De gezondheidscrisis en zijn gevolgen voor de werkmethoden – beperkt reizen, verspreiding van hybride manieren van werken – hebben bedrijven gedwongen om hun digitale transformatie te versnellen en hun interesse voor elektronische handtekeningen te versterken. Deze interesse is momenteel de ultieme doorslaggevende factor voor het volledig digitaliseren van de transacties en uitwisselingen van bedrijven, wat voordelen zal opleveren met betrekking tot tijd, flexibiliteit, veiligheid en kostenvermindering. Met andere woorden: de elektronische handtekening heeft alle kans om de komende jaren een grotere plaats in te nemen. Het bewijs wordt geleverd in deze vier grote trends op de markt van online handtekeningen in 2022.
De geleidelijke verbreiding van het gebruik van elektronische handtekeningen
In het verleden werden elektronische handtekeningen vooral gebruikt in bedrijfssectoren waar veilige uitwisselingen een prioriteit zijn. Zij worden algemeen gebruikt in banken, financiële instellingen, juridische en commerciële bedrijven en voor Human ressources. Om een voorbeeld te geven hebben meer dan 40% van juridische beroepsbeoefenaren online handtekeningen ingevoerd en gebruiken deze vooral voor processen-verbaal in rechtbanken en in authentieke akten (bron: Challenges).
Als gevolg van de pandemie heeft de elektronische handtekening zich weten te bevrijden van haar “technische” imago. In een woord: zij is nu gedemocratiseerd, allereerst uit noodzaak en vervolgens vanwege de vele voordelen. In 2020 steeg de markt van de elektronische handtekeningen binnen enkele weken tijd met 25% volgens Forrester (bron: Journal du Net), en breidde zich uit in nieuwe bedrijfssectoren zoals de vastgoedsector, het toerisme, grootwinkelbedrijven en zelfs het verenigingsleven. Volgens Markess by Exægis zou deze stijgende lijn exponentieel moeten worden: dit onafhankelijke onderzoeksbureau gaat ervan uit dat 87% van de bedrijven tegen 2023 een oplossing voor elektronische handtekeningen zal hebben ingevoerd.
De versoepelende bepalingen van de eIDAS-verordening voor gekwalificeerde handtekeningen
In de wereld van de elektronische handtekeningen is de gekwalificeerde handtekening de meest veilige handtekening in overeenstemming met de Europese eIDAS-verordening. Maar hun gebruik is op zijn minst complex: er wordt momenteel vooraf een gekwalificeerd elektronisch certificaat vereist, dat wordt afgegeven door een betrouwbare dienstverlener, die geregistreerd staat bij een Europese trust list en die aan de aanvrager op een fysieke drager wordt geleverd. Dit zijn de moeilijkheden die het gebruik van dit handtekeningniveau remmen, ondanks de vele voordelen die eraan zijn verbonden.
Maar soms kunnen dingen ook ten goede veranderen. De nieuwe versie van de eIDAS-verordening die voor september aanstaande wordt verwacht, zal de eisen herdefiniëren voor het gebruik van een gekwalificeerde handtekening, met name door het gebruik ervan volledig te dematerialiseren (wat het einde zou inluiden van fysieke dragers, die momenteel nog verplicht zijn). Deze wijzigingen zouden als gevolg hebben de invoer van de oplossing te bevorderen met behoud van alles wat haar onmisbaar maakt: sterke technische, juridische en veiligheidsgaranties. Wat logischerwijs alle remmen zou wegnemen voor de algemene verspreiding van deze oplossing en een groeiend aantal marktspelers zou overtuigen.
Een steeds betrouwbaarder middel met betrekking tot cyberveiligheid
Het online ondertekenen van documenten brengt ook zijn aandeel aan zorgen met zich mee. Het gevaar van fraude en identiteitsdiefstal is zeer reëel. In 2021 had één bedrijf op vier te maken met bewezen fraude – een groei die te wijten was aan de verspreiding van het telewerken (Euler Hermes barometer) – wat verklaart waarom vooral bedrijven te maken hebben met cyberveiligheidskwesties.
Elektronische handtekeningen werken deze fraude echter niet in de hand, integendeel zij bieden bescherming tegen alle soorten cyberaanvallen. Om juridische waarde te hebben moeten online aantekeningen namelijk gebruik maken van data-encryptiesystemen die de authenticiteit van de ondertekende documenten garanderen. Hieraan moet worden toegevoegd dat voor het verifiëren van de identiteit van de aanvrager voor het overdragen van een elektronisch certificaat – het hoogste veiligheidsniveau van handtekeningen – deze in persoon aanwezig moet zijn. Door het feit dat de ondertekenaar zich moet authentiseren bij het ondertekenen wordt het gevaar op identiteitsdiefstal beperkt.
De groeiende aantrekkelijkheid van elektronische handtekeningen in een context van hybride manieren van werken
De pandemie heeft niet alleen de manieren van werken veranderd: zij heeft ook gevolgen gehad voor de wensen van de werknemers. Ze heeft aangetoond dat werknemers hun dagelijkse taken zowel op afstand als op kantoor kunnen verrichten, zonder verlies van productiviteit. Nu de normale situatie zich herstelt, eisen werknemers voortaan meer flexibiliteit (en autonomie) in het organiseren van hun manier van werken en hun werktijden. Dit verschijnsel wordt “hybride manier van werken” genoemd en is een belangrijke factor geworden voor kandidaten bij sollicitaties en een op zich staand beslissingscriterium.
In deze context zijn elektronische handtekeningen een sterk argument voor bedrijven, voor zover deze hun “digitale gereedschapskist” willen aanvullen, en voor werknemers omdat zij de flexibiliteit bieden die zij zich zozeer wensen, en dit geldt trouwens niet alleen voor werknemers… Bedrijven hebben bovendien steeds meer te maken met een stijgend aantal freelance medewerkers: in de toekomst zullen zij gedwongen zijn om steeds meer te werken met onafhankelijke ondernemers en zullen zij oplossingen moeten aandragen die passen bij hun manier van werken. Een dubbel argument om elektronische handtekeningen in hun dagelijkse activiteiten te integreren!
