De onboarding van nieuwe werknemers is een belangrijke stap om hun snelle en efficiënte integratie in het bedrijf te garanderen. Dit proces kan echter soms lang en vervelend zijn, vooral als het gaat om administratieve documenten. De dematerialisatie van administratieve processen en het gebruik van elektronische handtekeningen zijn effectieve oplossingen om de onboarding van nieuwe werknemers te versnellen en de interacties tussen werkgever en werknemer te vereenvoudigen.
Het gebruik van elektronische handtekeningen vanaf de aanwervingsfase
Waarom zijn elektronische handtekeningen interessant in dit stadium? Omdat ze twee onmiskenbare voordelen bieden:
- Het ondubbelzinnig identificeren van de ondertekenaar in het kader van een min of meer geavanceerd authentificatieproces, afhankelijk van het aan de handtekening toegekende veiligheidsniveau (eenvoudig, geavanceerd of gekwalificeerd) en de verplichting om vooraf een elektronisch certificaat aan te vragen.
- De garantie voor de integriteit van het ondertekend document,dankzij een mechanisme dat het document verzegelt op het moment van ondertekening, om eventuele latere wijzigingen en veranderingen te verhinderen.
Er zijn twee redenen waarom ondertekenen op afstand een gelijkwaardige bewijswaarde heeft als handgeschreven handtekeningen en een veel grotere veiligheid heeft. Dit leidt tot een aanzienlijke vereenvoudiging van de integratieprocedure van nieuwe werknemers.
Als u eenmaal elektronische handtekeningen hebt gebruikt om uw aanwervingsprocedure te versnellen, laat het daar dan niet bij!
Intern bedrijfsbeleid en procedures elektronisch ondertekenen
Intern bedrijfsbeleid en procedures zijn belangrijk om nieuwe werknemers te helpen de verwachtingen en regels van het bedrijf te begrijpen. Elektronische handtekeningen kunnen worden gebruikt om te bevestigen dat nieuwe werknemers dit beleid en deze procedures hebben gelezen en begrepen, waardoor het risico van niet-naleving wordt verminderd.
Gedurende het hele leven van de werknemer, vooral als uw bedrijf actief is op HR-gebied, zullen er documenten zijn die zijn goedkeuring vereisen. Het implementeren van telewerk, het overstappen naar een andere onderlinge verzekeringsmaatschappij, overeenstemming over bonussen, aanhangsels, enzovoort.
Dit zijn allemaal handelingen van de werknemer die vereenvoudigd moeten worden. Daar is de elektronische handtekening voor.
Het welzijn van de werknemer op het werk bevorderen
In Frankrijk bedraagt het percentage werknemers dat ontslag heeft genomen in het eerste kwartaal van 2022 2,7%, het hoogste percentage sinds 2008.
Sinds de Covid-19-crisis is het aantal ontslagnemingen wereldwijd toegenomen. Twijfels, carrièreswitch en de zoektocht naar “zingeving” – Trader besluit koeien te gaan fokken in Normandië. Toen kwam het beroemde “welzijn” op het werk. Alsof welzijn vóór de crisis was vergeten, ergens in ons hoofd, om vervolgens weer op te duiken!
Welzijn op het werk biedt veel voordelen voor werknemers en werkgevers.
- Hogere productiviteit: als werknemers zich goed voelen in hun werkomgeving, zijn ze meer betrokken en gemotiveerd.
- Minder ziekteverzuim en verloop: werknemers die zich goed voelen op het werk zijn minder geneigd zich ziek te melden of een andere baan te zoeken.
- ➡️ Lagere kosten in verband met verzuim en verloop.
- Beter bedrijfsimago: Bedrijven die het welzijn van hun werknemers belangrijk vinden, worden door het publiek positiever beoordeeld.
- ➡️Faciliteert werving (aantrekken van nieuwe talenten)
- ➡️Faciliteert business (versterkt relaties met klanten en prospects)
Elke actie telt in het bedrijfsleven. Van de pauzeruimte tot de elektronische handtekening, elk hulpmiddel draagt bij tot de verbetering van het dagelijks leven van de werknemer.
Zijn werk neemt al een aanzienlijk deel van zijn tijd in beslag en hij kan zich niet lang bezighouden met papieren handtekeningprocedures die in verschillende fasen uitgevoerd dienen te worden (afdrukken, ondertekenen, scannen, verzenden, enz.) en die meerdere dagen in beslag kunnen nemen en daardoor mogelijk niet succesvol zijn (na het afdrukken en ondertekenen wordt het scannen en verzenden vergeten, enz.).
En als alles ophoudt? Offboarding.
Wat de reden ook is, een werknemer die een bedrijf verlaat is niet zonder gevolgen.
Zonder nog maar te spreken over de kosten van een slechte aanwerving (nieuwe aanwerving, opleiding, harde klap voor de teams ter plaatse, enz.), is het noodzakelijk om een offboardingprocedure te hebben die het vertrek in “goede verstandhouding” bevordert.
Als laatste fase in het leven van de werknemer moet de beëindiging van het dienstverband, ongeacht de juridische status ervan, in de meeste gevallen worden aangemeld, ondertekend en goedgekeurd. Wanneer een werknemer vertrekt, kan het verstandig zijn om snel de vertrekvoorwaarden te ondertekenen om alle betrokken partijen gerust te stellen. Een vertrek is altijd moeilijk, om vele redenen en voor alle partijen. Het verlichten van de administratieve last is een echt pluspunt.
Bovendien is 85% van de ex-werknemers bereid positief te spreken over hun ex-bedrijf als hun vertrek goed is verlopen.
➡️Overweeg dit serieus als u aanwezig bent op het web. De voordelen van e-reputatie zijn reeds bewezen!
De levenscyclus van de werknemer is volledig gedekt dankzij de elektronische handtekening. Een vereenvoudiging van het administratieve proces die de relatie tussen de werknemer en de werkgever soepeler maakt en HR-teams in staat stelt zich opnieuw te concentreren op het echte onderwerp:mensen 🙂
