Welche Vorteile hat die elektronische Signatur für Rechtsabteilungen?

Mit der Demokratisierung der elektronischen Signatur erleben die reglementierten juristischen Berufe eine tiefgreifende Umgestaltung ihrer Prozesse: Man spricht von „Justiz 4.0“. Die elektronische Signatur stellt jedoch eine echte Chance der schnelleren und vereinfachten Bearbeitung dar. Erläuterungen.

Eine im Januar 2021 von YouGov durchgeführte Umfrage zur Nutzung der elektronischen Signatur in Frankreich hat ergeben, dass sich bereits vor der Pandemie viele Unternehmen für eine elektronische Signaturlösung entscheiden hatten. Unter ihnen nutzten 49 % eine solche Lösung für die Unterzeichnung von Vertriebsdokumenten und 41 % für Dokumente im Bereich der Human Resources.

Welchen Mehrwert bietet die elektronische Signatur für eine Rechtsabteilung?

Die Verwendung der elektronischen Signatur in einer Rechtsabteilung — sei es in einem Unternehmen, einer Rechtsanwaltskanzlei oder anderen Einrichtungen — bietet zahlreiche Vorteile.

Die elektronische Signatur hat seit dem 13. März 2000 in Frankreich wie in Europa den gleichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift. Im September 2017 wird in einem Erlass festgelegt, dass nur nur qualifizierte elektronische Signatur mit der handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen ist (Erlass Nr. 2017-1416 vom 28. September 2017). Bei öffentlichen Aufträgen erfüllt eine fortgeschrittene elektronische Signatur diese Bedingungen.

Diese zunehmend sichere Praxis kommt auch auf europäischer Ebene immer mehr zum Einsatz. Bei der eIDAS-Verordnung (Electronic identification and trust services) handelt es sich um eine europäische Verordnung. Sie schafft eine einheitliche Grundlage für die elektronische Signatur von Rechtsabteilungen aller Einrichtungen, in denen diese verwendet wird.

Die eIDAS sieht vier Sicherheitsstufen für die digitale Unterschrift vor.

• Elektronische Signaturen der Stufe 1: Sie betreffen rechtliche Dokumente, bei denen die Unterzeichner keinerlei Interesse daran haben, deren Existenz zu bestreiten. Hier geht es um Verträge für Krankenversicherungen, Wohnraumversicherungen oder auch KFZ-Versicherungen. Die Sicherheit wird durch eine doppelte Verifizierung garantiert (SMS mit PIN usw.)
• Elektronische Signaturen der Stufe 2: Sie betreffen Handlungen, die eine größere Personenzahl einschließen, wie z. B. ein von einem Kunden beauftragter Makler. Mehr Parteien erfordern mehr Kontrolle. Somit ist es bei einem Versicherungs-, Vorsorge- oder Sparvertrag erforderlich, seine Identität mit einer Fotokopie des Identitätsnachweises (Reisepass, Personalausweis usw.) zu bestätigen
• Elektronische Signaturen der Stufe 3: Hierfür gelten dieselben Regeln wie für elektronische Signaturen der Stufe 2, jedoch mit dem Unterschied, dass der Kunde in diesem Fall ein qualifiziertes Zertifikat unterzeichnet.
• Elektronische Signaturen der Stufe 4: Es handelt sich um die höchste Sicherheitsstufe. Die Unterzeichnung eines Vertrags, gleich welcher Art, unterliegt einer Kontrolle, da es sich hier um sensiblere Daten handelt. Die Kontrolle der Identität der beteiligten Parteien wird erhöht. Im Fall der elektronischen Signatur der Stufe 4 wird auch ein dauerhaftes Signaturzertifikat erstellt. Für die reglementierten Berufe ist dies die Ideallösung.

Eine eindeutige europäische Verordnung zu dieser Thematik ist nicht der einzige Vorteil der elektronischen Signatur für Rechtsabteilungen. Mit Hilfe des Zeitstempels und der Identifikation des Unterzeichners dient sie als Nachweis für die Integrität eines Dokuments. Mit anderen Worten: Es ist unmöglich, ein Dokument zu fälschen oder zu erklären, dass es nach der Unterzeichnung geändert wurde und die ausgefüllten Felder nachträglich korrigiert worden seien.

Schließlich bietet die elektronische Signatur einen weiteren, nicht zu vernachlässigenden Vorteil für die Rechtsabteilung: den der Zeitersparnis. Es ist nicht mehr erforderlich, ein Treffen zu planen, Dokumente zu versenden und auf die Rücksendung der unterzeichneten Unterlagen zu warten. Durch die digitale Abwicklung können die Anwälte ihre Arbeit schneller erledigen. Dies ermöglicht die Rücksendung von Unterlagen innerhalb weniger Minuten/Stunden, vor allem aber die Rückverfolgbarkeit.

Die elektronische Signatur: für welche(s) rechtliche(n) Dokument(e)?

Aber für welche Arten rechtlicher Dokumente ist die elektronische Signatur geeignet? Kurz gesagt: nahezu für alle. Tatsächlich kann dieses Tool äußerst hilfreich sein bei:

• Geschäftsverträgen: Ob es sich um Liefer-, Verkaufs- oder Unterauftragnehmerverträge handelt: Die elektronische Signatur ist für die reglementierten Berufe zur Vereinfachung ihrer Geschäftsabschlüsse ideal.
• HR-Aufgaben: Die HR- bzw. Personalbeschaffungsabteilung kann die elektronische Signatur verwenden, um mit neuen Mitarbeitern zu kommunizieren und von ihnen im Vorfeld Unterschriften für Einstellungszusagen oder Arbeitsverträge einzuholen. Die elektronische Signatur hat einen echten rechtlichen Mehrwert!
• Gesellschaftliches Leben: Ob Protokolle, Protokolle von Gesellschafterversammlungen oder beliebige andere Dokumente, die das soziale und zivile Leben betreffen: Gemeindeverwaltungen, Steuerbehörden und Präfekturen können elektronische Signaturen verwenden.
• Externes Wachstum: Die Rechtsabteilung einer Bank oder eines externen Akteurs kann die elektronische Signatur für Aktienkäufe oder Aktienverkäufe verwenden, um das Geschäftsleben und Investitionen zu vereinfachen.

Wir stellen fest, dass die elektronische Signatur heutzutage auf beliebigen Datenträgern verwendet wird, sofern die besonderen Anforderungen an die Datensicherheit (Kunde, Unternehmen, Dritte) erfüllt sind.

Wie gelingt die erfolgreiche Umsetzung des Konzepts der elektronischen Signatur in Ihrer Rechtsabteilung?

Die Umsetzung des Konzepts der elektronischen Signatur in der Rechtsabteilung eines Unternehmens, insbesondere, wenn es sich um einen reglementierten Beruf handelt, ist recht einfach.

Der erste Schritt ist die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements. In diesem leicht zugänglichen Bereich werden alle digitalen Verträge, die in Ihrem Unternehmen üblicherweise anfallen, zentral verwaltet.

Diese Dokumente, z. B. Kostenvoranschläge, Verkaufsverträge, Rechnungen usw., können dann an Ihre Kunden und Partner versendet werden, um diese mit Hilfe einer elektronischen Signatur abschließend zu bearbeiten. Anschließend werden die unterzeichneten und zurückgesendeten Verträge in Ihrer zentralen Datenbank zusammengeführt, in der Ihre Mitarbeiter den weiteren Verlauf nachverfolgen können. Die Rechnungsabteilungen können den Zahlungseingang oder nicht erfolgten Zahlungseingang sowie Mahnungen und Eintreibungsmaßnahmen mithilfe einer elektronischen Rechnung nachverfolgen. Ziel ist die vereinfachte Überwachung von Verträgen, um zu gewährleisten, dass alle Fälligkeiten und definierten Vorgaben eingehalten werden.