratos comerciales: la firma electrónica es perfecta para todos aquellos profesionales regulados que apuestan por el desarrollo de sus negocios, ya sea mediante un contrato de proveedor, un contrato de venta o un contrato de subcontratación.
- Los recursos humanos: el servicio de RR. HH. o de contratación puede utilizar la firma electrónica para acordar condiciones con las nuevas incorporaciones y hacerles firmar condiciones de contratación o contratos de trabajo por anticipado. ¡La firma electrónica tiene valor jurídico real!
- Actividad de las sociedades: tanto si hablamos de un acta verbal, un acta verbal de una asamblea general u otros documentos que afectan a la actividad social y ciudadana, tanto ayuntamientos, oficinas de impuestos como delegaciones del gobierno pueden utilizar las firmas electrónicas.
- Operaciones de desarrollo exterior: el servicio jurídico de un banco o un actor externo puede utilizar la firma electrónica en los acuerdos de compras de acciones, acuerdos de venta de estas mismas acciones, facilitando así la actividad económica y la inversión.
Actualmente, la firma electrónica se utiliza en todo tipo de soportes, siempre que se cumplan las condiciones específicas en cuestión de seguridad de datos (cliente, empresa, terceros).
¿Cómo aplicar un proceso de firma electrónica en un servicio jurídico?
Aplicar un proceso de firma electrónica en el servicio jurídico de una empresa, sobre todo en el caso de una profesión regulada, es bastante sencillo.
La primera etapa consiste en establecer una «biblioteca de contratos». Este lugar fácilmente accesible centraliza todo tipo de contratos en formato electrónico con los que la empresa suele trabajar.
Estos documentos, por ejemplo un presupuesto, un contrato de venta, facturas, etc. se pueden enviar a los clientes o socios para autentificarse mediante la firma electrónica. Los contratos firmados y devueltos deben introducirse en el banco de datos centralizado de la empresa con el fin de realizar el seguimiento de su evolución.
En el caso de las facturas electrónicas, el departamento de contabilidad puede saber qué facturas están pagadas, cuáles están pendientes de pago y cuáles se han enviado o están en fase de cobro. El objetivo es facilitar el seguimiento de la evolución de un contrato para garantizar que se cumplan las condiciones establecidas y los objetivos marcados.
