De elektronische handtekening is een digitaal proces waarmee u alle soorten documenten online kunt ondertekenen, waardoor ze bewijskracht krijgen en veilig kunnen worden gearchiveerd. Op voorwaarde natuurlijk dat een soevereine en veilige oplossing wordt gebruikt. Het hoofddoel van een oplossing voor elektronische handtekeningen is, naast de bescherming van de documenten die hiermee gemoeid zijn, het optimaliseren van de productiviteit van uw medewerkers en dus van uw bedrijf. Dit geldt zowel voor grote accounts als voor zeer kleine ondernemingen.
De voordelen van de digitale handtekening voor de productiviteit
Door te kiezen voor dit gedematerialiseerde proces om online een elektronische handtekening te zetten, worden de handtekeningstappen eenvoudiger en minder in aantal en zijn uw toestemmingen veiliger. Zo profiteert uw bedrijf van de vele voordelen van de elektronische handtekening, maakt u tijdwinst in het administratief beheer en bespaart u op verbruiksgoederen en verplaatsingen:
- U print geen contracten meer uit die ondertekend moeten worden. U bespaart niet alleen op papier, maar u bent ook nog milieuvriendelijk bezig.
- U hoeft zich niet meer fysiek te verplaatsen om documenten te laten ondertekenen of ze per post te versturen. Denk aan de tijdwinst die u boekt tijdens het hele ondertekeningsproces, om nog maar te zwijgen van het geld dat u bespaart.
- U hoeft niet langer handtekeningen te controleren op conformiteit en mede te ondertekenen. Stroomlijn uw processen in een klimaat van vertrouwen en veiligheid.
Veilige handtekeningen
Een elektronische handtekening heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening, en zelfs meer, op voorwaarde dat ze wordt geverifieerd. Dit staat in artikel 1367 van het Franse Burgerlijk Wetboek dat sinds 2016 van kracht is.
Een elektronische handtekening is veiliger dan een handgeschreven handtekening omdat ze de integriteit van het ondertekende document garandeert. Oodrive_sign biedt een veilige, juridisch volwaardige, totaaloplossing aan voor elektronische handtekeningen, in overeenstemming met de ANSSI-aanbevelingen, inclusief het digitaliseren en uniform maken van de overeenkomsten, het verzamelen van data en de mogelijkheid om documenten op afstand, face to face of online te laten ondertekenen.
Vier handtekeningstappen voor uw productiviteit
De elektronische handtekening van Oodrive Sign bestaat uit 4 stappen, met als doel uw toestemmingen enuitwisselingen te beveiligen, maar ook om uw productiviteit te optimaliseren, zodat u kostbare tijdwinst kunt boeken en dus aanzienlijk kunt besparen.
- Kies uw document en plaats het in oodrive_sign
- Voeg de ondertekenaar(s) toe en kies een wijze van ondertekening (face to face, op afstand, of beide als u meerdere ondertekenaars met verschillende behoeften/eisen heeft)
- Oodrive_sign genereert het definitieve PDF-bestand (of Word-document of een ander formaat) zoals dit moet worden gepresenteerd, gelezen en goedgekeurd door de ondertekenaar(s). Oodrive_sign verzamelt vervolgens de elektronische handtekeningen voor elk van de ondertekenaars.
- Een betrouwbare derde partij certificeert en e-stempelt het document, de eventuele bijlagen en de identiteit van elke ondertekenaar. Het document wordt vervolgens verzegeld en met de eventuele bijlagen en het bewijsbestand in uw backoffice gearchiveerd.
De betrokken bedrijven
De ondertekening van documenten betreft alle ondernemingen. Van grote accounts tot zelfstandig ondernemers en zeer kleine ondernemingen. De elektronische handtekening maakt het op deze wijze mogelijk om de productiviteit van bedrijven in alle sectoren te optimaliseren. Hier volgen enkele voorbeelden uit onze klantenfeedback:
- Vastgoed: huurovereenkomsten, hoofdelijke garantiestellingen, plaatsbeschrijvingen, koopovereenkomsten, enz.
- Verzekeringen en makelaardij: interactief traject van het verzamelen van klantinformatie tot de ondertekening van verzekeringscontracten.
- Energiebesparende en thermische renovatie: beheer van witcertificaten met offertes, facturen en klantbewijzen.
- Distributie: ondertekening van overeenkomsten met distributeurs, centralisatie van alle contractuele activiteiten.
- Ambachtslieden: beheer van arbeidscontracten, prestaties, abonnementen, aankooporders, enz. met verzameling van bewijsstukken.
Dat het gebruik van oplossingen voor elektronische handtekeningen voortdurend toeneemt, komt doordat deze oplossingen, mits ze veilig zijn en voldoen aan de verschillende geldende kwalificaties, het mogelijk maken de productiviteit van bedrijven daadwerkelijk te optimaliseren.
