Die weltweite Pandemie hat nicht nur die digitale Transformation der Unternehmen beschleunigt, sondern auch die Art der Kommunikation und des Austausches innerhalb der Organisationen tiefgreifend verändert. Nach einer Umfrage des französischen Meinungsforschungsinstituts Ifop finden 51 % der Meetings inzwischen online statt. Diese Zahlen stehen mit dem Anstieg der Cyberangriffe 2021 und im ersten Quartal 2022 in engem Zusammenhang. So befremdlich es auch klingen mag, Führungstreffen sind leider das Stiefkind der Sicherheit. Nach einer Studie von Forrester erfolgen 50 % des Schriftwechsels zwischen den Mitgliedern eines Boardroom in Europa … in einem privaten E-Mail-System. Zu wissen, wie man das richtige Management-Tool auswählt, trägt also entscheidend dazu bei, diese Art von Meetings zu erleichtern, zu optimieren und zu sichern. Hier finden Sie einige Tipps, um nichts falsch zu machen.
Ein Management-Tool, das Schriftwechsel und Gespräche erleichtert
Es werden immer mehr Meetings abgehalten, aber dafür zu sorgen, dass diese langfristig wirklich nützlich und profitabel sind, ist kein leichtes Unterfangen. Aus diesem Grund müssen Sie besonders darauf achten, dass das von Ihnen gewählte Management-Tool die Gespräche und den Schriftwechsel wirklich erleichtert, ohne den Arbeitsalltag derjenigen, die dieses Tool nutzen, zu erschweren. Ein einziges, intuitives und einfaches Tool steigert die Sachdienlichkeit des Austausches und ermöglicht allen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Lösung die Möglichkeit bietet, eine Tagesordnung festzulegen und die für das Meeting erforderlichen Dokumente anzuhängen. Sie muss darüber hinaus eine schnelle und sachdienliche Zusammenarbeit erlauben und sollte zum Beispiel über eine Kommentarfunktion verfügen, damit vor dem Meeting Anmerkungen zu den Dokumenten hinzugefügt werden können. Denken Sie auch an die Verwaltung der Protokolle. Unterstreichen Sie den Nutzen dieser Dokumente, indem Sie sie allen Teilnehmern des Meetings zugänglich machen.
Stellen Sie auch sicher, dass der Datenschutz bei diesen Gesprächen und Schriftwechseln nicht zu kurz kommt
Wie wir bereits gesehen haben, sind Sicherheit und Vertraulichkeit des Schriftwechsels in Ihrem Unternehmen von höchster Bedeutung. Dieses Thema ist durchaus ernst zu nehmen und es ist daher sehr wichtig, dass Sie ein Tool wählen, das die strengen gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Überprüfen Sie zum Beispiel, ob die Server, auf denen Ihre Daten gehostet werden, eine Zertifizierung der französischen IT-Sicherheitsbehörde ANSSI erhalten haben. Auch der Zugang zum Management-Tool muss die strengsten Sicherheitsnormen erfüllen: einmaliges Passwort und Kompatibilität der Hardwarelösungen wie FaceID oder TouchID. Vergessen Sie nicht, dass sich solche Lösungen an die Besonderheiten Ihrer Organisation anpassen lassen und daher auch mit der Betriebsordnung Ihres Unternehmens im Einklang stehen müssen.
Unterstützen Sie die Mitglieder des Boardroom bei der Organisation
Einen Termin zu finden, der allen Teilnehmern eines Führungstreffens passt, kann sich schnell als Hindernislauf erweisen. Das kleinste verfügbare Zeitfenster in einem bereits überladenen Terminkalender ist heiß begehrt. Für den reibungslosen Versand von Einladungen muss das Management-Tool in der Lage sein, diese Zeitfenster zu erkennen und bei Absagen oder Änderungen schnell zu reagieren.
Ein ständiger und intuitiver Zugang zu allen Dokumenten der Führungsorgane oder auch Verwaltungs- und Aufsichtsräten ist unerlässlich, damit alle Mitglieder ihren Aufgaben effizient und ohne Zeitverluste nachkommen können. Entscheiden Sie sich für ein Tool, dass die Verwaltung der Nutzerrechte, aber auch der Rechte an den Dokumenten ermöglicht. Dies ist das beste Mittel, eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten. Jeder Einzelne muss über die seinen Zuständigkeitsbereich betreffenden Informationen in Kenntnis gesetzt werden können und auf diese Zugriff haben. Dazu ist ein System zum Versand von Benachrichtigungen unerlässlich.
Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die sich problemlos in Ihr Unternehmen integrieren lässt
Die Zeit, in der Führungskräfte und Mitarbeitende mit einer Vielzahl verschiedener Lösungen zu kämpfen hatten, ist glücklicherweise vorbei. Ihre Mitarbeitenden sind mit bestimmten Tools wie Teams bereits vertraut? Dann erleichtern Sie ihnen den Arbeitsalltag und entscheiden Sie sich für ein kompatibles Tool, das sich problemlos in Ihre Organisation integrieren lässt. Wählen Sie ein Tool, dessen API eine reibungslose Integration gestattet, damit Sie noch effizienter und einfacher zusammenarbeiten können.
Steigern Sie die Attraktivität Ihres Unternehmens für junge Führungskräfte
Mit der heranwachsenden Generation der Führungskräfte nehmen immer mehr jüngere Personen unter 40 Jahren an den Führungstreffen teil. Sie sind mit den neuesten Technologien vertraut und legen besonderen Wert auf die Organisation der Strukturen, in denen sie zukünftig arbeiten werden. Lassen Sie diese Tipps nicht außer Acht, um die besten Führungskräfte von morgen anzuziehen.
