La firma electrónica es un proceso digital que permite firmar en línea todo tipo de documentos, dándoles un valor probatorio y ofreciendo un archivo protegido. Con la condición, por supuesto, de recurrir a una solución soberana y protegida. El principal objetivo de una solución de firma electrónica, más allá de la protección de los documentos que la utilicen, es la optimización de la productividad de los empleados y, en consecuencia, de su empresa. Esto se aplica tanto a las grandes cuentas como a las pymes y autónomos.
Las ventajas de la firma digital al servicio de la productividad
Al elegir un proceso desmaterializado de creación de la firma electrónica en línea, las etapas de la firma se simplifican, se reducen y protegen mejor el consentimiento. De este modo, su empresa disfruta de las múltiples ventajas de la firma electrónica y ahorra tiempo en la gestión administrativa, además de ahorrar en consumibles y desplazamientos:
- Ya no se imprimen los contratos para firmarlos. Además del ahorro de papel, pasa a una forma de trabajar ecorresponsable.
- No es necesario que se desplace físicamente para que se firmen los documentos, ni que los envíe por correo. Piense en el ahorro de tiempo de todo el proceso de firma, por no hablar del ahorro económico.
- A partir de este momento, ya no tiene que confirmar que las firmas son conformes, ni debe añadir su propia firma. Haga que sus procesos sean más fluidos, con total confianza y seguridad.
La protección de las firmas
Una firma electrónica tiene el mismo valor jurídico que una firma manuscrita, e incluso más, siempre que la identidad esté verificada. Esto es así desde el artículo 1367 del Código Civil de 2016.
La firma electrónica es más segura que una firma manuscrita, porque garantiza la integridad del documento firmado. Oodrive Sign ofrece una solución completa y segura de firma electrónica, de conformidad con las recomendaciones de la ANSSI, legalmente válida, que incluye la digitalización de los contratos, su conformidad, la recogida de datos, así como la posibilidad de firmar los documentos a distancia, presencialmente o en línea.
4 etapas de firma para su productividad
La firma electrónica oodrive_sign se divide en 4 etapas, para proteger su comunicación y los consentimientos, pero también para optimizar la productividad, al permitirle ganar un tiempo precioso y, en consecuencia, al permitirle conseguir un ahorro nada despreciable.
- Elija el documento y súbalo a oodrive_sign
- Añada el/los firmante/s y luego elija un método de firma: presencial, a distancia, o ambos si tiene varios firmantes con diferentes necesidades/exigencias.
- Oodrive_sign genera el PDF (o documento Word o en cualquier otro formato) finalizado tal y como debe ser presentado, leído y aceptado por el/los firmante/s. Oodrive_sign recoge entonces las firmas electrónicas de cada uno de los firmantes
- Nuestro colaborador de confianza certifica y estampa el documento con la fecha y hora, así como los posibles anexos y la identidad de cada firmante. A continuación, el documento se sella y se archiva junto con los anexos y el expediente de pruebas previsto en su back office.
Empresas implicadas
La firma de documentos afecta a todas las empresas. Desde las grandes cuentas hasta los autónomos, pasando por las pymes. Del mismo modo, la firma electrónica permite optimizar la productividad de las empresas de todos los sectores. Estos son algunos ejemplos de la opinión de nuestros clientes:
- Sector inmobiliario: contratos de alquiler, fianzas solidarias, estado de cosas, compromisos, etc.
- Aseguradoras y corredurías: recorrido interactivo para la recogida de información de los clientes hasta la firma de los contratos de seguros.
- Renovación energética y térmica: gestión de certificados de economía de energía (CEE) con presupuestos, facturas y albaranes.
- La distribución: firma de acuerdos con los distribuidores, centralización de toda la actividad contractual.
- Artesanos: gestión de contratos de trabajo, prestaciones, abonos, notas de pedidos, etc., con recogida de justificantes.
Si el uso de soluciones de firma electrónica no deja de aumentar, es porque, cuando son seguras y cumplen las diferentes cualificaciones en vigor, permiten realmente optimizar la productividad de las empresas.
