Das Onboarding von neuen Beschäftigten ist ein wichtiger Schritt für eine schnelle und effiziente Integration in das Unternehmen. Dieser Prozess kann jedoch langwierig und beschwerlich sein, insbesondere bei administrativen Dokumenten. Die Dematerialisierung administrativer Prozesse und die Nutzung der elektronischen Signatur sind effiziente Lösungen, um das Onboarding neuer Mitarbeitender zu beschleunigen und die Interaktionen zwischen Arbeitgebern und Beschäftigten zu vereinfachen.
Einsatz der elektronischen Signatur schon beim Recruiting
Warum ist die elektronische Signatur in dieser Phase so interessant? Weil sie zwei unbestreitbare Vorteile aufweist:
- Die zweifelsfreie Identifikation des Unterzeichners durch einen mehr oder weniger strengen Authentifizierungsprozess, je nach dem für die Unterschrift erforderlichen Sicherheitsniveau (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert), und die Notwendigkeit, im Vorfeld ein elektronisches Zertifikat zu erlangen.
- Die Garantie der Integrität des unterzeichneten Dokuments, dank eines Mechanismus, der es zum Zeitpunkt der Unterzeichnung sozusagen „versiegelt“, um eine spätere Veränderung auszuschließen.
Diese zwei Gründe erklären, warum die E-Signatur die gleiche rechtliche Beweiskraft hat wie eine handschriftliche Unterschrift – und sogar noch sicherer ist. Damit lässt sich das Integrationsverfahren von neu eingestellten Beschäftigten erheblich vereinfachen.
Nach der Nutzung der elektronischen Signatur zur Beschleunigung des Recruiting sollten Sie diesen Weg unbedingt weiterverfolgen!
Interne Richtlinien und Verfahrensanweisungen des Unternehmens elektronisch unterzeichnen
Interne Richtlinien und Verfahrensanweisungen des Unternehmens sind wichtig, da sie neuen Beschäftigten helfen, die Anforderungen und Regeln des Unternehmens zu verstehen. Mit der elektronischen Signatur bestätigen die neuen Beschäftigten, dass sie die Richtlinien und Verfahrensanweisungen gelesen und verstanden haben. Auf diese Weise lassen sich Konformitätsprobleme vermeiden.
Während des gesamten Arbeitslebens des Mitarbeitenden gibt es Dokumente zu unterzeichnen, die seine Zustimmung erfordern, insbesondere wenn Ihr Unternehmen im Bereich HR aktiv ist. Einrichtung des Homeoffice, Wechsel des Versicherungsträgers, Vereinbarung zu Prämien, Vertragsnachträge …
Alle diese Schritte lassen sich vereinfachen. Dazu ist die elektronische Signatur da.
Das Wohlbefinden am Arbeitsplatz fördern
In Frankreich haben wir im ersten Quartal 2022 eine Kündigungsrate von 2,7 % erreicht, das ist der höchste Wert seit 2008.
Seit der Corona-Pandemie kündigen weltweit immer mehr Beschäftigte. Infragestellung, berufliche Veränderung, „Sinnsuche“ – Trader beschließt, in der Normandie Kühe zu halten. Daraus ist dieses berühmte „Wohlbefinden“ bei der Arbeit entstanden. Als ob wir das Wohlbefinden vor der Pandemie irgendwo in unseren Köpfen vergessen hätten, um es jetzt wieder hervorzuholen!
Wohlbefinden am Arbeitsplatz hat zahlreiche Vorteile für die Beschäftigten und ihre Arbeitgeber.
- Gesteigerte Produktivität: Wenn sich die Beschäftigten in ihrer Arbeitsumgebung wohlfühlen, sind sie engagierter und motivierter.
- Weniger Abwesenheit und Turnover: Beschäftigte, die sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, neigen weniger zu Abwesenheit aus Krankheitsgründen oder dazu, sich eine neue Stelle zu suchen.
- ➡️ Reduzierung der Kosten in Verbindung mit Abwesenheit und Turnover.
- Verbesserung des Unternehmensimage: Unternehmen, die sich um das Wohlbefinden ihrer Beschäftigten sorgen, haben in der Öffentlichkeit ein positiveres Image.
- ➡️Erleichtert das Recruiting (neue Talente anziehen)
- ➡️Erleichtert die Geschäftstätigkeit (stärkt die Beziehungen zu Bestandskunden und potenziellen Kunden)
Im Unternehmen zählt jede Aktion. Vom Ruheraum bis zur elektronischen Signatur trägt jede Maßnahme zur Verbesserung des Arbeitsalltags der Beschäftigten bei.
Die Arbeit nimmt bereits viel Zeit in Anspruch, so dass sich die Beschäftigten nicht mit Papierunterschriften aufhalten können, die in mehreren Etappen erfolgen (ausdrucken, unterzeichnen, scannen, versenden …), sich über mehrere Tage erstrecken und potenziell erfolglos sein können (nach dem Ausdrucken und Unterzeichnen wird vergessen, das Dokument zu scannen und zu versenden …).
Und zum Schluss? Das Offboarding.
Unabhängig vom Grund, aus dem ein Beschäftigter das Unternehmen verlässt, bleibt dies nicht ohne Folgen.
Abgesehen von den Kosten eines schlechten Recruitings(neues Recruiting-Verfahren, Schulung, Enttäuschung für die Teams vor Ort …) ist ein Offboarding-Verfahren erforderlich, das eine Kündigung „im Einvernehmen“ fördert.
Die Kündigung, der letzte Schritt im Arbeitsleben des Beschäftigten, muss unabhängig vom rechtlichen Aspekt in der Regel angekündigt, unterzeichnet und genehmigt werden. Wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, kann es sinnvoll sein, die Kündigungsbedingungen schnell zu unterzeichnen, um alle Beteiligten in Sicherheit zu wiegen. Eine Kündigung ist – aus verschiedenen Gründen und für alle Beteiligten – immer schwierig. Die entsprechenden administrativen Formalitäten erleichtern zu können ist es echtes Plus.
85 % der ehemaligen Beschäftigten sind im Übrigen bereit, sich positiv über ihr ehemaliges Unternehmen zu äußern, wenn die Kündigung gut gelaufen ist.
➡️Über diesen Aspekt sollten alle Unternehmen mit Internetpräsenz ernsthaft nachdenken. Die Vorteile eines guten Rufs im Internet liegen auf der Hand!
Der Lebenszyklus des Beschäftigten wird mit der elektronischen Signatur von Anfang bis Ende abgedeckt. Sie steht für eine Vereinfachung der Formalitäten und ermöglicht reibungslose Beziehungen zwischen dem Beschäftigten und seinem Arbeitgeber, damit sich die HR-Teams auf das Wesentliche konzentrieren können: den Menschen 🙂
