Per ogni strumento da implementare, per ogni processo di business da far evolvere, è essenziale prendere in considerazione il ROI, ovvero il “ritorno sull’investimento” che fa la pioggia e il bel tempo all’interno delle direzioni. Il ROI è, infatti, la chiave per prendere decisioni strategiche in materia di investimenti, e per stanziare più efficacemente le proprie risorse. Mentre si riflette sulla possibilità di adottare la firma elettronica, ci si interrogai logicamente sulla redditività di questo strumento. Qual è il ROI della firma online? Quali risparmi possono essere ottenuti barattando la firma fisica per la firma elettronica? Facciamo il punto.
Come si calcola il ROI della firma elettronica?
Il ROI (Return On Investment) è uno strumento che permette di confrontare due valori, generalmente, i costi e i guadagni, e di ricavarne un tasso di redditività. Espresso in percentuale, questo indicatore fornisce un’idea chiara dei benefici finanziari associati a un processo, a uno strumento o a un investimento. Più il ROI è alto, più il rapporto tra i guadagni e i costi è favorevole.
Per valutare la redditività di uno strumento di firma elettronica, esistono due modi di procedere: confrontare il processo di firma online con quello della firma fisica, e quindi valutare il guadagno concreto apportato dalla prima; o misurare il ROI della firma dematerializzata in quanto tale.
Firma elettronica VS firma manoscritta: il match ROIste!
Mettiamo che si voglia confrontare i due processi, al fine di mostrare alla sua direzione l’interesse di adottare uno strumento di firma online. Per questo, ci basiamo su due valori:
- Il costo medio annuo del processo di firma fisica, integrando tutte le variabili contabili. Vale a dire: le spese sostenute per la carta, per la stampa (compreso l’acquisto di cartucce d’inchiostro o di toner, la manutenzione degli apparecchi…), per gli invii postali (buste, affrancatura, corrieri, ecc.), e per l’archiviazione (spazio dedicato, acquisizione di raccoglitori…).
- Il costo medio annuo del processo di firma a distanza: prezzo della soluzione (pagamento in contanti o abbonamento), hardware (computer, tablet o smartphone), manutenzione e costi accessori.
La formula di calcolo del ROI è la seguente:
(costo medio annuo della firma fisica – costo medio annuo della firma elettronica) / costo medio annuo della firma elettronica x 100
Ad esempio, se il processo n°1 costa 20.000 euro all’anno e il processo n°2 15.000 euro, per un ROI del 33% per il processo n°2.
La firma a distanza: un investimento redditizio?
Una volta che la vostra soluzione di firma elettronica è stata adottata, desiderereste valutarne la redditività complessiva. La domanda da porsi è: in termini di investimenti realizzati, quali sono i guadagni generati da questo strumento?
Per il calcolo di tale ROI si utilizza la seguente formula:
(guadagno/perdita – costo dell’investimento) / costo dell’investimento x 100
Se la formula è semplice, il calcolo lo è molto meno. Perché, se è facile conoscere il costo dell’investimento (che corrisponde all’importo sborsato per acquistare lo strumento o ottenere la licenza, a cui bisogna aggiungere le spese regolari, manutenzione, acquisto di nuove funzionalità, ecc., è molto più complicato valutare i guadagni o le perdite.
I vantaggi della firma elettronica
Se vogliamo stimare i guadagni generati dall’uso di una soluzione di firma a distanza, dobbiamo considerare quattro variabili:
- Il risparmio rispetto al processo di firma fisica (carta, stampa, spedizioni, archiviazione).
- Ottimizzazione della produttività del personale. Infatti, la semplificazione del processo e l’automazione delle attività tendono ad accelerare il ciclo di vita dei documenti da firmare. Il risultato è una netta riduzione del numero di ore dedicate dai collaboratori alla gestione di questi documenti, ore che hanno un costo per l’azienda, ma anche un riorientamento del tempo di lavoro, in quanto il personale può concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto. Per non parlare della quasi-soppressione del rischio di errore o perdita.
- I benefici che derivano dall’aumento delle vendite, rispetto a due fenomeni: la velocità di esecuzione (che dinamizza il trattamento dei documenti e incoraggia i potenziali clienti a impegnarsi) e il miglioramento dell’esperienza del cliente (che veicola un’immagine migliore dell’azienda).
- L’uso che viene fatto della soluzione: quanti documenti vengono inviati per la firma ogni mese e quante persone usano lo strumento.
Il ROI di uno strumento di firma a distanza: l’esempio di Oodrive Sign
Le variabili necessarie per calcolare il ROI dipendono molto dall’azienda che ha implementato la soluzione. Tuttavia, è possibile stimare il guadagno medio in funzione della dimensione dell’organizzazione, a partire da alcune variabili.
Così, con Oodrive Sign:
- Una microimpresa di 10 collaboratori che inviano in media 15 documenti da firmare al mese, realizzerà un risparmio di 8100 euro all’anno, nonché un risparmio di tempo equivalente a 0,6 ETP (equivalente a tempo pieno). Se si parte con un investimento di 9 euro per utente al mese, ovvero circa 1000 euro all’anno, a cui si aggiungono 500 euro di spese varie e diversificate, il ROI di Oodrive Sign ammonta al 440% solo sul piano finanziario!
- Una PMI di 50 collaboratori che inviano in media 40 documenti da firmare al mese, realizzerà un risparmio di 108000 euro all’anno e un risparmio di tempo equivalente a 7,7 ETP. Con un costo di 5400 euro all’anno + circa 2600 euro di spese varie, il ROI di Oodrive Sign ammonta al 1250%!
Infatti, maggiore è il volume di documenti da firmare, maggiore è il numero di collaboratori che impiegano la firma a distanza e maggiore sarà il contributo dello strumento alle economie di scala.
Indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda, l’utilizzo di Oodrive Sign si rivela quindi redditizio dal punto di vista economico, senza nemmeno tener conto dell’effetto positivo sull’immagine del marchio. Calcolando il ROI teorico in anticipo, sarete in grado di presentare questi numeri alla gerarchia e mostrare che l’adozione di uno strumento di firma elettronica è semplicemente inevitabile!
