{"id":2642,"date":"2017-03-14T09:42:25","date_gmt":"2017-03-14T09:42:25","guid":{"rendered":"https:\/\/www.www.oodrive.fr\/blog\/?p=2642"},"modified":"2024-04-16T07:31:53","modified_gmt":"2024-04-16T07:31:53","slug":"les-4-etapes-a-respecter-pour-preparer-efficacement-une-reunion-du-board","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pp2.oodrive.com\/fr\/blog\/productivite\/les-4-etapes-a-respecter-pour-preparer-efficacement-une-reunion-du-board\/","title":{"rendered":"Les 4 \u00e9tapes \u00e0 respecter pour pr\u00e9parer efficacement une r\u00e9union du board"},"content":{"rendered":"\n

D\u2019apr\u00e8s le barom\u00e8tre Wisembly\/Ifop, les cadres fran\u00e7ais passent en moyenne 24 jours par an en r\u00e9union, soit pr\u00e8s de 5 semaines. <\/p>\n\n\n\n

Les r\u00e9unions des instances de gouvernance (Comit\u00e9 de direction, Conseil d\u2019administration, Conseil de surveillance) sont d\u00e9cisives<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Elles sont l\u2019occasion de traiter des sujets strat\u00e9giques pour l\u2019entreprise. Encore faut-il que ces r\u00e9unions aient \u00e9t\u00e9 bien pr\u00e9par\u00e9es en amont, pour une efficacit\u00e9 maximale.<\/p>\n\n\n\n

Si l’on d\u00e9signe souvent les comit\u00e9s de gouvernance par un intitul\u00e9 g\u00e9n\u00e9rique (Comit\u00e9 de direction, Conseil d’administration, Conseil de surveillance), ils refl\u00e8tent en fait des r\u00e9alit\u00e9s vari\u00e9es. <\/p>\n\n\n\n

Ils n’ont pas tous le m\u00eame degr\u00e9 de structuration ni la m\u00eame taille. Ils ne forment pas une simple \u00ab\u00a0juxtaposition de personnalit\u00e9s\u00a0\u00bb mais un groupe, qui doit trouver une v\u00e9ritable synergie pour \u00eatre pleinement efficace. cela implique de relever diff\u00e9rents d\u00e9fis.<\/p>\n\n\n\n

Pour qu\u2019une r\u00e9union du Top Management soit une r\u00e9ussite, il est important d\u2019apporter une attention toute particuli\u00e8re \u00e0 sa pr\u00e9paration. Le travail en amont est primordial.<\/p>\n\n\n\n

Pris par leurs imp\u00e9ratifs quotidiens, les membres des comit\u00e9s de gouvernance et leurs assistants de direction disposent bien souvent d’un temps limit\u00e9 pour pr\u00e9parer ces r\u00e9unions strat\u00e9giques.<\/p>\n\n\n\n

73% des entreprises mettent pourtant plus de 3 jours \u00e0 constituer chaque board book pour les r\u00e9unions d’un comit\u00e9 de direction.<\/strong> Ces dossiers comptent en moyenne 154 pages.<\/p>\n\n\n\n

Qu’implique la phase de pr\u00e9paration d’une r\u00e9union de comit\u00e9 de direction ?<\/h2>\n\n\n\n

Il faut cependant garder \u00e0 l\u2019esprit que les comit\u00e9s de gouvernance forment un groupe qui doit trouver une v\u00e9ritable synergie pour \u00eatre pleinement efficace. <\/p>\n\n\n\n

Cela implique de relever diff\u00e9rents d\u00e9fis, \u00e0 commencer par l\u2019organisation \u00e0 proprement parler de ces r\u00e9unions. Pour cela un certain nombre d\u2019\u00e9tapes doivent \u00eatre respect\u00e9es. <\/p>\n\n\n\n

Ces \u00e9tapes permettent d’anticiper les probl\u00e9matiques afin de tirer pleinement profit des d\u00e9bats et d’aboutir aux d\u00e9cisions escompt\u00e9es dans le cadre de la r\u00e9union<\/strong> du comit\u00e9 de direction.<\/p>\n\n\n\n

1. Inviter les participants suffisamment t\u00f4t pour qu\u2019ils puissent s\u2019organiser<\/strong><\/span><\/h3>\n\n\n\n

Avant de fixer une date pour la r\u00e9union, il faut prendre en compte les imp\u00e9ratifs de temps et de lieu de chacun. Certains sont fr\u00e9quemment en d\u00e9placement.<\/p>\n\n\n\n

S\u00e9curisez vos r\u00e9unions<\/p>

Gardez le contr\u00f4le sur vos informations confidentielles lors de vos r\u00e9unions strat\u00e9giques.<\/p><\/div>

\"oodrive
En savoir plus<\/a><\/div><\/div><\/section>\n\n\n\n

Ils peuvent \u00e9galement \u00eatre tr\u00e8s dispers\u00e9s g\u00e9ographiquement. Les r\u00e9unir un m\u00eame jour peut s\u2019av\u00e9rer compliqu\u00e9<\/strong> d\u2019autant que ces comit\u00e9s comptent parfois plusieurs dizaines de personnes. <\/p>\n\n\n\n

2. D\u00e9finir un ordre du jour et \u00e9tablir les priorit\u00e9s de la r\u00e9union du comit\u00e9 de direction<\/strong><\/span><\/h3>\n\n\n\n

Tous les sujets abord\u00e9s durant une r\u00e9union du board doivent \u00eatre annonc\u00e9s \u00e0 l\u2019avance. Tous les participants doivent conna\u00eetre les sujets qui y seront abord\u00e9s et avoir en t\u00eate les \u00e9l\u00e9ments dont ils auront besoin pour leur intervention.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019ordre du jour doit \u00eatre fix\u00e9 apr\u00e8s une r\u00e9flexion des organisateurs sur leurs objectifs et leurs attentes vis-\u00e0-vis de cette r\u00e9union.<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

Pour Charles-Henri Colonna, directeur associ\u00e9 du cabinet Albus Conseil, 75% des CoDir ne remplissent pas leur r\u00f4le. \u00ab\u00a0Et la plupart du temps, c\u2019est parce que les participants ne respectent pas l\u2019ordre du jour, le sens m\u00eame du comit\u00e9 et discutent d\u2019affaires courantes au lieu de penser \u00e0 la strat\u00e9gie \u00e0 moyen terme\u00a0<\/em>\u00bb, a-t-il expliqu\u00e9 dans un article de l\u2019Express.<\/p>\n\n\n\n

3. R\u00e9unir les documents n\u00e9cessaires aux prises de d\u00e9cision et les mettre \u00e0 disposition de tous les participants<\/strong><\/span><\/h3>\n\n\n\n

Chaque entreprise produit en moyenne 12 358 pages de documents par an dans le cadre des r\u00e9unions de gouvernance<\/a>. <\/p>\n\n\n\n

Et les participants doivent tous b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019un acc\u00e8s \u00e9quitable \u00e0 l\u2019information,<\/strong> quelle que soit leur situation. Il est imp\u00e9ratif que les organisateurs transmettent \u00e0 chacun, facilement et sans d\u00e9lai, des documents souvent trop sensibles pour \u00eatre envoy\u00e9s par email ou par courrier. <\/p>\n\n\n\n

Cette \u00e9quit\u00e9 est-elle toujours garantie dans les entreprises qui ont recours \u00e0 ces moyens d\u2019\u00e9changes traditionnels ?<\/p>\n\n\n\n

Les participants \u00e0 la r\u00e9union du comit\u00e9 de direction doivent b\u00e9n\u00e9ficier d’un acc\u00e8s \u00e9quitable \u00e0 l’information. <\/p>\n\n\n\n

Cette \u00e9quit\u00e9 n’est pas toujours facile \u00e0 garantir lorsque l’on recourt \u00e0 des moyens d’\u00e9changes traditionnels comme l’email ou l’envoi de documents papier. <\/p>\n\n\n\n

A titre d’exemple, un tiers des entreprises s’appuient encore sur des board books papier, une proportion non n\u00e9gligeable. L’email est quant \u00e0 lui utilis\u00e9 dans plus de 40% des cas.<\/p>\n\n\n\n

4. Permettre des \u00e9changes pr\u00e9liminaires avant la r\u00e9union<\/strong><\/span><\/h3>\n\n\n\n

Les instances de gouvernance<\/a> se d\u00e9roulent la plupart du temps \u00e0 intervalle r\u00e9gulier. Selon une \u00e9tude de 2016 de Spencer Stuart, les instances de gouvernance des entreprises du CAC40 se r\u00e9unissent en moyenne 9 fois par an. <\/p>\n\n\n\n

Cette fr\u00e9quence rend la n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019une circulation fluide de l\u2019information encore plus importante<\/strong>. Les comit\u00e9s de gouvernance doivent alors \u00eatre particuli\u00e8rement attentifs \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9 de leurs \u00e9changes. Ils doivent prot\u00e9ger  les donn\u00e9es de toute interception, consultation par des tiers non autoris\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

La s\u00e9curit\u00e9 de l\u2019information \u00ab n\u2019est plus un sujet de param\u00e9trage de firewall, mais de gouvernance et de mani\u00e8re plus g\u00e9n\u00e9rale , une question strat\u00e9gique qui s\u2019impose aux dirigeants \u00bb, a fait remarquer Guillaume Poupard, directeur g\u00e9n\u00e9ral de l\u2019Anssi \u00e0 l\u2019occasion  de la pr\u00e9sentation d\u2019un guide (L\u2019essentiel de la s\u00e9curit\u00e9 num\u00e9rique pour les dirigeants) \u00e9dit\u00e9 par Challenges avec le soutien du Cesin, de l\u2019Anssi, du GITSIS, des Assises, de Devoteam, d\u2019IDECSI, d\u2019Orange Cyberd\u00e9fense, de Sopra Steria, d\u2019Hexatrust, de Secureview et de Wallix.<\/p>\n\n\n\n

Des solutions Cloud pour r\u00e9pondre aux besoins d\u2019organisation et de s\u00e9curit\u00e9<\/strong><\/span><\/p>\n\n\n\n

Pour une pr\u00e9paration en amont efficace, les organisateurs de ces r\u00e9unions doivent faire face aux probl\u00e8mes de planning et de mobilit\u00e9, de s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9s<\/a>. <\/p>\n\n\n\n

Ils doivent \u00eatre attentifs aux dangers li\u00e9s \u00e0 l\u2019utilisation d\u2019outils non adapt\u00e9s pour l\u2019\u00e9change de documents confidentiels<\/strong>\u2026 La board room virtuelle leur permet de faire face \u00e0 ces d\u00e9fis.<\/p>\n\n\n\n

En effet, il existe des solutions cloud con\u00e7ues sp\u00e9cifiquement pour le besoins des instances de gouvernance. <\/p>\n\n\n\n

Elles pemettent de r\u00e9pondre \u00e0 la fois aux challenges organisationnels et aux d\u00e9fis de s\u00e9curit\u00e9 que nous avons soulev\u00e9. <\/p>\n\n\n\n

Ces logiciels sp\u00e9cialis\u00e9s proposent un espace s\u00e9curis\u00e9 qui centralise en un lieu unique les participants, les \u00e9changes et les documents. <\/p>\n\n\n\n

Ils offrent ainsi une board room virtuelle permettant de pr\u00e9parer les d\u00e9bats en toute confidentialit\u00e9 avant la r\u00e9union mais aussi d’en mettre \u00e0 disposition le compte-rendu a posteriori.<\/p>\n\n\n\n

Une solution comme Oodrive Meet<\/a> propose un espace s\u00e9curis\u00e9 qui centralise en un lieu unique les participants, les \u00e9changes et les documents<\/strong> li\u00e9s \u00e0 une r\u00e9union du Top Management. <\/p>\n\n\n\n

Elle offre ainsi un espace permettant de pr\u00e9parer les d\u00e9bats en toute confidentialit\u00e9 avant la r\u00e9union<\/strong> (approbation des comptes annuels, fixation du dividende, renouvellement du mandat d\u2019un membre d\u2019une instance de gouvernance, etc), notamment gr\u00e2ce \u00e0 un outil de vote. <\/p>\n\n\n\n

L\u2019une des fonctionnalit\u00e9s d’Oodrive Meet permet en effet au board de sonder les participants en amont et ainsi d\u2019anticiper sur les sujets qui seront abord\u00e9s le Jour J.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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