La crisi sanitaria e le sue conseguenze per le aziende, il ricorso massiccio al telelavoro, riunioni a distanza, ostacoli agli spostamenti professionali, hanno indotto queste ultime ad accelerare la loro digitalizzazione, e in particolare ad adottare la firma elettronica. E per quanto riguarda le risorse umane?
Nel 2021, il mercato francese degli HRSI ha raggiunto i 3,4 miliardi di euro (oltre l’8% di crescita). Nel 2022, la tendenza è rimasta forte con ancora l’8% di crescita ed entro il 2025 dovrebbe raggiungere un volume di attività totale di 4,6 miliardi. (fonte Markess)
Mentre la digitalizzazione è una delle tre priorità per le risorse umane, la firma digitale sta gradualmente diventando uno strumento indispensabile per dematerializzare tutti i processi delle risorse umane. In effetti, la firma elettronica è un modo semplice per fluidificare la comunicazione, risparmiare tempo, proteggere i documenti, ma anche rimettere le persone al centro della funzione HR e trasformare l’immagine dell’azienda. Panoramica dei vantaggi della firma elettronica per le risorse umane
Accelerazione dei processi HR grazie alla firma elettronica
Non è una sorpresa: la dematerializzazione è una leva di accelerazione della comunicazione, sinonimo di risparmio di tempo. Questa è anche una delle sue caratteristiche. Ma la firma elettronica va oltre digitalizzando processi strategici, come la contrattualizzazione o la validazione di documenti legati alla vita professionale dei dipendenti. Infatti, la firma digitale si applica a tutti i documenti gestiti dalle risorse umane:
- Reclutamento e onboarding (procedura di inserimento di un neoassunto): promessa di assunzione, contratto di lavoro o di lavoro interinale, accordo di riservatezza;
- Vita professionale: busta paga, scheda oraria lavorativa, note spese, certificato di consegna delle attrezzature, manutenzione annuale, foglio di marcatura, clausola aggiuntiva al contratto, saldo di qualsiasi conto, certificato di lavoro;
- Comunicazione interna: politica aziendale, comunicazione ai dipendenti, convocazione, verbale d’istanza…
In questo modo l’utilizzo di una soluzione di firma elettronica riduce il tempo dedicato alla consultazione, alla firma e all’invio dei documenti, anche quando questi sono riservati e/o strategici. I firmatari, collaboratori o candidati all’assunzione, non hanno più bisogno di spostarsi, né di passare attraverso una procedura lunga e noiosa che consiste nel scaricare, stampare e poi restituire un contratto. Possono anche firmare in mobilità, da uno smartphone o un tablet: un modo per le risorse umane per assicurarsi, ad esempio, che tale documento sia stato ricevuto e letto da un collaboratore in telelavoro o in viaggio all’estero.
Alcune soluzioni (come Oodrive Sign) vanno anche oltre offrendo la possibilità di firmare un documento offline che viene trasmesso non appena il dispositivo utilizzato per realizzare la firma elettronica è nuovamente connesso a internet. Si tratta di una firma elettronica offline.
La messa in sicurezza dei documenti firmati elettronicamente
Questo risparmio di tempo è accompagnato da una maggiore sicurezza della comunicazione, un parametro essenziale per le risorse umane data la sensibilità di alcuni documenti. Una sicurezza che si spiega con il fatto che la firma elettronica non si limita a una versione digitalizzata di un “autografo”, ma permette di autenticare il firmatario e di garantire l’integrità del documento.
Per capire bene questi due punti, bisogna entrare nel dettaglio del funzionamento della firma elettronica. Questa è propria di un individuo e protetta da un certificato digitale che sigilla il documento al momento della firma, in modo che un’impronta indelebile sia integrata in quest’ultimo. Non solo l’identità della persona che firma è convalidata dall’esistenza del certificato, ma l’apposizione di questa “impronta” permette inoltre di rilevare eventuali modifiche successive apportate al documento, nonché eventuali alterazioni. Infine, la firma elettronica consente una tracciabilità completa, il che significa concretamente che è possibile, in qualsiasi momento, sapere chi ha firmato cosa, e quando.
Di conseguenza, se la firma elettronica ha lo stesso valore probatorio della firma manoscritta, è anche molto più sicura. Tanto più che i documenti e i dati relativi sono conservati online, su server anch’essi sicuri… Ma attenzione: assicuratevi che l’editore della soluzione di firma digitale conservi i vostri dati in Francia o nell’UE (come nel caso di oodrive_sign).
Miglioramento della produttività (tramite una soluzione di firma elettronica efficace)
Poiché una soluzione consente di risparmiare tempo senza compromettere la sicurezza, essa apre la strada a un notevole miglioramento della produttività. È il caso della firma elettronica per le risorse umane. In una funzione in cui l’amministrazione rappresenta una grande parte del lavoro da effettuare, l’accelerazione e la fluidificazione dei processi contribuiscono a ridurre il tempo dedicato alle attività ricorrenti e a basso valore aggiunto, come la stampa o la digitalizzazione dei documenti.
Questo è ancora più vero con l’automazione garantita da una soluzione di firma elettronica. Ad esempio, per i documenti ricorrenti, è possibile creare dei modelli, automatizzare gli invii, il monitoraggio e l’archiviazione, oppure aggiungere ai contratti dei campi personalizzabili Smartfields ® per raccogliere i dati all’interno del HRSI (un’innovazione proposta dalle soluzioni di Oodrive). I collaboratori delle risorse umane possono dedicare il tempo risparmiato a mansioni a maggior valore aggiunto, come il reclutamento o la formazione. Inoltre, l’automazione riduce il rischio di commettere errori e di perdere dati.
Ottimizzazione dell’immagine aziendale con la firma digitale
Un altro vantaggio non trascurabile della firma elettronica per le risorse umane è l’innegabile effetto positivo dell’adozione di tale tecnologia sull’sull’immagine aziendale. Innanzitutto per i collaboratori, che risparmiano tempo firmando elettronicamente i documenti e limitando il ricorso alla carta (ad esempio quando si tratta di trasmettere note spese), il che aumenta la loro soddisfazione.
Quindi per i futuri dipendenti, la firma digitale è un importante fattore di differenziazione per le organizzazioni. Infatti, anche se i dispositivi di firma elettronica stanno guadagnando terreno, questa tecnologia non è ancora considerata uno standard. L’utilizzo di un tale strumento dà conferisce pertanto un’immagine moderna e innovativa all’azienda oltre a quella di un’entità che tiene conto delle sfide ambientali. i giovani dipendenti sono particolarmente sensibili a queste sfide: un terzo di loro fa della cultura ecologica di un’azienda un criterio fondamentale nella scelta di un datore di lavoro (fonte : cddd).
Il posto sempre più importante occupato dalla firma elettronica nelle risorse umane non deve essere una sorpresa: numerosi responsabili delle risorse umane vantano “l’efficacia e la rapidità” consentite dalla dematerializzazione dei processi HR, ma anche la “validità” e la “opponibilità legale” della firma elettronica. Tuttavia, è proprio sul piano della sicurezza, del risparmio di tempo, della produttività e dell’immagine del marchio che la firma digitale si impone progressivamente. E sono proprio queste le ragioni che lo rendono uno strumento indispensabile per le risorse umane!
