{"id":42654,"date":"2020-01-19T09:23:00","date_gmt":"2020-01-19T08:23:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.www.oodrive.fr\/blog\/?p=2481"},"modified":"2023-12-27T14:16:20","modified_gmt":"2023-12-27T14:16:20","slug":"dematerialisation-des-reunions-de-top-management-les-3-criteres-indispensables-a-prendre-en-compte-pour-choisir-une-solution","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pp2.oodrive.com\/fr\/blog\/productivite\/dematerialisation-des-reunions-de-top-management-les-3-criteres-indispensables-a-prendre-en-compte-pour-choisir-une-solution\/","title":{"rendered":"Board room virtuelle : les 3 crit\u00e8res indispensables pour une d\u00e9mat\u00e9rialisation r\u00e9ussie de vos r\u00e9unions"},"content":{"rendered":"\n

Board room virtuelle : gagnez en efficacit\u00e9 et s\u00e9curisez vos donn\u00e9es sensibles<\/h2>\n\n\n\n

Pourquoi faire le choix d’une board room virtuelle au sein de votre entreprise ? Les Comit\u00e9s de Direction, Conseils d\u2019Administration et de Surveillance constituent des instances cl\u00e9s au sein d\u2019une entreprise. <\/p>\n\n\n\n

On y \u00e9change des informations d\u00e9terminantes qui influent sur les axes de d\u00e9veloppement de la soci\u00e9t\u00e9. <\/p>\n\n\n\n

Il existe aujourd\u2019hui des solutions con\u00e7ues pour accompagner tout le cycle de vie des r\u00e9unions des instances de gouvernance. <\/p>\n\n\n\n

Mais comment faire le bon choix parmi les diff\u00e9rentes offres ?<\/p>\n\n\n\n

Pour d\u00e9terminer quel outil r\u00e9pondra le mieux aux probl\u00e9matiques propres au Top Management<\/strong>, sans compromettre leurs imp\u00e9ratifs de confidentialit\u00e9, 3 \u00e9l\u00e9ments sont \u00e0 prendre en consid\u00e9ration :<\/p>\n\n\n\n

Board room virtuelle : un outil adapt\u00e9 \u00e0 vos besoins<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Les solutions Cloud, comme la Board Room virtuelle, con\u00e7ues sp\u00e9cifiquement pour les besoins des instances de gouvernance<\/strong>, permettent de r\u00e9pondre \u00e0 la fois aux challenges organisationnels et aux d\u00e9fis de s\u00e9curit\u00e9<\/strong> auxquels les entreprises sont confront\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

Au moment de faire votre choix, il y a un \u00e9l\u00e9ment \u00e0 prendre en compte\u00a0: la simplicit\u00e9<\/strong>. Les membres des instances de gouvernance ne disposent pas n\u00e9cessairement d\u2019une expertise informatique pointue. <\/p>\n\n\n\n

S\u00e9curisez vos r\u00e9unions<\/p>

Gardez le contr\u00f4le sur vos informations confidentielles lors de vos r\u00e9unions strat\u00e9giques.<\/p><\/div>

\"oodrive
En savoir plus<\/a><\/div><\/div><\/section>\n\n\n\n

Il est donc primordial que la solution retenue soit intuitive et facile \u00e0 prendre en main. Les interfaces web et tablette doivent permettre \u00e0 tous les utilisateurs de s\u2019approprier ais\u00e9ment l\u2019outil<\/strong>, afin qu\u2019il soit une aide et non un frein \u00e0 leur productivit\u00e9. <\/p>\n\n\n\n

Une board room virtuelle qui propose toutes ces caract\u00e9ristiques vous permettra d\u2019optimiser l\u2019organisation de toute r\u00e9union, notamment celles des conseils d\u2019administration ou de surveillance et des comit\u00e9s de direction.<\/p>\n\n\n\n

La mobilit\u00e9 est un \u00e9l\u00e9ment \u00e0 prendre en compte aujourd\u2019hui dans le choix d’une board room virtuelle. De nombreux managers sont amen\u00e9s \u00e0 se d\u00e9placer et \u00e0 travailler dans un autre cadre que celui de l\u2019entreprise<\/a>. <\/p>\n\n\n\n

\u00catre mobile introduit un certain nombre de risques comme le vol, la perte de documents confidentiels ou encore la connexion \u00e0 des r\u00e9seaux non s\u00e9curis\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n

Il faut donc que la board room virtuelle propose des fonctionnalit\u00e9s adapt\u00e9es aux contraintes sp\u00e9cifiques des utilisateurs nomades<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Cela passe notamment par des codes de s\u00e9curit\u00e9 pour toute connexion \u00e0 l\u2019application, param\u00e9trer une suppression automatique des informations en cas d\u2019erreur multiples de saisie, etc.<\/p>\n\n\n\n

Board room virtuelle : une organisation simplifi\u00e9e des r\u00e9unions<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Invitations envoy\u00e9es aux participants, d\u00e9finition de l\u2019ordre du jour, liste des priorit\u00e9s, mise \u00e0 disposition des documents n\u00e9cessaires aux prises de d\u00e9cision, \u00e9changes entre les membres\u2026 <\/p>\n\n\n\n

Au-del\u00e0 des documents eux-m\u00eames, votre solution d\u00e9di\u00e9e \u00e0 l\u2019organisation de r\u00e9unions doit permettre \u00e0 chaque participant de disposer d\u2019outils pour \u00e9changer et d\u00e9cider<\/strong>\u00a0: chat, module de vote, etc.<\/p>\n\n\n\n

La board room doit vous permettre de simplifier le travail de pr\u00e9paration. <\/strong>Annoter des documents, les consulter hors connexion, autant de fonctionnalit\u00e9s qui permettent de pr\u00e9parer plus facilement les r\u00e9unions des instances de gouvernance, y compris en situation de mobilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Une solution adapt\u00e9e aux r\u00e9unions du Top Management<\/a> doit proposer toutes ces fonctionnalit\u00e9s qui permettront de faire des \u00e9conomies de temps (pour classer les documents, effectuer des recherches, acc\u00e9der aux documents, les partager\u2026), d\u2019espace (tout est stock\u00e9 en ligne, lib\u00e9ration de l\u2019espace physique)\u00a0 et d\u2019argent (plus de documents \u00e0 envoyer par coursier par exemple). <\/p>\n\n\n\n

Une board room virtuelle pr\u00e9sente \u00e9galement de vrais b\u00e9n\u00e9fices en termes de s\u00e9curit\u00e9<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Optez pour une solution qui vous permet de r\u00e9unir l\u2019ensemble des documents associ\u00e9s \u00e0 chaque r\u00e9union au sein d\u2019un espace prot\u00e9g\u00e9 afin de r\u00e9ussir la digitalisation de vos instances de gouvernance. <\/span><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Des donn\u00e9es s\u00e9curis\u00e9es dans la board room virtuelle<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Savoir-faire, secrets de fabrique de l\u2019entreprise, donn\u00e9es financi\u00e8res et strat\u00e9giques, d\u00e9bats au sein du comit\u00e9 de gouvernance\u2026 <\/p>\n\n\n\n

Il est essentiel que ces informations ne quittent pas un cadre tr\u00e8s stricte au sein d\u2019une entreprise. <\/p>\n\n\n\n

Le Top Management doit veiller \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9 des \u00e9changes<\/strong>, en prot\u00e9geant les donn\u00e9es de toute interception, consultation ou modification par des tiers non autoris\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

Toutes les board room virtuelle ne proposent pas le m\u00eame niveau de s\u00e9curit\u00e9 mais cela reste un outil indispensable pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation de vos r\u00e9unions de gouvernance<\/span><\/strong><\/a>. <\/p>\n\n\n\n

Il est cependant possible, en optant pour les offres les plus performantes du march\u00e9, de b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019un panel de mesures de s\u00e9curit\u00e9 extr\u00eamement pointues. <\/p>\n\n\n\n

Tra\u00e7abilit\u00e9 des \u00e9changes et des actions des participants, un acc\u00e8s ma\u00eetris\u00e9, des fonctionnalit\u00e9s de chiffrement avanc\u00e9\u2026 <\/p>\n\n\n\n

Ces offres permettent de palier aux risques li\u00e9s au support papier, aux emails, aux r\u00e9seaux ou au mat\u00e9riel lui-m\u00eame<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Assurer la confidentialit\u00e9 et l’int\u00e9grit\u00e9 des donn\u00e9es<\/h2>\n\n\n\n

En parall\u00e8le des mesures propres au logiciel et \u00e0 son d\u00e9ploiement, il est primordial de veiller aux garanties offertes par votre prestataire. <\/p>\n\n\n\n

Le cloud priv\u00e9 SecNumCloud<\/p>

Le r\u00e9f\u00e9rentiel qui garantit le plus haut niveau de s\u00e9curit\u00e9 pour la protection de vos donn\u00e9es sensibles.<\/p><\/div>

\"SecNumCloud
D\u00e9couvrir<\/a><\/div><\/div><\/section>\n\n\n\n

Mais comment s\u2019assurer que sa solution dispose des garanties suffisantes pour assurer la confidentialit\u00e9 et l\u2019int\u00e9grit\u00e9 de vos donn\u00e9es\u00a0? Comment \u00e9valuer ses engagements en termes de s\u00e9curit\u00e9\u00a0?<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

Les certifications et labels dont il dispose vous aideront \u00e0 vous faire une id\u00e9e. La norme ISO 27001<\/a> par exemple, est l\u2019une des plus exigeantes en mati\u00e8re de s\u00e9curit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Autre aspect tr\u00e8s important lorsque l\u2019on aborde la question de la s\u00e9curit\u00e9\u00a0: le l\u00e9gal. <\/p>\n\n\n\n

La loi permet parfois d\u2019acc\u00e9der \u00e0 des donn\u00e9es ind\u00e9pendamment des mesures mises en place pour les prot\u00e9ger. <\/p>\n\n\n\n

Les entreprises am\u00e9ricaines par exemple, sont soumises \u00e0 une loi intitul\u00e9e Freedom Act<\/strong> (anciennement Patriot Act) qui donne le droit au gouvernement d\u2019acc\u00e9der \u00e0 tout moment aux donn\u00e9es qu\u2019elles conservent<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

La loi s\u2019applique \u00e0 toute soci\u00e9t\u00e9 dont l\u2019actionnariat est majoritairement am\u00e9ricain et pr\u00e9sente la particularit\u00e9 d\u2019\u00eatre \u00ab\u00a0sans fronti\u00e8re\u00a0<\/em>\u00bb. <\/p>\n\n\n\n

En d\u2019autres termes, m\u00eame si les datacenters de cette entreprise sont implant\u00e9s en dehors des \u00c9tats-Unis, le gouvernement am\u00e9ricain peut demander un acc\u00e8s aux donn\u00e9es. <\/p>\n\n\n\n

Une subtilit\u00e9 juridique qui \u00e9chappe bien souvent aux soci\u00e9t\u00e9s europ\u00e9ennes qui s\u2019appuient sur la localisation du datacenter pour choisir leur prestataire.<\/p>\n\n\n\n

Board room virtuelle : une solution polyvalente<\/h2>\n\n\n\n

Il existe des solutions cloud con\u00e7ues sp\u00e9cifiquement pour les besoins des instances de gouvernance. <\/p>\n\n\n\n

Elles permettent de r\u00e9pondre \u00e0 la fois aux challenges organisationnels et aux d\u00e9fis de s\u00e9curit\u00e9 de l’entreprise<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

N’h\u00e9sitez pas \u00e0 consulter notre article relatant nos 11 conseils pour une d\u00e9mat\u00e9rialisation r\u00e9ussie de vos r\u00e9unions de gouvernance<\/span><\/strong><\/a>. <\/p>\n\n\n\n

L’un des d\u00e9fis auxquels sont confront\u00e9es les instances de gouvernance est de faciliter l’organisation et la pr\u00e9paration des r\u00e9unions. <\/p>\n\n\n\n

Elles doivent tenir compte des contraintes de planning et de mobilit\u00e9 des participants. Les board room virtuelles apportent \u00e0 cet \u00e9gard des r\u00e9ponses adapt\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

D\u00e9finir les intervenants et leurs r\u00f4les respectifs, favoriser l’information de chacun, structurer et faciliter les \u00e9changes… <\/p>\n\n\n\n

Si la board room virtuelle propose l’ensemble de ces fonctionnalit\u00e9s, vous pourrez optimiser l’organisation de toutes vos r\u00e9unions.<\/p>\n\n\n\n

 <\/h6>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Board room virtuelle : gagnez en efficacit\u00e9 et s\u00e9curisez vos donn\u00e9es sensibles Pourquoi faire le choix d’une board room virtuelle au sein de votre entreprise ? Les Comit\u00e9s de Direction, Conseils d\u2019Administration et de Surveillance constituent des instances cl\u00e9s au sein d\u2019une entreprise. 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