{"id":23581,"date":"2020-01-07T10:40:15","date_gmt":"2020-01-07T09:40:15","guid":{"rendered":"https:\/\/www.oodrive.fr\/?p=23581"},"modified":"2023-12-27T14:21:04","modified_gmt":"2023-12-27T14:21:04","slug":"due-diligence-votre-checklist-pour-bien-choisir-votre-data-room","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pp2.oodrive.com\/fr\/blog\/productivite\/due-diligence-votre-checklist-pour-bien-choisir-votre-data-room\/","title":{"rendered":"Due Diligence : votre checklist pour bien choisir votre data room"},"content":{"rendered":"\n<p>Une data room moderne et efficace se doit de r\u00e9pondre \u00e0 des objectifs proches de l&rsquo;injonction paradoxale.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00catre \u00e0 la fois facile \u00e0 utiliser, riche fonctionnelement, et totalement s\u00e9curis\u00e9e; ouverte aupr\u00e8s d&rsquo;un grand nombre de parties prenantes, tout en assurant la confidentialit\u00e9 des informations; \u00e9ph\u00e9m\u00e8re dans son usage (le temps d&rsquo;une n\u00e9gociation et des due diligences associ\u00e9es), mais p\u00e9renne dans son archivage&#8230; <\/p>\n\n\n\n<p>Bref, c&rsquo;est la quadrature du cercle qu&rsquo;il faut r\u00e9soudre. <\/p>\n\n\n\n<p>Alors comment choisir la data room adapt\u00e9e \u00e0 vos projets ? Pas de panique, nous vous proposons de passer en revue les crit\u00e8res les plus importants. <\/p>\n\n\n\n<p>Data room virtuelle et due diligence : voici la checklist indispensable pour faire le bon choix !<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Des services associ\u00e9s de qualit\u00e9<\/h2>\n\n\n\n<p>Comme toute solution logicielle, une <a href=\"https:\/\/pp2.oodrive.com\/fr\/blog\/productivite\/dataroom-virtuelle-confidentialite-donnees-sensibles\/\">data room virtuelle<\/a> n\u00e9cessite parfois un accompagnement des utilisateurs, tant pour des raisons techniques que fonctionnelles. <\/p>\n\n\n\n<p>Mais \u00e0 la diff\u00e9rence de nombreuses applications, les enjeux d&rsquo;une n\u00e9gociation ne permettent pas d&rsquo;attendre : l&rsquo;aide doit \u00eatre non seulement efficace, mais encore imm\u00e9diate !<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Le support technique doit ainsi \u00eatre :<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Ouvert 24h\/24, 7j\/7<\/li>\n\n\n\n<li>G\u00e9r\u00e9 en interne chez le fournisseur de data room (pas de call center d\u00e9port\u00e9)<\/li>\n\n\n\n<li>Disponible pour tous les utilisateurs (buy side comme sell side)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Avant l&rsquo;ouverture de la data room, un accompagnement est souvent utile :<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Assistance projet : structuration des documents, indexation, organisation des workflow&#8230;<\/li>\n\n\n\n<li>Formation des utilisateurs<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<section class=\"product__section\" id=\"work-banner\"><div class=\"product__section-container\"><p class=\"product__section-title\">La collaboration s\u00e9curis\u00e9e<\/p><p class=\"product__section-description\">Partagez, modifiez et annotez vos contenus sensibles dans un environnement s\u00e9curis\u00e9.<\/p><img decoding=\"async\" src=\"..\/..\/..\/..\/wp-content\/plugins\/oodrive-blog-banners\/src\/img\/bg-banner_work.svg\" class=\"product__section-bg\"\/><\/div><div class=\"product__section-link\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/..\/..\/..\/wp-content\/plugins\/oodrive-blog-banners\/src\/img\/logo-work-black-color.svg\" class=\"product__section-logo\" alt=\"oodrive work\"\/><div class=\"cta\"><a href=\"https:\/\/pp2.oodrive.com\/fr\/produits\/oodrive-work\/\">En savoir plus<\/a><\/div><\/div><\/section>\n\n\n\n<p>A noter : certains fournisseurs de data room (comme Oodrive) proposent des services annewes comme la <a href=\"https:\/\/pp2.oodrive.com\/fr\/blog\/productivite\/numerisation-des-notes-de-frais-dites-adieu-au-papier\/\">num\u00e9risation des documents<\/a> \u00e0 importer dans la data room.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Des fonctionnalit\u00e9s pens\u00e9es pour la n\u00e9gociation confidentielle de contrats<\/h2>\n\n\n\n<p>A l&rsquo;\u00e9vidence, une data room au go\u00fbt du jour doit \u00eatre accessible depuis n&rsquo;importe quel type de terminal (ordinateur, tablette, smartphone) et pr\u00e9senter un design ergonomique et intuitif \u00e0 ses utilisateurs. <\/p>\n\n\n\n<p>L&rsquo;acc\u00e8s aux fichiers doit \u00eatre clair, rapide, et pratique (glisser\/d\u00e9poser, visualisation instantan\u00e9e sans t\u00e9l\u00e9chargement, etc).<\/p>\n\n\n\n<p>N\u00e9cessaire mais pas suffisant pour g\u00e9rer efficacement la diffusion de milliers de documents aupr\u00e8s de plusieurs dizaines de personnes, dont les besoins, les objectifs et les droits diff\u00e8rents. <\/p>\n\n\n\n<p>Ainsi l&rsquo;\u00e9m\u00e9tteur des documents doit-il garder le contr\u00f4le sur ses fichiers : qui peut les voir ? Qui les a vus ? Quand ? Des commentaires ont-ils \u00e9t\u00e9 apport\u00e9s et\/ou des questions pos\u00e9es ? Etc.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Quelques fonctionnalit\u00e9s incontournables :<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Le contr\u00f4le d&rsquo;acc\u00e8s : par groupe d&rsquo;utilisateurs et de documents (y compris \u00e0 l&rsquo;\u00e9chelle d&rsquo;un individu et\/ou d&rsquo;un document unique), pour la visualisation, l&rsquo;impression, la copie, la modification, etc.<\/li>\n\n\n\n<li>Les filigranes dynamiques : incluant la date et l&rsquo;heure (\u00e0 la seconde pr\u00e8s), affich\u00e9s \u00e0 l&rsquo;\u00e9cran et sur les documents imprim\u00e9s, pour renforcer la s\u00e9curit\u00e9 en identifiant l&rsquo;usager ayant photographi\u00e9 et\/ou imprim\u00e9 un document.<\/li>\n\n\n\n<li>La recherche intelligente : qui permet de trouver des documents en plusieurs langues (traduction automatique), y compris via synonymie (th\u00e9saurus int\u00e9gr\u00e9).<\/li>\n\n\n\n<li>Les workflows de gestion de questions\/r\u00e9ponses\/commentaires : s&rsquo;il est important de permettre aux lecteurs buy side d&rsquo;ajouter des commentaires aux documents (limit\u00e9s \u00e0 leur seule visualisation), il est encore plus efficace de leur proposer de poser des questions, qui sont ensuite relay\u00e9es c\u00f4t\u00e9 sell side et assorties d&rsquo;un process de relecture\/validation\/publication. Par exemple, la r\u00e9ponse d&rsquo;un responsable op\u00e9rationnel devra \u00eatre valid\u00e9e par le service juridique et\/ou un top manager.<\/li>\n\n\n\n<li>Le pilotage documentaire des due diligences : en g\u00e9n\u00e9ral, l&rsquo;alimentation de la data room prend plusieurs semaines, et des documents peuvent y \u00eatre ajout\u00e9s tout au long de la n\u00e9gociation. de m\u00eame, les acheteurs potentiels acc\u00e8dent usuellement aux documents de mani\u00e8re irr\u00e9guli\u00e8re. Il est donc utile de pouvoir suivre la progression des acc\u00e8s \u00e0 l&rsquo;aide de tableaux de bord, comme les \u00ab\u00a0heatmaps\u00a0\u00bb, des cartographies repr\u00e9sentant les documents les plus consult\u00e9s par groupe et\/ou par p\u00e9riode.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Et aussi : structuration et indexation automatiques, marque-pages, personnalisation de la data room, conversion automatique de documents (PDF), notification des nouveaux documents, masquage de certaines parties de documents en fonction du lecteur, etc.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Une totale s\u00e9curit\u00e9<\/h2>\n\n\n\n<p>Au-del\u00e0 de l&rsquo;importance de la localisation des serveurs pour des questions r\u00e9glementaires, une data room doit r\u00e9pondre \u00e0 l&rsquo;\u00e9tat de l&rsquo;art en mati\u00e8re de cybers\u00e9curit\u00e9. <\/p>\n\n\n\n<p>Par nature \u00e9volutifs, ces crit\u00e8res de choix sont essentiellement techniques :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Chiffrement lors du transfert et de l&rsquo;enregistrement des donn\u00e9es<\/li>\n\n\n\n<li>Serveurs certifi\u00e9s ISO<\/li>\n\n\n\n<li>Eviter les plug-in et\/ou logiciels tiers, qui multiplient les acteurs tiers et les risques de piratage.<\/li>\n\n\n\n<li>Identification renforc\u00e9e possible (One Time Password par SMS par exemple)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Rassurez votre DSI : demandez le(s) certificat(s)<\/h3>\n\n\n\n<p>Votre fournisseur de data room doit \u00eatre en mesure de convaincre votre DSI de sa capacit\u00e9 \u00e0 <a href=\"https:\/\/pp2.oodrive.com\/fr\/blog\/securite\/fusions-acquisitions-cybersecurite-coeur-due-diligence\/\">assurer la cybers\u00e9curit\u00e9 de vos donn\u00e9es<\/a>. <\/p>\n\n\n\n<p>Deux types de documents peuvent y contribuer :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Une liste exhaustive des dispositifs de s\u00e9curit\u00e9 mis en place (cryptage, sauvegarde, protection anti-intrusion, &#8230;)<\/li>\n\n\n\n<li>Des certificats de conformit\u00e9 technique (ISO), r\u00e9glementaire (sp\u00e9cifique au secteur d&rsquo;activit\u00e9), ou contractuelle (par exemple, l&rsquo;engagement qu&rsquo;aucun salari\u00e9 du fournisseur de data room n&rsquo;a acc\u00e8s aux donn\u00e9es, sauf demande expresse du client, etc).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Une facturation adapt\u00e9e<\/h2>\n\n\n\n<p>Au volume de donn\u00e9es (en pages ou en Go) ou selon le nombre d&rsquo;utilisateurs et\/ou de la dur\u00e9e d&rsquo;usage&#8230; il existe de nombreuses mani\u00e8res d&rsquo;indexer la tarification d&rsquo;une data room. <\/p>\n\n\n\n<p>Chacun y trouvera ainsi le mod\u00e8le qui correspond \u00e0 son activit\u00e9. il convient cependant d&rsquo;\u00eatre vigilant sur quelques points :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Exigez une totale transparencetarifaire : limites, seuils, paliers, d\u00e9passements&#8230;<\/li>\n\n\n\n<li>Soyez attentifs \u00e0 ne pas sous-estimer les besoins : on finit souvent (toujours ?) avec plus de documents et d&rsquo;utilisateurs que pr\u00e9vu.<\/li>\n\n\n\n<li>V\u00e9rifiez que vous avez les moyens de contr\u00f4ler vos co\u00fbts : outils de d\u00e9doublonnage, compression des fichiers, suppresion de comptes&#8230;<\/li>\n\n\n\n<li>Il est possible, avant de lancer votre projet, de mettre en place une phase de pr\u00e9paration (avant l&rsquo;ouverture \u00e0 la buy side). Dans ce cas, assurez-vous de la gratuit\u00e9 de la data room lors de cette phase<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Une data room moderne et efficace se doit de r\u00e9pondre \u00e0 des objectifs proches de l&rsquo;injonction paradoxale. \u00catre \u00e0 la fois facile \u00e0 utiliser, riche fonctionnelement, et totalement s\u00e9curis\u00e9e; ouverte aupr\u00e8s d&rsquo;un grand nombre de parties prenantes, tout en assurant la confidentialit\u00e9 des informations; \u00e9ph\u00e9m\u00e8re dans son usage (le temps d&rsquo;une n\u00e9gociation et des due [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":21,"featured_media":23608,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[437],"class_list":["post-23581","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-productivite"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v26.9 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Due Diligence : votre checklist pour bien choisir votre data room<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Alors comment choisir la data room adapt\u00e9e \u00e0 vos projets ? 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