{"id":957859,"date":"2023-01-02T07:00:00","date_gmt":"2023-01-02T07:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/pp2.oodrive.com\/blog\/productividad\/signature-electronique-ressources-humaines\/"},"modified":"2024-03-21T15:14:38","modified_gmt":"2024-03-21T15:14:38","slug":"la-firma-electronica-en-los-recursos-humanos-una-herramienta-imprescindible","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pp2.oodrive.com\/es\/blog\/productividad\/la-firma-electronica-en-los-recursos-humanos-una-herramienta-imprescindible\/","title":{"rendered":"La firma electr\u00f3nica en los recursos humanos: \u00bfuna herramienta imprescindible?"},"content":{"rendered":"\n<p>La crisis sanitaria y sus consecuencias en las empresas \u2014uso masivo del teletrabajo, reuniones a distancia, restricciones en los viajes de negocios\u2013 han impulsado a estos departamentos a <strong>acelerar su digitalizaci\u00f3n <\/strong>y, en particular, a <strong>adoptar la firma electr\u00f3nica<\/strong>. \u00bfPero qu\u00e9 pasa con los recursos humanos?<\/p>\n\n\n\n<p><strong>En 2021, el mercado franc\u00e9s de los SI de RR. HH.\u00a0<\/strong>alcanz\u00f3 los <strong>3400 millones de euros (un crecimiento superior al 8 %)<\/strong>.\u00a0<strong>En 2022<\/strong>, la tendencia sigue potente, con un <strong>8 % de crecimiento todav\u00eda<\/strong>,\u00a0y de aqu\u00ed a <strong>2025<\/strong>, deber\u00eda <strong>alcanzar un volumen total de actividad de 4600 millones<\/strong>. (Fuente <em>Markess<\/em>)<\/p>\n\n\n\n<p>Mientras que la digitalizaci\u00f3n era una de las tres prioridades de los departamentos de RR. HH., la firma digital se impone como <strong>una herramienta esencial para digitalizar todos los procesos de RR. HH.<\/strong> De hecho, la firma electr\u00f3nica es una forma sencilla de hacer m\u00e1s fluidos los intercambios, ahorrar tiempo y proteger los documentos, pero tambi\u00e9n de <strong>devolver a las personas al centro de la funci\u00f3n de RR. HH. <\/strong>y transformar la imagen de la empresa. A continuaci\u00f3n, una visi\u00f3n general de las <strong>ventajas de la firma electr\u00f3nica para los RR. HH<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Acelerar los procesos de RR. HH. con la firma electr\u00f3nica<\/h2>\n\n\n\n<p>No es ninguna sorpresa: la digitalizaci\u00f3n es una palanca para acelerar\u00a0los intercambios, sin\u00f3nimo de ahorro de tiempo. Esta es incluso una de sus caracter\u00edsticas. Pero la firma electr\u00f3nica va m\u00e1s all\u00e1 <strong>al digitalizar procesos estrat\u00e9gicos<\/strong>, como la contractualizaci\u00f3n o la validaci\u00f3n de documentos relacionados con la vida profesional de los empleados. Y es que la firma digital se aplica a todos los documentos gestionados por los recursos humanos:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Contrataci\u00f3n e incorporaci\u00f3n, promesa de empleo, contrato de trabajo o de interinidad, acuerdo de confidencialidad;<\/li>\n\n\n\n<li>Vida profesional: n\u00f3mina, hoja de horas, cuentas de gastos, certificado de entrega de material, entrevista anual, hoja de entrada, modificaci\u00f3n de contrato, paga de finiquito, certificado de trabajo;<\/li>\n\n\n\n<li>Comunicaci\u00f3n interna: pol\u00edtica de empresa, comunicaci\u00f3n a los empleados, convocatoria, actas de reuniones, etc.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>As\u00ed, el <strong>uso de una soluci\u00f3n de firma electr\u00f3nica <\/strong>reduce el tiempo dedicado a la consulta, la firma y el env\u00edo de documentos, incluso cuando estos son confidenciales y\/o estrat\u00e9gicos. Los firmantes \u2014colaboradores o candidatos\u2014 ya no tienen que ir a la oficina ni pasar por el largo y fastidioso proceso de descargar, imprimir y devolver un contrato. Tambi\u00e9n pueden <strong>firmar sobre la marcha<\/strong>, desde un <em>smartphone <\/em>o una tableta. Una forma de que RR. HH. se asegure, por ejemplo, de que un empleado que trabaja desde casa o est\u00e1 de viaje en el extranjero ha recibido y le\u00eddo un documento.<\/p>\n\n\n\n<p>Algunas soluciones (como <strong>Oodrive Sign<\/strong>) van m\u00e1s all\u00e1 al ofrecer la posibilidad de <strong>firmar un documento sin conexi\u00f3n<\/strong>, transmitiendo el documento en cuanto el dispositivo utilizado para realizar la firma electr\u00f3nica se conecta de nuevo a la web. Se trata de la firma electr\u00f3nica offline.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Proteger los documentos firmados electr\u00f3nicamente<\/h2>\n\n\n\n<p>Este ahorro de tiempo va acompa\u00f1ado de una mayor seguridad en los intercambios, un par\u00e1metro esencial para los recursos humanos dada la sensibilidad de ciertos documentos. Dicha seguridad se explica porque la firma electr\u00f3nica no es solo una versi\u00f3n digital de un \u00abaut\u00f3grafo\u00bb, sino que tambi\u00e9n <strong>autentifica al firmante<\/strong> y <strong>garantiza la integridad del documento<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Para entender estos dos puntos, es necesario entrar en los detalles de c\u00f3mo funciona la firma electr\u00f3nica. Este tipo de firma es \u00fanica para un individuo y est\u00e1 protegida por un <strong>certificado digital <\/strong>que sella el documento en el momento de la firma, de modo que una \u00abhuella\u00bb digital indeleble queda incrustada en el documento. No solo se valida la identidad de la persona que firma mediante la existencia del certificado, sino que esta \u00abhuella digital\u00bb permite detectar cualquier cambio posterior en el documento, as\u00ed como cualquier posible alteraci\u00f3n. Por \u00faltimo, <strong>la firma electr\u00f3nica permite una trazabilidad total<\/strong>, lo que significa que es posible saber en cualquier momento qui\u00e9n firm\u00f3 qu\u00e9 y cu\u00e1ndo.<\/p>\n\n\n\n<p>Por lo tanto, aunque la firma electr\u00f3nica tiene el mismo valor <strong>probatorio que la firma manuscrita<\/strong>, tambi\u00e9n resulta ser mucho m\u00e1s segura. Adem\u00e1s, los documentos y los datos relacionados se almacenan en l\u00ednea, en servidores que tambi\u00e9n son seguros. Pero hay que tener cuidado y asegurarse de que el editor de la soluci\u00f3n de firma digital realmente aloja los datos en Francia o en la UE (como es el caso de oodrive_sign).<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Mejorar la productividad (mediante una soluci\u00f3n de firma electr\u00f3nica eficaz)<\/h2>\n\n\n\n<p>Cuando una soluci\u00f3n ahorra tiempo sin comprometer la seguridad, abre la puerta a <strong>una mejora significativa de la productividad<\/strong>. Es el caso de la firma electr\u00f3nica para los recursos humanos. En una funci\u00f3n en la que las tareas administrativas representan una gran parte del trabajo por realizar, <strong>la agilizaci\u00f3n y racionalizaci\u00f3n de los procesos ayudan a reducir el tiempo dedicado a tareas recurrentes y de poco valor a\u00f1adido<\/strong>, como la impresi\u00f3n o el escaneo de documentos.<\/p>\n\n\n\n<p>Esto es a\u00fan m\u00e1s cierto con <strong>la automatizaci\u00f3n respaldada por una <\/strong><a href=\"https:\/\/pp2.oodrive.com\/es\/products\/oodrive-sign\/\">soluci\u00f3n de firma electr\u00f3nica<\/a>. Para los documentos recurrentes, por ejemplo, es posible crear plantillas, automatizar el env\u00edo, el seguimiento y el archivo, e incluso a\u00f1adir campos personalizables Smartfields\u00ae a los contratos para recoger datos en el SIRH (una innovaci\u00f3n que ofrecen las soluciones de Oodrive). El personal de RR. HH. puede utilizar el tiempo ahorrado para tareas de mayor valor a\u00f1adido, como la contrataci\u00f3n o la formaci\u00f3n. Adem\u00e1s, <strong>la automatizaci\u00f3n reduce el riesgo de cometer errores y perder datos<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Optimizar la imagen de la empresa con la firma digital<\/h2>\n\n\n\n<p>Otra ventaja significativa de la firma electr\u00f3nica para los departamentos de RR. HH. es el innegable efecto positivo de la adopci\u00f3n de dicha tecnolog\u00eda en la <strong>imagen de la empresa<\/strong>. En primer lugar, <strong>para los empleados<\/strong>, que ahorran tiempo al firmar los documentos electr\u00f3nicamente y al limitar el uso del papel (por ejemplo, al transmitir los comprobantes de gastos), lo que aumenta su satisfacci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>En segundo lugar, <strong>para los futuros empleados<\/strong>, la firma digital es <strong>un factor de diferenciaci\u00f3n importante para las organizaciones<\/strong>. De hecho, aunque los dispositivos de firma electr\u00f3nica est\u00e1n ganando terreno, esta tecnolog\u00eda a\u00fan no se considera est\u00e1ndar.\u00a0<strong>El uso de esta herramienta da a la empresa una imagen moderna e innovadora<\/strong>, pero tambi\u00e9n la de una entidad que tiene en cuenta las cuestiones medioambientales. Los empleados j\u00f3venes son especialmente sensibles a estas cuestiones. Un tercio de ellos hace de la cultura ecol\u00f3gica de una empresa un criterio primordial a la hora de elegir empleador (fuente cddd).<\/p>\n\n\n\n<p>El papel cada vez m\u00e1s importante que desempe\u00f1a<strong> la firma electr\u00f3nica en el \u00e1mbito de los recursos humanos<\/strong> no debe sorprendernos. Muchos de estos departamentos alaban la \u00abeficacia y rapidez\u00bb que permite la digitalizaci\u00f3n de los procesos de RR. HH., pero tambi\u00e9n la \u00abvalidez\u00bb y \u00aboponibilidad jur\u00eddica\u00bb de la firma electr\u00f3nica Sin embargo, <strong>la firma digital est\u00e1 ganando terreno progresivamente. sobre todo en t\u00e9rminos de seguridad, ahorro de tiempo, productividad e imagen de marca<\/strong>. Y es por estas mismas razones que se trata de una herramienta esencial para los recursos humanos.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La crisis sanitaria y sus consecuencias en las empresas \u2014uso masivo del teletrabajo, reuniones a distancia, restricciones en los viajes de negocios\u2013 han impulsado a estos departamentos a acelerar su digitalizaci\u00f3n y, en particular, a adoptar la firma electr\u00f3nica. \u00bfPero qu\u00e9 pasa con los recursos humanos? 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