De bedrijfsprocessen van gereglementeerde juridische beroepen ondergaan een grondige transformatie vanwege de democratisering van de elektronische handtekening: er wordt gesproken van “Juridische zaken 4.0”. De elektronische handtekening is een reële kans voor het versnellen en vloeiend maken van juridische processen. Uitleg.
Volgens een in januari 2021 door YouGov uitgevoerd onderzoek naar de ontwikkeling van het gebruik van elektronische handtekeningen in Frankrijk hadden bedrijven al sinds het begin van de coronacrisis een oplossing voor elektronische handtekeningen ingevoerd. Daarvan gebruikte 49% de elektronische handtekening voor documenten op het gebied van verkopen en 41% voor HR-gerelateerde documenten.
Wat zijn de voordelen van de elektronische handtekening voor een juridische dienst?
Het gebruik van elektronische handtekeningen door juridische diensten, ongeacht bij bedrijven, advocatenkantoren of andere diensten, brengt vele voordelen met zich mee.
De elektronische handtekening heeft in Frankrijk en in Europa sinds 13 maart 2000 dezelfde waarde als een handgeschreven handtekening. In september 2017 is in een decreet verduidelijkt dat alleen de gekwalificeerde elektronische handtekening gelijkwaardig is aan een handgeschreven handtekening (Frans decreet nr. 2017-1416 van 28 september 2017). In het kader van overheidsaankopen voldoet een geavanceerde elektronische handtekening aan deze voorwaarden.
Deze steeds beter omkaderde en beveiligde praktijk wordt tevens op Europees niveau geregeld. De eIDAS-verordening (Electronic identification and trust services) is een Europese verordening. Zij omkadert en standaardiseert het gebruik van elektronische handtekeningen door juridische diensten bij alle entiteiten die er gebruik van maken.
In de eIDAS-verordening worden digitale handtekeningen onderverdeeld in 4 beveiligingsniveaus.
- Handtekeningen van niveau 1: deze worden gebruikt voor wettelijke documenten waarbij de ondertekenaars geen belang hebben het bestaan ervan te ontkennen. We hebben het hier over verzekeringscontracten die betrekking hebben op gezondheid, inboedel of auto’s. De veiligheid wordt gegarandeerd door een dubbele controledienst (SMS met een code enz.)
- Elektronische handtekeningen van niveau 2: deze worden gebruikt voor transacties waarbij een groot aantal personen betrokken is, zoals een door de klant gemachtigde makelaar. De betrokkenheid van meer partijen vergt meer controle. Voor verzekerings-, pensioen- of spaarcontracten moet bijvoorbeeld de identiteit worden bevestigd met een fotokopie van uw wettelijke documenten (paspoort, identiteitskaart enz.)
- Elektronische handtekeningen van niveau 3: hiervoor gelden dezelfde regels als voor elektronische handtekeningen van niveau 2, met als enige verschil dat de klant in dit geval een gekwalificeerd certificaat ondertekent.
- Elektronische handtekeningen van niveau 4: dit is het hoogste veiligheidsniveau. Het ondertekenen van een overeenkomst ongeacht van welke aard wordt gecontroleerd, aangezien de gegevens gevoeliger zijn. De identiteit van de betrokken partijen wordt beter gecontroleerd. Voor elektronische handtekeningen van niveau 4 wordt tevens een duurzaam handtekeningcertificaat aangemaakt. Dit is ideaal voor gereglementeerde beroepen.
Een duidelijke Europese regelgeving op dit gebied is niet het enige voordeel verbonden aan elektronische handtekeningen voor juridische diensten. Hiermee kan namelijk de echtheid van een document worden bewezen dankzij een tijdstempel en het vaststellen van de identiteit van de ondertekenaar. Met andere woorden, het is onmogelijk om een document te vervalsen of te verklaren dat het na ondertekening werd gewijzigd of dat de ingevulde velden zijn veranderd.
Ter afsluiting bieden elektronische handtekeningen nog een ander niet verwaarloosbaar voordeel voor juridische diensten, namelijk tijdsbesparing. In plaats van een afspraak te plannen, documenten te verzenden, te wachten op de ondertekende stukken enz., kunnen advocaten veel sneller en gedematerialiseerd werken. Hierdoor hebben ze binnen enkele minuten/uren een reactie binnen, die ook nog eens traceerbaar is.
Elektronische handtekeningen: voor welke juridische documenten?
Voor welk soort juridische documenten zijn elektronische handtekeningen geschikt? Eigenlijk bijna voor alle soorten documenten. Ze kunnen namelijk worden gebruikt voor:
- Handelscontracten: leveranciersovereenkomsten, verkoopovereenkomsten of uitbestedingsovereenkomsten enz. Elektronische handtekeningen zijn ideaal voor gereglementeerde beroepen om sneller zaken te doen.
- Human Resources: de afdelingen HR of personeelswerving kunnen elektronische handtekeningen gebruiken voor uitwisselingen met nieuwe werknemers en hen vooraf de toezeggingen en arbeidsovereenkomsten laten tekenen. Digitale handtekeningen hebben een echte juridische waarde!
- Vennootschappen: processen-verbaal, notulen van algemene vergaderingen en andere documenten die belangrijk zijn voor vennootschappen, verenigingen, gemeentehuizen, belastingcentra en prefecturen kunnen worden ondertekend met elektronische handtekeningen.
- Operaties voor externe groei: de juridische afdeling van een bank of een externe speler kan gebruik maken van elektronische handtekeningen voor overeenkomsten voor het aankopen van aandelen, voor de verkoopovereenkomsten van deze aandelen en zo economische handelingen en investeringen vereenvoudigen.
Men merkt dat elektronische handtekeningen tegenwoordig worden gebruikt voor alle soorten media, onder de voorwaarde dat er rekening wordt gehouden met de specifieke behoeften aan veiligheid voor de gegevens (klanten, bedrijven, derden).
Hoe slaagt u in het opzetten van een proces voor elektronische handtekeningen voor uw juridische dienst?
Het opzetten van een proces voor elektronische handtekeningen op de juridische afdeling van een bedrijf, vooral in het kader van gereglementeerde beroepen, is vrij eenvoudig.
De eerste stap bestaat uit het opzetten van een “contractbibliotheek”. Deze eenvoudig toegankelijke plek bevat alle soorten gedematerialiseerde contracten waarmee uw bedrijf gewoonlijk werkt.
Deze documenten – laten we hier het voorbeeld nemen van offertes, verkoopcontracten, facturen enz. – kunnen vervolgens aan uw klanten en zakenpartners worden verzonden om te worden ondertekend met behulp van een elektronische handtekening. De ondertekende en teruggezonden contracten worden vervolgens opgeslagen in uw centrale gegevensbank, waar uw teams de verdere ontwikkeling ervan kunnen volgen.
Wat elektronische facturen betreft kan de boekhoudafdeling altijd weten welke facturen er zijn betaald, welke facturen nog onbetaald zijn, voor welke facturen er een aanmaning is verzonden of een gerechtelijke invordering is ingesteld. Het doel is om de follow-up van contracten te vereenvoudigen, om zich ervan te verzekeren dat alle verplichte vervaldatums en doelstellingen in acht worden genomen.
