Con la democratizzazione della firma elettronica, le professioni regolamentate del diritto vedono i loro processi stravolti: si parla di “Legale 4.0”. La firma elettronica rappresenta tuttavia una reale opportunità di accelerazione e di fluidificazione. Spiegazioni.
Secondo un’indagine sull’evoluzione dell’uso della firma elettronica in Francia, realizzata nel gennaio 2021 da YouGov, alcune aziende avevano già adottato una soluzione di firma elettronica dall’inizio della crisi sanitaria. Di queste, il 49% lo utilizzava per la siglatura dei documenti nell’ambito della vendita e il 41% per i documenti relativi alle risorse umane.
Quali sono i vantaggi della firma elettronica per un ufficio legale?
L’uso della firma elettronica all’interno di un ufficio legale, sia per un’azienda, sia per uno studio legale o altro, ha molti vantaggi.
La firma elettronica ha lo stesso valore di una firma manoscritta in Francia e in Europa dal 13 marzo 2000. Nel settembre 2017, un decreto chiarisce che solo la firma elettronica qualificata è l’equivalente di una firma manoscritta.(decreto n 2017-1416 del 28 settembre 2017) Nell’ambito dell’ordine pubblico, una firma elettronica avanzata soddisfa queste condizioni.
La pratica, sempre più inquadrata e sicura, è gestita anche a livello europeo. eIDAS (Electronic identification and trust services) è un regolamento europeo. Essa inquadra e uniforma l’uso della firma elettronica da parte degli uffici legali, di tutte le entità che devono utilizzarla.
L’eIDAS classifica la firma digitale in 4 livelli di sicurezza.
- Firme elettroniche di livello 1: riguardano i documenti legali di cui i firmatari non hanno alcun interesse a negare l’esistenza. Si parla qui di contratti di assicurazione sanitaria, assicurazione abitazione o addirittura di auto. La sicurezza è garantita da un servizio di doppia verifica (SMS con un codice, ecc.)
- Firme elettroniche di livello 2: riguardano le trattative che coinvolgono un maggior numero di persone, come un broker incaricato dal cliente. La presenza di più parti richiede un maggior controllo. Pertanto, per un contratto di assicurazione, previdenza o risparmio, è necessario confermare la propria identità con una fotocopia dei propri documenti legali (passaporto, carta d’identità, ecc.)
- Firme elettroniche di livello 3: qui si applicano le stesse regole delle firme elettroniche di livello 2, con l’unica differenza che in questo caso il cliente firma un certificato qualificato.
- Firme elettroniche di livello 4: si tratta del livello di sicurezza più elevato. La sottoscrizione di un contratto, indipendentemente da quale, è controllata in quanto i dati sono più sensibili. L’identità delle parti coinvolte deve essere controllata in modo più approfondito. La firma elettronica di livello 4 implica anche la creazione di un certificato di firma duraturo. É Ideale per le professioni regolamentate.
Una chiara regolamentazione europea in materia non è l’unico vantaggio della firma elettronica per gli uffici legali. Infatti, consente di dimostrare l’integrità di un documento, grazie alla marcatura temporale e all’identificazione del firmatario. In altre parole, è impossibile falsificare un documento, affermare che è stato modificato dopo la firma e che i campi compilati sono stati alterati.
Infine, la firma elettronica presenta un altro interesse non trascurabile per l’ufficio legale ovvero quello di risparmiare tempo. Piuttosto che pianificare un incontro, inviare i documenti, attendere le copie firmate di ritorno, ecc. Gli avvocati procedono molto più rapidamente e in modo dematerializzato. Ciò consente di ottenere un ritorno in pochi minuti/ore che garantisce una tracciabilità.
La firma elettronica: per quale(i) documento(i) legale (i)?
Ma per quali tipi di documenti legali è adatta la firma elettronica? Praticamente tutti. Infatti, è possibile capitalizzare su questo strumento, per:
- I suoi contratti commerciali: che si parli di contratto fornitore, di contratto di vendita o di contratto di subappalto, la firma elettronica è ideale per le professioni regolamentate al fine di far avanzare gli affari.
- Risorse umane: il servizio HR o reclutamento può utilizzare la firma elettronica per comunicare con i nuovi arrivati e farli firmare in primo luogo le promesse di assunzione o i contratti di lavoro. La firma digitale ha un vero valore legale!
- Vita delle società: che si tratti di un verbale di assemblea generale e di altri documenti che incidono sulla vita sociale e cittadina, i municipi, i centri fiscali e le prefetture possono utilizzare le firme elettroniche.
- Operazioni di crescita esterna: l’ufficio legale di una banca o di un attore esterno può utilizzare la firma elettronica per gli accordi di acquisto di azioni, per gli accordi di vendita di queste stesse azioni, facilitando la vita economica e gli investimenti.
Si noti che la firma elettronica, oggi, si utilizza su tutti i tipi di supporti, a condizione che siano rispettate le esigenze specifiche legate alla sicurezza dei dati (cliente, azienda, terzi).
Come implementare con successo un processo di firma elettronica nel proprio ufficio legale?
Instaurare un processo di firma elettronica all’interno dell’ufficio legale della propria azienda, in particolare quando si opera nell’ambito di una professione regolamentata, è abbastanza semplice.
Il primo passo consiste nel creare una “contrateca” (database). Questo luogo facilmente accessibile centralizza l’insieme dei tipi di contratti dematerializzati con i quali la vostra azienda ha l’abitudine di lavorare.
Questi documenti, prendiamo qui l’esempio di preventivi, contratti di vendita, fatture, ecc. potranno quindi essere inviati alla vostra clientela, ai tuoi partner per essere finalizzati con una firma elettronica. I contratti, firmati e restituiti, devono quindi entrare nella vostra banca dati centralizzati, consentendo al vostro personale di seguirne l’evoluzione.
Per quanto riguarda una fattura elettronica, i servizi di contabilità potranno sapere quali sono le fatture saldate, le fatture non saldate, le fatture rilanciate o in fase di recupero. L’obiettivo è quello di facilitare il monitoraggio dell’evoluzione del contratto per garantire che tutte le scadenze imposte e gli obiettivi fissati siano rispettati.
