Delen wordt makkelijk

Voor bedrijven die als partners bij een project betrokken zijn, is een gedeelde digitale omgeving cruciaal om agile samen te werken. “We delen er details over onze modellen, partners voegen daar informatie aan toe en klanten laten ons er hun specificaties weten”, legt Raud uit. “We sturen ook documenten over en weer in die omgeving. Via e-mail wordt het al snel moeilijk om bij te houden welke versie de recentste is.” Met hun vorige FTP-gebaseerde oplossing verzond DFJ één documentversie per keer en moesten de medewerkers zelf uitzoeken welk bestand bij welk verzoek hoorde. Als er door die werkwijze een misverstand gebeurde, konden de gevolgen daarvan duur zijn.

“Met Oodrive staat alles op één plek”, aldus Raud. “We zien de eisen van de klant en de antwoorden van onze partners. Alles is raadpleegbaar vanaf elk apparaat en makkelijk te begrijpen. We kunnen onze partners gewoon een sleutel geven en zeggen: ‘hiermee kun je verbinding maken, de toegang controleren, samenwerken, samen documenten bewerken en een gedeelde map maken om documenten in te zetten’. Het is erg eenvoudig in te stellen.”

Vroeger moesten samenwerkingen soms verlopen via de eigen oplossing van hun partners, waardoor DFJ geen controle had over de toegang tot bestanden nadat ze verzonden waren en bestanden intern moest kopiëren om de relevante documentatie niet te verliezen na het einde van een project. “Nu zijn wij de eigenaar van de oplossing”, zegt Raud. “De opslagruimte is van ons, dus kunnen alle gegevens die erin staan, daar voor altijd blijven. Als we later iets opnieuw willen nakijken, dan kan dat gewoon. Met Oodrive Work blijven wij de eigenaar van alles waaraan we samenwerken.”