L’onboarding (procedura di inserimento di un neoassunto) dei nuovi collaboratori è un passo fondamentale per garantirne l’integrazione rapida ed efficace all’interno dell’azienda. Tuttavia, a volte questo processo può essere lungo e fastidioso, in particolare per quanto riguarda i documenti amministrativi. La dematerializzazione dei processi amministrativi e l’utilizzo della firma elettronica sono soluzioni efficaci per accelerare l’onboarding (procedura di inserimento di un neoassunto):dei nuovi collaboratori e semplificare le interazioni tra datore di lavoro e dipendente.
Utilizzare la firma elettronica al momento del reclutamento
Perché la firma elettronica è interessante in questa fase? Perché presente due innegabili vantaggi:
- L’identificazione inequivocabile del firmatario, attraverso un processo di autenticazione più o meno approfondito in funzione del livello di garanzia associato alla firma (semplice, avanzata o qualificata) e alla necessità di ottenere, in anticipo, un certificato elettronico.
- La garanzia dell’integrità del documento firmato, grazie a un meccanismo che “sigilla” quest’ultimo all’istante T della firma al fine di evitare eventuali modifiche e alterazioni successive.
Due motivi per cui la firma a distanza ha un valore probatorio equivalente a quello della firma manoscritta e vanta una sicurezza molto superiore. Ciò semplifica notevolmente la procedura di integrazione dei nuovi arrivati.
Dopo aver usato la firma elettronica per accelerare il reclutamento, non fermarti in un così buon percorso.
Firmare elettronicamente le politiche e le procedure interne aziendale
Le politiche e le procedure interne aziendali sono importanti per aiutare i nuovi dipendenti a comprendere le aspettative e le regole dell’azienda. La firma elettronica può essere utilizzata per confermare che i nuovi collaboratori hanno letto e compreso correttamente queste politiche e procedure, il che consente di ridurre i rischi di non conformità.
Per tutta la vita del collaboratore, soprattutto se la vostra azienda è attiva in particolare in merito alle risorse umane, ci saranno dei documenti che richiederanno il suo consenso. Instaurazione del telelavoro, modifica reciproca di organismo, accordo sui premi, clausole aggiuntive…
Sono altrettante azioni del collaboratore che bisogna semplificare. La firma elettronica è qui per questo.
La promozione del benessere al lavoro del collaboratore
In Francia, abbiamo raggiunto il 2,7% di dimissioni nel 1 ° trimestre 2022 ovvero il tasso più alto dal 2008.
Dopo la crisi del Covid-19, le dimissioni si sono intensificate in tutto il mondo. Le rimesse in questione, i cambiamenti di orientamento, la ricerca di “senso”.Trader decide di trasferirsi per allevare mucche in Normandia. In seguito si è iniziato a parlare del famoso “benessere” al lavoro. Come se prima della crisi il benessere fosse stato dimenticato, da qualche parte nella nostra testa, per risorgere meglio!
Il benessere sul lavoro offre molti vantaggi per i dipendenti e i datori di lavoro.
- Maggiore produttività: quando i dipendenti si sentono bene nel loro ambiente di lavoro, tendono ad essere più impegnati e motivati.
- Diminuzione dell’assenteismo e ricambio del personale: i dipendenti che si sentono bene al lavoro hanno meno probabilità di prendere congedi per malattia o di cercare un altro impiego.
- ➡️ Riduzione dei costi legati all’assenteismo e al ricambio del personale.
- Miglioramento dell’immagine del marchio dell’azienda: Le aziende che si occupano del benessere dei propri dipendenti possono essere percepite in modo più positivo dal pubblico.
- ➡️Facilita le assunzioni (attrarre nuovi talenti)
- ➡️Facilita il business (rafforza le relazioni con i clienti e i potenziali clienti)
Ogni azione conta in azienda. Dalla sala per il relax alla firma elettronica, ogni strumento contribuisce a migliorare la quotidianità del collaboratore.
Il suo lavoro richiede già un tempo considerevole e non può soffermarsi su procedure di firma cartacea che si svolgono in più fasi (stampa, firma, scansione, invio…) e che possono estendersi su diversi giorni e quindi potenzialmente non a riuscire (dopo la stampa e la firma si dimentica di scansionare e inviare…).
E se tutto si ferma? Offboarding (uscita dall’azienda).
Indipendentemente dal motivo, l’uscita dall’azienda di un dipendente non è senza conseguenze.
Per non parlare del costo di un reclutamento dall’esito negativo (nuovo reclutamento, formazione, duro colpo per le squadre esistenti…), è necessario avere una procedura di offboarding (uscita dall’azienda) che promuoverà la rottura in “buoni termini”.
Fase finale della vita del collaboratore, la rottura deve, a prescindere dalla sua qualifica legale, essere, nella maggior parte dei casi, notificata, firmata, approvata. Quando un collaboratore se ne va, può essere sensato firmare rapidamente le condizioni di uscita dall’azienda, per rassicurare tutte le parti interessate. L’uscita dall’azienda è sempre difficile per molte ragioni e per tutte le parti coinvolte. Alleggerire le formalità burocratiche è un vero vantaggio.
Inoltre, l’85% degli ex dipendenti è disposto a parlare bene della propria ex azienda se l’uscita dall’azienda è riuscita.
➡️Da meditare seriamente se si è presenti sul web. I benefici dell’e-reputazione non sono più da dimostrare!
Il ciclo di vita del collaboratore è completamente coperto grazie alla firma elettronica. Una semplificazione dell’amministrazione che permette di fluidificare i rapporti tra il dipendente e il datore di lavoro e che permette di rifocalizzare i team HR sul vero interesse: le persone.
