Ascencio
Cómo digitalizó Ascencio sus comités de gobierno
Fundada en 2006, Ascencio es una empresa inmobiliaria regulada (SIR público) con sede en Bruselas. Está especializada en la inversión en espacios comerciales, con una cartera híbrida de supermercados y retail parks (parques comerciales en la periferia de las ciudades). Opera principalmente en Bélgica y Francia, y tiene intereses en España. La empresa cuenta con 18 colaboradores, gestiona un centenar de edificios (450 000 m2 de espacio comercial) y genera más de 46 millones de euros en ingresos anuales por alquiler.
Dentro de Ascencio, organizar (y mantener) los comités de gobierno es un reto en sí mismo. Cada año se celebran una treintena de reuniones: consejos de administración, comités de inversión, comités de auditoría y comités de nombramiento y remuneración. Su preparación requiere mucho tiempo debido a los procesos principalmente físicos: codificación manual, impresión de documentos y folletos, y envío a los participantes. Como señala Stéphanie Vanden Broecke, «ya era hora de subirse al carro de la digitalización, y elegimos a Oodrive para que nos apoyara en este proceso».
Una experiencia rica en enseñanzas, al final de la cual Ascencio consiguió ahorrar 15 días de trabajo al año, mejorar sus procesos de organización de los comités de gobierno y reducir drásticamente su dependencia del papel y del correo.
«Oodrive Meet nos ha ayudado a afrontar los retos de la digitalización, optimizando nuestros procesos de convocatoria y organización de reuniones estratégicas»
Stéphanie Vanden Broecke ,
Secretaria General y Consejera General de Ascencio
Digitalizar sus reuniones de estrategia: un gran reto por superar
En Ascencio, el tiempo dedicado a la preparación de los comités de gobierno se cuenta en días enteros. Los organizadores deben introducir manualmente el orden del día en Outlook, redactar las invitaciones en formato Word y PDF, imprimir cada uno de los documentos para los participantes (orden del día, poderes, anexos, etc.) y preparar un cuadernillo para enviarlo a los miembros del comité. Finalmente deben editar el acta de la reunión tras la misma.
Este proceso no solo es tedioso, sino también costoso: en tiempo, dinero y riesgo. Cada comité genera una media de 10 documentos, que se envían por correo o DHL, o incluso por mensajería personal si hay una emergencia. Los engorrosos procedimientos hacen que incluso los cambios más pequeños sean extremadamente complejos y requieran mucho tiempo para los equipos. Los documentos sensibles se comparten con los participantes sin capa suplementaria de seguridad, lo que tiende a aumentar los riesgos latentes en términos de confidencialidad.
De hecho, el cambio a una solución digital para organizar las reuniones de gobierno se está convirtiendo en una necesidad.
- Para los equipos, el objetivo es simplificar la preparación y distribución de los documentos, reducir el tiempo dedicado a la impresión, confección y envío de folletos, y ganar en flexibilidad —para hacer cambios de última hora, por ejemplo.
- Para los participantes, se trata de centralizar los materiales informativos relativos a las reuniones, acceder a ellos en cualquier momento, desde cualquier dispositivo, y poder consultar un historial de los documentos. Por último, para la RSI, los retos son asegurar el intercambio de datos sensibles y cumplir con el RGPD.
Para Stéphanie Vanden Broecke, la implantación de la herramienta Oodrive Meet cumple todos estos requisitos. «La solución nos ofrece la flexibilidad que necesitábamos y responde a la organización del trabajo tal y como se ha impuesto desde el inicio de la pandemia. El acceso continuo a los documentos, desde diversos soportes, facilita enormemente el trabajo de los equipos, al tiempo que garantiza una absoluta confidencialidad, un almacenamiento seguro y una entrega sin riesgos».
Oodrive Meet, la solución de digitalización que responde a las necesidades organizativas de Ascencio
«La colaboración con Oodrive ha tenido lugar en las mejores condiciones», declara Vanden Broecke. A pesar de algunas objeciones preliminares, sobre todo por parte de los miembros del comité que se mostraban reacios a cambiar sus hábitos, la adaptación a la nueva herramienta fue rápida y sin problemas. «En solo medio día, los empleados recibieron formación sobre la solución».
Con Oodrive Meet, toda la fase de preparación de la reunión puede realizarse desde un único lugar, en unos pocos y sencillos pasos. Codificación de la agenda y de las invitaciones, redacción del orden del día y vinculación de los documentos (garantizando que las últimas versiones estén siempre disponibles), envío de las invitaciones y de los folletos digitales, etc. Por su parte, los participantes pueden consultar y anotar los documentos y seguir el historial de los comités a través del orden del día.
Los resultados no se han hecho esperar. Desde que Oodrive Meet entró en producción, la empresa ha ahorrado…
- en días de trabajo (media jornada de preparación por reunión, es decir, 15 días completos al año),
- en el tiempo dedicado a enviar invitaciones y folletos,
- en la impresión en papel (reducida a cero),
- en los envíos (los documentos se comparten en línea a través de la herramienta).
Al final, la organización de un comité de gobierno le cuesta ahora a Ascencio… cero euros. Por no hablar de los beneficios para el planeta: un resultado alineado con el enfoque de RSC de la empresa.
Por último, más allá de estos beneficios concretos (y de un retorno de la inversión positivo), hay otra dimensión por tener en cuenta: la optimización de los procesos y las ganancias en flexibilidad para los equipos. Stéphanie Vanden Broecke lo atestigua: «Oodrive Meet ha transformado nuestra forma de hacer negocios. Es un gran paso adelante en términos de organización, flexibilidad y seguridad. Lo que es seguro es que no podemos volver atrás».
«La solución nos ofrece la flexibilidad que necesitábamos y responde a la organización del trabajo tal y como se ha impuesto desde el inicio de la pandemia.»
Stéphanie Vanden Broecke ,
Secretaria General y Consejera General de Ascencio
Oodrive Meet, la solución de digitalización que responde a las necesidades organizativas de Ascencio
«La colaboración con Oodrive ha tenido lugar en las mejores condiciones», declara Vanden Broecke. A pesar de algunas objeciones preliminares, sobre todo por parte de los miembros del comité que se mostraban reacios a cambiar sus hábitos, la adaptación a la nueva herramienta fue rápida y sin problemas. «En solo medio día, los empleados recibieron formación sobre la solución».
Con Oodrive Meet, toda la fase de preparación de la reunión puede realizarse desde un único lugar, en unos pocos y sencillos pasos. Codificación de la agenda y de las invitaciones, redacción del orden del día y vinculación de los documentos (garantizando que las últimas versiones estén siempre disponibles), envío de las invitaciones y de los folletos digitales, etc. Por su parte, los participantes pueden consultar y anotar los documentos y seguir el historial de los comités a través del orden del día.
Los resultados no se han hecho esperar. Desde que Oodrive Meet entró en producción, la empresa ha ahorrado…
- en días de trabajo (media jornada de preparación por reunión, es decir, 15 días completos al año),
- en el tiempo dedicado a enviar invitaciones y folletos,
- en la impresión en papel (reducida a cero),
- en los envíos (los documentos se comparten en línea a través de la herramienta).
Al final, la organización de un comité de gobierno le cuesta ahora a Ascencio… cero euros. Por no hablar de los beneficios para el planeta: un resultado alineado con el enfoque de RSC de la empresa.
Por último, más allá de estos beneficios concretos (y de un retorno de la inversión positivo), hay otra dimensión por tener en cuenta: la optimización de los procesos y las ganancias en flexibilidad para los equipos. Stéphanie Vanden Broecke lo atestigua: «Oodrive Meet ha transformado nuestra forma de hacer negocios. Es un gran paso adelante en términos de organización, flexibilidad y seguridad. Lo que es seguro es que no podemos volver atrás».
Las ventajas de Oodrive Meet
Facilidad de uso
Solución de fácil acceso e intuitiva: todo se hace en un solo lugar. Su uso limita el manejo de datos sensibles y, por tanto, reduce el riesgo de fuga de información.
Optimización de procesos
Simplificación de la preparación y celebración de las reuniones de estrategia. Organización más fluida para todas las partes interesadas (asistentes, participantes y RSI).
Ganancia en eficiencia
Mayor eficiencia y productividad: menos tiempo dedicado a codificar, imprimir y enviar documentos. Mayor flexibilidad para una colaboración óptima.
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