{"id":34872,"date":"2021-05-21T10:45:22","date_gmt":"2021-05-21T08:45:22","guid":{"rendered":"https:\/\/pp2.oodrive.com\/?p=34872"},"modified":"2024-09-17T09:56:00","modified_gmt":"2024-09-17T09:56:00","slug":"digitalisation-reunions-enjeux","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pp2.oodrive.com\/fr\/blog\/productivite\/digitalisation-reunions-enjeux\/","title":{"rendered":"Digitalisation des r\u00e9unions : quels enjeux ?"},"content":{"rendered":"\n<p>Les technologies num\u00e9riques ont bouscul\u00e9 nos fa\u00e7ons de penser, d\u2019agir, de communiquer, de consommer\u2026 et de travailler. <\/p>\n\n\n\n<p>Au sein des entreprises, <strong>la transformation digitale constitue un bouleversement majeur<\/strong> qui touche l\u2019ensemble des fonctions, des services et des collaborateurs&nbsp;: tout le monde tire parti des b\u00e9n\u00e9fices offerts par les innovations appliqu\u00e9es aux outils et aux processus. <\/p>\n\n\n\n<p>D\u00e9couvrez \u00e0 ce sujet les nombreux enjeux qui entourent les Digital workplace en entreprise. <strong>Cette digitalisation profite \u00e9galement aux r\u00e9unions<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>Organis\u00e9es en pr\u00e9sentiel, celles-ci repr\u00e9sentent un investissement en temps qui, en termes d\u2019efficacit\u00e9 et de rentabilit\u00e9, ne se justifie plus. <\/p>\n\n\n\n<p>Or, pour une r\u00e9union de gouvernance notamment (mais pas seulement), le \u00ab&nbsp;simple&nbsp;\u00bb recours \u00e0 un outil de visioconf\u00e9rence ne suffit pas&nbsp;: il faut tenir compte d\u2019enjeux majeurs li\u00e9s \u00e0 <strong>la planification<\/strong>, \u00e0 <strong>la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es<\/strong> et <strong>au partage s\u00e9curis\u00e9 des contenus sensibles<\/strong>. Et, pour cela, <strong>disposer du bon outil de digitalisation des r\u00e9unions<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Digitalisation des r\u00e9unions&nbsp;: pourquoi c\u2019est indispensable&nbsp;?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>En quelques d\u00e9cennies, la salle de r\u00e9union n\u2019a quasiment pas \u00e9volu\u00e9. Une grande table au centre, o\u00f9 tr\u00f4ne un t\u00e9l\u00e9phone mains libres. Des chaises install\u00e9es tout autour, g\u00e9n\u00e9ralement inconfortables. Un paperboard blanc ou, pour les plus chanceux, un vid\u00e9oprojecteur vieillissant. Et quantit\u00e9 d\u2019accessoires inutiles mais que l\u2019on croit indispensables.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>La transformation num\u00e9rique, un passage oblig\u00e9<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Le passage \u00e0 la <a href=\"https:\/\/pp2.oodrive.com\/fr\/blog\/productivite\/digital-workplace-definition-avantages\/\">digital workplace<\/a> ou plus sp\u00e9cifiquement aux r\u00e9unions virtuelles, repr\u00e9sente un grand bond en avant.<\/p>\n\n\n\n<p>Un bond devenu n\u00e9cessaire, parce qu\u2019induit par ce vaste mouvement de fond qu\u2019est <strong>la transformation num\u00e9rique, dans laquelle sont engag\u00e9es les entreprises dans leur grande majorit\u00e9<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>Cette transformation porte des enjeux technologiques (troquer le papier contre des supports d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s), mais aussi soci\u00e9taux, \u00e9conomiques, organisationnels et m\u00e9tiers.<\/p>\n\n\n\n<p>Il s\u2019agit non pas seulement d\u2019impl\u00e9menter des outils, mais de modifier en profondeur les modes de travail pour satisfaire des clients de plus en plus exigeants, garder un avantage concurrentiel, optimiser les processus internes, offrir de meilleures conditions de travail, et gagner en efficacit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>Mais pour cueillir pleinement les fruits de la transformation num\u00e9rique, celle-ci doit s\u2019appliquer \u00e0 toutes les composantes de l\u2019entreprise \u2013 y compris en optant pour la <a href=\"https:\/\/pp2.oodrive.com\/fr\/produits\/oodrive-meet\/\">digitalisation des r\u00e9unions<\/a> \u2013 et impliquer les bons outils. <\/p>\n\n\n\n<p>\u00c0 savoir&nbsp;: ceux qui permettent de <strong>r\u00e9pondre aux enjeux de la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es et du partage s\u00e9curis\u00e9 des documents<\/strong>, en particulier, comme on le verra, dans le cadre d\u2019une <strong>r\u00e9union de gouvernance<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>La crise sanitaire comme acc\u00e9l\u00e9rateur de la digitalisation<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p><strong>Ce bond en avant r\u00e9sulte \u00e9galement d\u2019un<\/strong> <strong>contexte particulier li\u00e9 \u00e0 la crise sanitaire<\/strong>. Depuis mars 2020, celle-ci a brusquement acc\u00e9l\u00e9r\u00e9 la digitalisation des entreprises&nbsp;: <strong>le Covid-19 aurait ainsi fait gagner 3 ans aux organisations en mati\u00e8re de transformation num\u00e9rique, et jusqu\u2019\u00e0 7 ans en tenant compte de la digitalisation des offres de produits et de services<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>Une pouss\u00e9e ressentie deux fois plus fort dans des secteurs strat\u00e9giques comme la sant\u00e9, les services financiers et professionnels, ou l\u2019industrie pharmaceutique.<\/p>\n\n\n\n<p>La crise sanitaire a, en effet, produit trois changements majeurs&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>L\u2019\u00e9volution des attentes des consommateurs&nbsp;;<\/li>\n\n\n\n<li>L\u2019augmentation de la demande de produits et de services prodigu\u00e9s en ligne&nbsp;;<\/li>\n\n\n\n<li>La hausse du travail \u00e0 distance et des besoins aff\u00e9rents en mati\u00e8re de collaboration, de communication et de partage des informations.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Ce dernier point est essentiel. Nous sommes pass\u00e9s de 7 % de salari\u00e9s en t\u00e9l\u00e9travail en novembre 2019 \u00e0 24 % en moyenne en avril 2020 (et jusqu\u2019\u00e0 41 % des actifs en \u00cele-de-France). <\/p>\n\n\n\n<p>Alors qu\u2019il faut un an en moyenne pour mettre en place le t\u00e9l\u00e9travail dans une entreprise, 11 jours ont suffi pendant le premier confinement pour y parvenir, compte tenu des contraintes.<\/p>\n\n\n\n<section class=\"product__section\" id=\"meet-banner\"><div class=\"product__section-container\"><p class=\"product__section-title\">S\u00e9curisez vos r\u00e9unions<\/p><p class=\"product__section-description\">Gardez le contr\u00f4le sur vos informations confidentielles lors de vos r\u00e9unions strat\u00e9giques.<\/p><img decoding=\"async\" src=\"..\/..\/..\/..\/wp-content\/plugins\/oodrive-blog-banners\/src\/img\/bg-pattern-banner_meet.svg\" class=\"product__section-bg\"\/><\/div><div class=\"product__section-link\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/..\/..\/..\/wp-content\/plugins\/oodrive-blog-banners\/src\/img\/logo-meet-black-color.svg\" class=\"product__section-logo\" alt=\"oodrive meet\"\/><div class=\"cta\"><a href=\"https:\/\/pp2.oodrive.com\/fr\/produits\/oodrive-meet\/\">En savoir plus<\/a><\/div><\/div><\/section>\n\n\n\n<p>Dans ce contexte, la digitalisation a jou\u00e9 un r\u00f4le majeur en permettant aux collaborateurs de communiquer et en maintenant la coh\u00e9sion au sein des \u00e9quipes. <\/p>\n\n\n\n<p>Il a fallu \u00e9galement <strong>organiser en distanciel les habituelles r\u00e9unions<\/strong> (du \u00ab&nbsp;point mensuel&nbsp;\u00bb entre commerciaux \u00e0 la r\u00e9union de gouvernance \u2013 comit\u00e9 de direction, conseil d\u2019administration, etc.) afin de conserver la direction strat\u00e9gique et de continuer \u00e0 prendre des d\u00e9cisions collectivement.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Quels sont les grands enjeux li\u00e9s \u00e0 la digitalisation des r\u00e9unions&nbsp;?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Ce <strong>processus de digitalisation des r\u00e9unions<\/strong>, au sein des entreprises, doit n\u00e9anmoins tenir compte de grands enjeux ayant trait au gain de temps, \u00e0 la planification, et \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es et des contenus sensibles. <\/p>\n\n\n\n<p>Des enjeux particuli\u00e8rement aigus dans le cadre d\u2019une r\u00e9union de gouvernance, durant laquelle sont partag\u00e9s des documents extr\u00eamement confidentiels. <\/p>\n\n\n\n<p>Consultez \u00e0 ce sujet l&rsquo;article de l&rsquo;ANSSI : <a href=\"https:\/\/pp2.oodrive.com\/fr\/blog\/securite\/infographie-cybersecurite-2023-ou-en-sont-les-entreprises-2\/\">Cybers\u00e9curit\u00e9<\/a>, faire face \u00e0 la menace : la strat\u00e9gie fran\u00e7aise. <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Le gain de temps<\/strong>. Les r\u00e9unions sont encore tr\u00e8s souvent jug\u00e9es improductives et inefficaces. Les dirigeants passent en moyenne 23 heures par semaine en r\u00e9union, contre moins de 10 heures il y a cinquante ans. Une majorit\u00e9 de cadres estiment que ces r\u00e9unions les emp\u00eachent d\u2019achever leur propre travail et qu\u2019elles se font au d\u00e9triment de la r\u00e9flexion. Une perte de temps qui n\u2019est pas li\u00e9e seulement \u00e0 la tenue de la r\u00e9union en elle-m\u00eame&nbsp;: il faut aussi prendre en compte l\u2019organisation et la pr\u00e9paration, surtout lorsque le top management est convoqu\u00e9 (73 % des entreprises ont besoin d\u2019au moins trois jours pour constituer le <em>boardbook<\/em>), ainsi que les d\u00e9placements des participants qui ne sont pas tous g\u00e9ographiquement pr\u00e9sents. L\u2019enjeu de la digitalisation est ici li\u00e9 \u00e0 l\u2019efficacit\u00e9 avec laquelle ces r\u00e9unions peuvent se d\u00e9rouler en ligne, en faisant gagner du temps et sans impliquer de d\u00e9placements inutiles.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>La planification<\/strong>. Les probl\u00e9matiques relatives au planning des participants et \u00e0 leur mobilit\u00e9 sont particuli\u00e8rement vivaces. C\u2019est encore plus vrai d\u2019une r\u00e9union de gouvernance&nbsp;: 34 % des entreprises travaillent avec un comit\u00e9 de direction multinational. Une dispersion qui ne remet pas en cause les pr\u00e9suppos\u00e9s de ce type de rassemblement&nbsp;: d\u00e9finir un ordre du jour, \u00e9tablir des priorit\u00e9s, inviter les participants suffisamment t\u00f4t, r\u00e9unir les documents indispensables et les mettre \u00e0 disposition, permettre les \u00e9changes pr\u00e9liminaires \u00e0 la r\u00e9union de gouvernance \u2013 de quoi arriver le jour J en \u00e9tant parfaitement pr\u00e9par\u00e9. La digitalisation via un outil d\u00e9di\u00e9, en proposant un espace s\u00e9curis\u00e9, contribue \u00e0 optimiser l\u2019organisation de la r\u00e9union et \u00e0 garantir l\u2019acc\u00e8s de tous les participants aux documents importants.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>La s\u00e9curit\u00e9<\/strong>. C\u2019est un enjeu essentiel dans le cadre de la digitalisation, encore plus lorsqu\u2019il s\u2019agit d\u2019une r\u00e9union de gouvernance. Les documents \u00e9chang\u00e9s sont, en effet, d\u2019ordre confidentiel et strat\u00e9gique. En somme&nbsp;: ce sont des contenus sensibles. Un outil de digitalisation doit donc cr\u00e9er un environnement propice \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es, et permettre le partage s\u00e9curis\u00e9 des informations en amont de la r\u00e9union et pendant son d\u00e9roulement.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>\u00c0 ces trois enjeux, il faut en ajouter un autre, moins vivace sans doute, mais non d\u00e9nu\u00e9 d\u2019importance&nbsp;: <strong>l\u2019exemplarit\u00e9<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>La digitalisation d\u2019une r\u00e9union de gouvernance contribue aussi \u00e0 montrer la voie en mati\u00e8re de transformation num\u00e9rique. Car une strat\u00e9gie digitale n\u2019est cr\u00e9dible que si elle est v\u00e9cue par ses dirigeants, et \u00e9vang\u00e9lis\u00e9e aupr\u00e8s des collaborateurs. <\/p>\n\n\n\n<p>Or, <strong>l\u2019outil de travail par excellence des dirigeants, c\u2019est la r\u00e9union&nbsp;!<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-small-font-size\">Sources : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li class=\"has-small-font-size\">McKinsey, \u00ab&nbsp;How Covid-19 has pushed companies over the technology tipping point \u2013 and transformed business forever&nbsp;\u00bb, octobre 2020.<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Dares, \u00ab&nbsp;Quels sont les salari\u00e9s concern\u00e9s par le t\u00e9l\u00e9travail&nbsp;?&nbsp;\u00bb, novembre 2019.<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Odoxa, \u00ab&nbsp;Barom\u00e8tre des \u00e9conomies r\u00e9gionales\u2026 confin\u00e9es&nbsp;\u00bb, 2020.<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\"><em>Havard Business Review<\/em>, \u00ab&nbsp;Stop the Meeting Madness&nbsp;\u00bb, 2017.<\/li>\n\n\n\n<li class=\"has-small-font-size\">Thomson Reuters, \u00ab&nbsp;The evolving role of the global board&nbsp;\u00bb, 2014.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Les technologies num\u00e9riques ont bouscul\u00e9 nos fa\u00e7ons de penser, d\u2019agir, de communiquer, de consommer\u2026 et de travailler. 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